23.03.2021

ERP System – Die Schaltzentrale für effiziente Unternehmensprozesse

Evaluation ERP
ERP Funktionen im Standard

Eine der grössten Herausforderungen für KMU besteht darin, Ressourcen wie Material, Kapital, Personal, Produkte und Daten effizient zu steuern. Nur durch erfolgreiche Effizienzsteigerungen auf allen Ebenen lassen sich Betriebskosten senken, Rentabilität und Effektivität der Geschäftstätigkeit verbessern und entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Während bislang häufig isolierte Anwendungen und manuelle Unternehmensprozesse zum Einsatz kamen, vertrauen inzwischen immer mehr Schweizer KMU einer flexiblen, ganzheitlichen Enterprise Resource Planning (ERP) Lösung. Und das zu Recht!

ERP Systeme bilden sämtliche Geschäftsprozesse digital ab und verbinden alle Unternehmensbereiche wie Material- und Warenwirtschaft, Beschaffung, Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Rechnungswesen und Controlling miteinander. Sie tragen dazu bei, wichtige Prozesse zu automatisieren, woraus konsistentere, optimierte Abläufe resultieren. 

Repetitive Routineaufgaben lähmen Mitarbeiter
Eine weltweit durchgeführte Studie von Automation Anywhere deckte 2020 auf, dass Büroangestellte durchschnittlich mehr als drei Stunden täglich für manuelle, repetitive Aufgaben aufwenden, die nicht Teil ihrer eigentlichen Tätigkeitsbeschreibung und zudem sehr fehleranfällig sind. Mehr als die Hälfte der 10.000 Befragten beklagte, dass administrative Aufgaben sie von ihrer eigentlichen Arbeit ablenken. Zu den Top 5 der ungeliebten, zeitintensiven Tätigkeiten zählen 
1.    manuelle Dateneingaben, 
2.    Verwaltung von E-Mails, 
3.    Ablage von Dokumenten in Ordnern, 
4.    das Erstellen von Berichten sowie
5.    das gesamte Rechnungswesen.

Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse
Indem ERP Systeme repetitive Standardaufgaben automatisieren,  verkürzen sich Durchlaufzeiten  und Mitarbeiter gewinnen mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Je grösser die Integrationstiefe, desto effektiver der Nutzen der ERP Lösung. Daten fliessen auf vielfältige Weise ins System ein: durch manuelle sowie digitale und mobile Erfassung. Einmal gespeichert, stehen sie unternehmensweit über Abteilungen, Standorte und Ländergrenzen hinweg zur Verfügung, was Redundanzen vermeidet und Fehlerquoten massiv senkt. E-Mails, Dokumente und Dateien lassen sich durch ausgeklügelte Algorithmen automatisch Kunden oder Projekten zuordnen und entsprechend speichern. Differenzierte Zugriffsrechte, die Möglichkeit zu Volltextsuchen und die Archivierung über den gesamten Lebenszyklus sind dabei wichtige Kriterien. Der Informationsfluss ist jederzeit sichergestellt und wird nicht dem Zufall überlassen. Das zahlt sich beispielsweise bei Krankheitsfällen, Mitarbeiterwechseln oder Vertretungen aus, da der Bearbeitungsstand von Vorgängen jederzeit ersichtlich ist. So geraten Vorgänge auch bei längeren Ausfallszeiten von Mitarbeitern nie ins Stocken.

Automatisiertes Rechnungswesen erhöht Liquidität
Das ERP System bietet vielfältigste Möglichkeiten für die Automatisierung von Prozessen, die sich je nach Unternehmensausrichtung unterscheiden. Da in nahezu jedem KMU Rechnungen anfallen, betrachten wir diesen Bereich einmal näher. Das Beispiel verdeutlicht gut, wie die einzelnen Module im ERP wie die Zähnchen in einem gut geschmierten Zahnrad ineinandergreifen.

Durch die lückenlose Vernetzung von Warenwirtschaft, Kundendaten und Finanzbuchhaltung ist eine nahezu vollständige Automatisierung des Rechnungswesens realisierbar.

Aus einem zuvor erstellten Kundenangebot kann das ERP per Knopfdruck die entsprechende Rechnung mit allen relevanten Informationen generieren. Indem Rechnungen direkt der Warenlieferung beigelegt oder automatisch nach Warenversand per E-Mail an den Kunden verschickt werden, entfallen zum einen die Portokosten, zum anderen wird ein schnellerer Zahlungseingang erreicht. Die Prüfung fristgerechter Zahlungen erfolgt ebenfalls automatisiert durch das ERP– inklusive Mahnungsversand. Auch der regelmässige Versand wiederkehrender Rechnungen lässt sich vollständig automatisieren.

Bei Service- oder Dienstleistungen bilden in der Regel geleistete Arbeitsstunden die Basis für die Rechnungsstellung. Mit Hilfe von Smartphone-Apps können Mitarbeiter ihre Leistungen, Arbeits- oder Präsenzzeiten sowie Spesen oder Reisekosten mobil erfassen – ganz ohne Zettelwirtschaft, die im Nachgang manuell bearbeitet werden müsste. Da nicht immer für jeden Mitarbeiter der gleiche Stundensatz gilt, kann das ERP auf die Daten der Personalakte zugreifen und so die korrekten Kosten berechnen. Dieser Prozess vereinfacht nicht nur das Rechnungswesen, sondern auch die Lohnabwicklung, etwa beim Einsatz freier Mitarbeiter oder externer Dienstleister. Zudem gewährleistet der vollautomatisierte Workflow eine automatische, revisionssichere Archivierung sämtlicher Rechnungen und Dokumente, was wiederum effizientere Abläufe in der Buchhaltung verspricht.

Übrigens: Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen – sowohl eingangs- als auch ausgangsseitig – sind auch die Finanzen stets auf aktuellem Stand. Und diese Aktualität ermöglicht der Geschäftsleitung per Klick tagesaktuelle Auswertungen mit Echtzeitblick – die Basis für fundierte Entscheidungen. 

Auch in Zukunft dynamisch, flexibel, effizient bleiben
Kundenanforderungen, Märkte, Geschäftsmodelle ändern sich heutzutage rasch. Das verlangt KMU eine enorme Flexibilität ab. Wer nicht in der Lage ist, entsprechend schnell zu reagieren, wird sich am Markt nicht lange behaupten können. Und so wie sich Unternehmen dynamisch entwickeln müssen, muss sich auch die ERP Lösung kontinuierlich weiterentwickeln, um mit den Unternehmensanforderungen mithalten und neue Prozesse integrieren zu können. Die Entwickler moderner ERP Anwendungen beobachten fortlaufend neue Trends, integrieren zusätzliche Prozesse und vereinfachen bestehende. Kurz: Sie arbeiten kontinuierlich an Weiterentwicklungen. Doch während bei On-Premise-Lösungen Aktualisierungen immer mit zusätzlichen Kosten, hohem personellem Aufwand und womöglich auch mit einer Produktivitätszwangspause einhergehen, sieht das bei ERP Lösungen aus der Cloud vollkommen anders aus: Ein entscheidender Vorteil von Software-as-a-Service (SaaS) ist, dass Aktualisierungen jederzeit übers Internet bereit gestellt werden können – ohne dass es im Unternehmen zu Einschränkungen kommt. Ganz im Gegenteil, die Bereitstellung als Service übers Internet garantiert eine Hochverfügbarkeit, wodurch der effiziente Einsatz des ERP Systems dauerhaft gewährleistet ist.  

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