Ein Dilemma bei der Umsetzung – Anpassungen als Schmiermittel
Ein erheblicher Teil aller Anpassungen von ERP-Systemen wird kurz nach der Umsetzung des Systems nicht mehr genutzt. Anpassungen werden nicht für unverzichtbare Funktionen, die bisher fehlen, entwickelt, sondern allzu oft als eine Art Schmiermittel eingesetzt, das den Übergang von der alten zur neuen Situation erleichtern soll. Dieses Phänomen ist für Ihr Unternehmen sehr kostspielig und beeinträchtigt die Rendite Ihres Projekts von Anfang an. Ist es möglicherweise an der Zeit, diese Methode zu überdenken?
Der Mensch ist von Natur aus kein Freund von Veränderungen. Dies erklärt teilweise den Aufwand, der mit Fusionen und Umstrukturierungen verbunden ist. Auch ein neues Softwaresystem stösst auf Widerstand. Sie kennen solche Aussagen wie: „Ja, aber in unserem derzeitigen System…“, „Wir sind im Moment an … gewöhnt“ und natürlich „Das haben wir immer schon so gemacht.“
Manchmal zeigen es die Endnutzer direkt: Sie wollen das neue System nicht akzeptieren. Meistens manifestiert sich der Widerstand jedoch subtiler, aber mit kostspieligen und dauerhaften Folgen. Dann ist es die Aufgabe der Unternehmensleitung, aktiv zu werden – allerdings geschieht das nicht immer so, wie es sollte. Letztendlich werden Anpassungen oft (unsachgemäss) eingesetzt, um den Nutzern ein Entgegenkommen zu signalisieren. Und zwar, indem man das neue System so weit wie möglich wie das alte aussehen lässt. Als ob sich die Benutzer damals nicht an dieses System gewöhnen mussten! Zum Vergleich: Sie kaufen ein teures neues Auto, allerdings wird darin der Motor des alten Fahrzeugs eingebaut. Damit kann der Neukauf immer noch nicht schneller als 70 km/h fahren.
Wenn sich die Endnutzer an die Bedienung des neuen Systems gewöhnt haben, werden die Anpassungen bald überflüssig. Oft wird jedoch noch lange Zeit danach brav dafür bezahlt. Und bei der Migration auf eine neue Version erweisen sich diese Anpassungen dann häufig als Ursache für viele Probleme. Nicht sehr praktisch! Und eine direkte Hürde für den Erfolg des Projekts.
Die Herausforderung besteht darin, Ihr gesamtes Team frühzeitig einzubeziehen und es über das „Warum“ dieser neuen Lösung zu informieren. Und alle Mitarbeiter zu motivieren, offen für Veränderungen zu sein. Und sie davon überzeugen, sich selbst Gedanken über die Modernisierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen zu machen.
Fazit: die Anpassungen von ERP-Systemen lassen sich in zwei Gruppen unterteilen. Funktionen, die bisher fehlten, für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind und bei denen sich die Investition daher lohnt. Und Funktionen, die nur dazu dienen, den Übergang zu erleichtern. Wenn Sie die letztgenannte Kategorie genau im Auge behalten, wird dies der erste Sieg Ihres neuen Systems sein!
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