Warum eine professionelle Auftaktveranstaltung für den Projekterfolg entscheidend ist

Der richtige Start von Projekten zur Umsetzung von ERP-Software oder für Initiativen zur digitalen Transformation ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Schliesslich sind die Auswirkungen einer neuen Softwarelösung und angepasster Geschäftsprozesse auf Ihre Mitarbeiter, ihre Denkweise und ihr Verhalten enorm. Warum also sollten Sie Ihre Auftaktveranstaltung für das Projekt auf die IT-Abteilung und einige wenige wichtige Anwender beschränken? Und warum sollte man bei diesem Anlass nur über Funktionalität und Planung sprechen? Ebenfalls wichtig: Welche einflussreiche Person aus Ihrem Management moderiert diese Auftaktveranstaltung in der Rolle des Projektsponsors? Eine gute Auftaktveranstaltung kostet Zeit und Geld. Aber bedenken Sie, dass die Kosten für einen schlechten Start ganz erheblich sein können.

Das passiert oft. Es beginnt häufig mit Gerüchten in der Kaffeeküche über ein geheimes Projekt, das bevorsteht. Unbekannte Anzugträger gehen in dem Gebäude ein und aus. Einige der kompetentesten Kollegen werden von ihrem Arbeitsplatz abgezogen, um an diesem „Projekt X“ mitzuarbeiten. Und alle anderen müssen dadurch plötzlich viel härter arbeiten. Was ist hier los?

Wenn Ihre Teams nicht verstehen, wie auch sie von einer neuen Technologielösung profitieren, werden sich all die Zeit, die Energie und das Geld, die Sie in die Einführung investieren, nicht lohnen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich für das Änderungsmanagement (Change-Management) genauso viel Zeit nehmen wie für die technischen Aspekte Ihrer neuen Lösung oder Upgrade. Wenn Sie das versäumen, werden Sie schnell mit einer geringen Akzeptanz, nicht umgesetzten Vorteilen und einer insgesamt schlechten Mitarbeiterbindung und Arbeitsmoral konfrontiert sein.

Der wichtigste Aspekt ist, wie die Technologie den Alltag der Menschen beeinflusst. Wenn es Ihnen gelingt, die Ängste Ihrer Mitarbeiter zu zerstreuen, können Sie sie schneller für sich gewinnen. Ein Teammitglied hat vielleicht schon einmal schlechte Erfahrungen mit einer Implementierung gemacht. Es kann auch sein, dass es Missverständnisse darüber gibt, was auf Ihre Mitarbeiter zukommt. Wenn man Menschen die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen, kann das Spannungen abbauen und Akzeptanz oder sogar Begeisterung erzeugen.

Erfolgreiche Projekte werden immer von einem starken Projektsponsor eingeführt. Diese Person muss die Auftaktbesprechung einleiten, die strategische Bedeutung des Projekts erklären und Klarheit über das angestrebte künftige Verhalten und Denken schaffen. Die Anwesenheit des Sponsors ist unverzichtbar. Denn was ist die unterschwellige Botschaft, wenn er oder sie „wegen wichtigerer Angelegenheiten“ nicht dabei ist?

Transparenz schafft Vertrauen. Und Vertrauen ist ein entscheidender Teil eines erfolgreichen Veränderungsmanagements. Wenn Sie also Ihre nächste Neuerung oder ein größeres Software-Upgrade mit einem professionell gestalteten Auftakt beginnen, gewinnen Sie die Unterstützung Ihrer Teams und verbessern damit die Chancen für den Erfolg Ihres Projekts.

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