26.04.2021

ERP Einführung – Warum die User Experience entscheidend ist

Evaluation ERP

Bei der Suche nach der richtigen Enterprise Resource Planning (ERP) Lösung liegt der Fokus in der Regel zunächst auf dem Funktionsumfang. Viele Softwareanbieter und ERP-Hersteller versuchen regelrecht, sich mit allen möglichen und unmöglichen Funktionen zu überbieten, um Unternehmen von ihrer Lösung zu überzeugen. Selbstverständlich muss gewährleistet sein, dass die künftig zum Einsatz kommende Software alle Bereiche des Unternehmens abdeckt. Doch der Erfolg einer ERP Einführung hängt massgeblich davon ab, wie anwenderfreundlich das System ist. Denn die Implementierung einer neuen Business-Software bedeutet enorme Veränderung, die nicht bei jedem Mitarbeiter auf Wohlwollen stösst. Je benutzerfreundlicher eine Anwendung ist und je mehr sie durch ihren Nutzen begeistern kann, desto mehr Akzeptanz ist zu erwarten. Daher empfiehlt es sich, während der Evaluierung grosse Aufmerksamkeit der User Experience sowie der Usability zu schenken.

Die Einarbeitung in eine neue ERP Software stellt für alle Beteiligten eine immense Herausforderung dar. Insbesondere in kleineren Betrieben halten Mitarbeiter den Wechsel zu einer Business-Software oftmals für unnötig. Bisher kam man mit Insellösungen oder den altbewährten Excel-Tabellen doch gut zurecht. Doch Digitalisierung, Globalisierung, neue Kundenanforderungen oder wechselnde Geschäftsmodelle fordern ganzheitliche Lösungen, die eine umfassende 360-Grad-Sicht auf das Unternehmen und Projekte liefern und zudem Prozesse verschlanken, optimieren sowie automatisieren. Nur so bleibt die Wettbewerbsfähigkeit gewährleistet. Damit die Mitarbeiter die neue Software effektiv nutzen, ist es ganz entscheidend, dass sie sich wohlfühlen, gut zurechtfinden und ein positives Erlebnis (durch den einzigartigen Nutzen) mit der Anwendung verbinden. 

User Experience als Erfolgsfaktor für die ERP Einführung
User Experience beschreibt das Erlebnis, das eine Software bei der Nutzung bietet. Nur wenn die Anwendung eines ERP Systems so angenehm wie möglich ist und einen echten Mehrwert bietet, werden die Mitarbeiter gerne damit arbeiten. Gefällt das Design, sind hilfreiche Funktionen integriert, schafft es die Software, zu begeistern? Durch ein positives Nutzungserlebnis kann eine emotionale Bindung zum ERP System erreicht werden. Und dieses Erlebnis entscheidet darüber, ob sich Ihre Mitarbeiter für die ERP Einführung begeistern können oder nicht. Ein wesentlicher Faktor für ein positives Erlebnis ist die Usability, die Benutzerfreundlichkeit. Die zentrale Frage zur Beurteilung lautet: Wie schnell erreicht der Anwender sein Ziel? Es versteht sich per se, dass ERP Lösungen aufgrund der vielfältigen Funktionen und Prozesse, die sie abbilden müssen, sehr komplex sind. Um eine effiziente Nutzung zu gewährleisten, ist eine möglichst einfache Handhabung Voraussetzung. Was ein benutzerfreundliches ERP System ausmacht, beleuchten wir im Folgenden:

Intuitive Bedienung
Der Nutzer sollte möglichst intuitiv mit der Software interagieren können. Das gelingt mit einer übersichtlichen, selbsterklärenden und nicht überfrachteten Oberfläche. Ausserdem profitieren Anwender vom Wiedererkennungseffekt, wenn Module, Eingabemasken und Fenster im ERP einheitlich konzipiert sind und sich zudem an bekannten, weitverbreiteten Software-Anwendungen orientieren. Auch die europäische Leserichtung – von links nach rechts – sollte Beachtung finden, indem beispielsweise Workflows links oben starten und rechts unten enden. In komplexeren Eingabemasken vereinfachen etwa Mouse-Over-Feldbeschreibungen die Datenerfassung – und reduzieren zugleich Fehler. Im besten Fall kann der Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllen, ohne langwierig in Handbüchern oder Online-Hilfen nach den jeweiligen Funktionen suchen zu müssen. 

Anpassungsfähiger Funktionsumfang
Der Umfang des ERP Systems sollte flexibel an die Unternehmensanforderungen anpassbar sein. Ausser zusätzlicher Komplexität bringt es nichts, wenn beispielsweise ein Produktionssteuerungsmodul integriert ist, das KMU aber im Handelssegment tätig ist und nicht in der Fertigung. Die Nutzung einer Anwendung ist wesentlich einfacher und benutzerfreundlich, wenn sie nur die Funktionen zur Verfügung stellt, die auch wirklich benötigt werden. Und falls sich im Laufe der Unternehmensgeschichte die Anforderungen ändern, sollten sich Module oder Anwendungen flexibel integrieren oder entfernen lassen.
 
Individuelle Anpassungen
Verschiedene Nutzer sowie Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen, Wünsche und Bedürfnisse. Um diese zu erfüllen, ist es optimal, wenn die Software in gewissem Masse individualisierbar ist und Mitarbeiter beispielsweise Fenster oder Masken ihren jeweiligen Aufgaben entsprechend anpassen können. Mehr Flexibilität führt immer dazu, dass sich Anwender schneller auf wechselnde Anforderungen einstellen. Eine weitere Möglichkeit, den Funktionsumfang individuell zu steuern, bieten spezifische Benutzerrechte. Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen braucht Zugriff auf alle Bereiche der Software. Die Ausblendung oder Deaktivierung von Funktionen trägt zur besseren Übersichtlichkeit bei und vereinfacht damit die Bedienung.

Integrierte Hilfe
Auch eine noch so benutzerfreundliche Software wirft irgendwann einmal Fragen oder Probleme auf. Dann ist schnelle Hilfe und guter Support gefragt. Moderne Lösungen unterstützen in der Regel mehrere Kanäle: Online-Hilfen, FAQs, kontextsensitive Hilfen, Video-Anleitungen etc. Zudem ist es von Vorteil, wenn der Provider des ERP Systems erreichbar und bei der individuellen Problemlösung behilflich ist.

Individuelle Einführung
Die Einführung einer ERP Lösung sollte immer auch durch individuelle Schulungen begleitet werden, die Mitarbeitern Aufbau und Benutzung näher bringen. Stehen zusätzlich Webinare oder Videos zur Verfügung, finden Anwender bei Bedarf darüber hinaus weitere Unterstützung bei der Einarbeitung. Um das Potenzial der Software dauerhaft ausschöpfen zu können, sollte der Anbieter auch nach der Veröffentlichung grösserer Releases neue Funktionen im Unternehmen vorstellen.