Ihre nächste Software-Implementierung: Schaffen Sie rechtzeitig Klarheit darüber, wer was macht
Die Einführung einer neuen Softwarelösung in Ihrem Unternehmen ist eine gewaltige Aufgabe. Das ist nicht neu. Damit sie erfolgreich ist, müssen viele Voraussetzungen erfüllt sein. Und jede davon kann das Projekt leicht zu einem Misserfolg werden lassen. Allerdings lassen sich viele Missverständnisse und Konflikte bei der Einführung von ERP-Systemen auf Unklarheiten bei der Aufgabenteilung zurückführen. Auf die einfache Frage „Wer macht was“ haben Käufer und Verkäufer häufig nicht rechtzeitig klare Antworten. Die Folgen bleiben nicht aus.
Ein Implementierungsprojekt betrifft mehrere Kostenkategorien wie Lizenzen, Wartung, Hardware und verschiedene Dienstleistungen. Mit der Einführung des Cloud-Modells ist es einfacher geworden, die Kosten für Lizenzen und Wartung zu ermitteln. Das gilt auch für die Infrastruktur und die Hardware, wo bereits ein hohes Mass an Standardisierung stattgefunden hat.
Bleiben also nur noch die Dienstleistungen. Ein entscheidender Punkt dabei ist, dass sich jeder Beteiligte über seine eigenen Erwartungen in Bezug auf diesen Aspekt im Klaren ist. Als Kunde vergleicht man die Angebote oft mit denen, die man von seinen bisherigen Anbietern kennt. Und Ihr Verkäufer verwendet seine eigene gewohnte Herangehensweise als Bezugsrahmen. Und von diesem Bezugsrahmen aus gibt er sein Angebot ab. Auf diese Weise gehen sie systematisch aneinander vorbei!
Bei jeder Umsetzung einer neuen Lösung gibt es Aktivitäten, die entweder an den Anbieter oder an Sie als Kunden delegiert werden müssen. Dazu gehört zum Beispiel die Erstellung von Arbeitsanweisungen und die Schulung der Endanwender. Natürlich kann Ihr Anbieter das für Sie erledigen. Aber auch Ihre gut ausgebildeten Key-User können diese Aufgabe hervorragend übernehmen! In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie frühzeitig wissen, was Sie wollen. Haben Sie die Zeit und die Kapazitäten, diese Aufgaben selbst zu erledigen? Sind Ihre Mitarbeiter für diese Aufgaben ausgebildet und bereit? Oder ziehen Sie es vor, sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren und diese Aktivitäten auszulagern?
Viele Anbieter beschreiben die Verteilung der Aufgaben in ihrem Projektplan. Aber viel zu oft wird dieser erst erstellt, wenn der Vertrag bereits unterschrieben ist und die Budgets feststehen. Die Herausforderung sowohl für den Anbieter als auch für Sie als Kunden besteht darin, sich mit der Aufgabenteilung zu beschäftigen, bevor die Budgets feststehen und bevor bestimmte Erwartungen Gestalt annehmen. Und das ist nicht nur im Interesse des Verkäufers!
Wir raten Ihnen daher, bestimmte Strukturen bereits im Vorfeld zu klären. Und keine Angebote mehr zu akzeptieren, in denen das Kapitel „Verteilung der Aufgaben“ fehlt. So legen Sie bei der nächsten Einführung einer ERP-Lösung den Grundstein für einen reibungslosen Ablauf.
Lassen Sie uns gemeinsam an Ihrem Projekt arbeiten.
Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. Melden Sie sich für ein unverbindliches Erstgespräch.
