Effektiveres Arbeiten dank Upgrade auf Dynamics 365 Business Central

Unser Auftrag

Eine fortschrittliche IT-Landschaft ist für das erfolgreiche Geschäft von Anandic unerlässlich, auch weil das Unternehmen als ISO-zertifizierte Organisation viel Wert legt auf Qualitätsmanagement. Deshalb sollte die bereits seit einigen Jahren laufende ERP-Lösung NAV2016 durch Dynamics 365 Business Central abgelöst werden. Durch den Wechsel auf eine Cloud-Lösung möchte das Unternehmen in Zukunft stets auf dem aktuellen Stand sein, auch soll der Aufwand für den Systemunterhalt reduziert werden. Ziel ist die Einführung eines modernen ERP-System für die Digitalisierung des Unternehmens.

Durch die langjährige Partnerschaft zwischen Anandic und redPoint waren die Anforderungen von Grund auf bekannt. Die erfolgreiche Zusammenarbeit hat das Vertrauen gestärkt und so entschied sich Anandic ganz bewusst wieder für redPoint als ERP-Partner für dieses Digitalisierungsprojekt.

Die Vorgehensweise

Es war von Anfang an klar, dass dieses Projekt alle Beteiligten fordern wird. Deshalb war die richtige Strategie ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg. Im Mai 2022 nahm das Projekt mit der Phase des Analyse- und Detailkonzepts seinen Anfang. Bereits im November desselben Jahres konnte mit dem Systembau angefangen werden. Im Zuge dessen erfolgten nicht nur die Grundeinrichtung, sondern auch die Programmierung individueller Softwaremodifikationen sowie eine Testmigration der Datenbank. Auf dieser Datenbankbasis wurden anschliessend die wichtigen Funktionstests durchgeführt.

Die produktive Datenmigration startete im August 2023 und die Auslieferung der fertig migrierten Datenbank erfolgte bereits ein paar Tage später. Nach einer intensiven Phase mit erfolgreichen Tests und der anschliessenden Systemfreigabe erfolgte der Produktivstart planmässig am 21. August 2023.

Ein entscheidender Aspekt in einem solchen Digitalisierungsprojekt ist der Faktor Mensch, d.h. die Befähigung der Mitarbeitenden. Man hat sich gemeinsam für das Schulungskonzept «Train the Trainer» entschieden. Die Key-User wurden von redPoint in den einzelnen Modulen geschult. Die Key-User konnten danach ihr Know-how an die Endanwender weitergeben. Durch diese praxisnahe Vorgehensweise konnte bereits früh viel Wissen im Unternehmen aufgebaut werden.

Projekterfolg

Durch das Microsoft-Ökosystem profitiert Anandic durch zusätzliche Lösungen wie SwissSalary, Document Capture und Power BI von einer optimale ERP-Systemlandschaft. Dank des umfangreichen Fachwissens von redPoint über die Organisation und Abläufe bei Anandic sowie einer ausgeprägten Lösungsorientierung war es möglich, zahlreiche Standardprozesse neu zu implementieren.

Mit umfangreichen Weiterentwicklungen insbesondere im Service- und Servicevertragsbereich konnte eine massgeschneiderte Service-Lösung für Anandic umgesetzt werden. Das agile Projektmanagement von redPoint erlaubte es, zusätzlich zu den initial definierten Leistungen, auch weitere verschiedene Anpassungen während des Projekts zu genehmigen und effektiv umzusetzen, wobei alles sorgfältig dokumentiert wurde. Auch wurden alle definierten Projektziele sowie das Budget und die Zeitvorgaben eingehalten.

Ergebnis

Gewählte Lösungen, Apps und Add-ons

Nach diesem Upgrade verwendet Anandic die moderne ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central als Kernsystem, direkt aus der Azure-Cloud, um die Vorteile des umfassenden Microsoft-Ökosystems zu nutzen. Um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu verbessern, nutzt Anandic verschiedene redPoint-Apps, die zahlreiche Features zur einfacheren Nutzung und Erweiterung der Funktionalitäten von Business Central bereitstellen.

Prozessbereiche von Microsoft Dynamics 365 Business Central

• Verkauf & Marketing
• Einkauf & Lager
• Service & Wartung
• Finanzbuchhaltung
• Reporting / MIS

Eingesetzte redPoint-Apps

• «Add-in Felder» für eine bessere Übersicht dank Datenverknüpfungen
• «Marketing» für erweiterte Funktionen im CRM-Bereich
• «Zusatzfelder» für die einfache Einrichtung und Verwendung von zusätzlichen Feldern
• «Erweiterte Belege» für die einfache Verwaltung von Belegen nach CI/CD Vorgaben
• «Datensatzhistorie» für eine ganzheitliche Übersicht zu einem Datensatz
• «Dokumentenmanagement» für das Erstellen und Ablegen von Dokumenten zu Stammdaten
• «Schnittstellen Basis» für die effiziente Realisierung von einer Schnittstelle zu Drittsystemen
• «Mail Vorlagen» für die einfache Definition & Nutzung von Mail-Vorlagen direkt aus dem ERP
• «Excel Reports» für die Erstellung und Ausführung von eigenen Reports mit den ERP-Daten
• «Statistik» für detaillierte Auswertungen mit einer umfangreichen Datenbasis
• «Webservice» für die Verwaltung und Nutzung von Webdiensten
• Diverse weitere redPoint-Apps für die Erleichterung und Optimierung der operativen Prozesse

Eingesetzte Add-ons

• SwissSalary 365 für HR & Lohnverarbeitung
• Document Capture Essential inkl. Advanced Capture, Order Matching & Document Approval
• Microsoft Power BI mit den redPoint-Standardpakete für Verkauf & Finanzen
• Microsoft Azure Blob Storage als schreibgeschützte Archivierungslösung

Anzahl User

• 23 Named Users “Premium”
• 36 Named User “Team-Member”

Kundennutzen

Investitionsschutz

Mit der Investition in eine standardisierte Cloudlösung auf Microsoft Azure setzt Anandic auf eine nachhaltige Zukunft, da das System kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert wird. Zusätzlich konnte durch den gezielten Einsatz von Add-ons und redPoint-Apps der Microsoft-Standard erweitert werden, um kundenspezifische Anforderungen optimal zu erfüllen.

Bedienerfreundliches System

Die Kombination aus verschiedenen redPoint-Apps und Microsoft Dynamics 365 Business Central erleichtert und optimiert die Arbeitsprozesse. Dies führt nicht nur zu einer effektiveren Implementierung, sondern gestaltet auch den Arbeitsalltag einfacher und angenehmer.

Effiziente Prozesse

Dank diverser Add-ons aus dem Microsoft-Ökosystem sowie ausgewählter redPoint-Apps konnten viele Prozesse effektiver gestaltet werden. So wurde zum Beispiel eine umfangreiche Excel Datei für Wartungsvertragszeilen durch eine einfache Maske im Business Central ersetzt. Auch das Erfassen von Serien- und Chargennummern in Einkaufs- und Verkaufsbelegen erfolgt nun mittels Barcode Interpretation (GS1) statt durch Abtippen. Selbst der Quartalsabschluss konnte optimiert werden, dies durch die automatische Neubewertung von Artikeln basierend auf dem Lagerumschlag sowie der Einführung von Kostenbudgets.

Verlässlichkeit

Das Cloud-System zeichnet sich durch die hohe Verfügbarkeit und Verlässlichkeit aus. Die eingesetzten Add-ons und redPoint-Apps halten was sie versprechen und schaffen Vertrauen. Zum einen wegen der Zuverlässigkeit der Microsoft-Systeme, aber auch dank der grossen Erfahrung, der ausgewiesenen Fachkompetenz und der Lösungsorientierung der Fachleute von redPoint.

Nachvollziehbarkeit

Das gesamte Projekt kann bei Bedarf jederzeit nachvollzogen werden, dies dank der vorbildlichen Projektorganisation und der optimalen Dokumentation durch das Projektteam.