14.04.2021

Was muss ich bei der Evaluation eines ERPs beachten?

Evaluation ERP

Wenn es um die Evaluation einer ERP Lösung geht, kreisen die Gedanken um Kosten, Möglichkeiten des Betriebs und funktionale Breite wie Tiefe. In einem zweiten Schritt beschäftigt man sich mit dem ERP Anbieter und falls nötig, mit einer Branchenausprägung. Diese Gedanken sind alle richtig und wichtig. Wir haben in den vergangenen 30 Jahren anhand von fast 400 Projekten gelernt, dass die Komponente Mensch ganz oft zu wenig an Beachtung findet.

In unseren ERP Projekten beinhaltet die Planung die drei redPoint Erfolgsfaktoren:

  • IT-Technologie und IT-Systeme
  • Menschen (Mitarbeiter)
  • Unternehmen und Prozesse

Bei der Prozessoptimierung in Ihrem KMU, der digitalen Transformation, der ERP-Einführung und bei der Auswahl einer ERP-Software halten wir diese oben genannten Erfolgsfaktoren stets im Gleichgewicht. Wir konzentrieren uns jeden Tag aufs Neue darauf, die Bedürfnisse von Menschen und die Anforderungen von Unternehmen zu befriedigen. Nur so schaffen wir einen echten Mehrwert. Die drei genannten Erfolgsfaktoren gilt es im "Planning" einer Evaluation als unbedingt zu beachten.
 

1    Wie komme ich zum neuen, passenden ERP System?

Wege zur "richtigen" ERP-Software gibt es unzählige, doch welcher ist der Beste? Wissen Sie was, wir können diese Frage nicht abschliessend beantworten. Wir können aber helfen, die Möglichkeiten und die Wege etwas einzuschränken und von "viele" auf "einige" zu reduzieren. Auf dem Weg zum neuen ERP System wird oft auf bewährte Methoden zurückgegriffen und es fallen Begriffe wie: SCRUM, Lean, Kanban, Wasserfall, Rapid Prototyping etc. Nur, welches Verfahren ist das passende? 
Wie beschrieben, wir haben sie nicht, die allgemeingültige Lösung. Aber, aus der Erfahrung mit hunderten von Business Software Projekten empfehlen wir folgende Punkte zu beachten:

Prozessaufnahme:

  • Ist-Aufnahme Geschäftsprozesse
  • Soll-Definition Geschäftsprozesse

Anforderungen formulieren:

  • Informationen in den Fachabteilungen einholen
  • Abgleich mit der Prozessaufnahme von oben
  • Ist-Soll-Funktionen beschreiben

Anforderungskatalog erstellen:

  • IT-Infrastruktur und IT-Projekt
  • Mengengerüst Daten
  • Mengengerüst User

Mehr dazu erfahren Sie auch in unserer Checkliste für erfolgreiche ERP Projekte:

Checkliste herunterladen

2    Wie sieht der ERP Evaluations-Prozess aus?

Auch hier - die Fragestellung ist alles andere als trivial und es gibt keine richtige Antwort. Wir gehen bei der ERP Evaluation für KMU über alle Branchen von diesen 5 wesentlichen Phasen aus:
 

Strategie, Ziele und Zweck

  • Was soll erreicht werden?
  • Wo soll es hingehen?
  • Welchen Nutzen soll die ERP-Einführung stiften?

Detailspezifikation der Anforderungen und Prozesse

  • Detailspezifikation der Anforderungen
  • Anforderungen an ERP-System und ERP-Partner beschreiben

Grobauswahl von ERP-Anbietern und Herstellern (Longlist)

  • Eine Liste, möglicher ERP-Anbieter erstellen und diese analysieren

Priorisierung auf einige ERP-Anbieter (Shortlist)

  • Durch Interviews, Workshops die geeignetsten ERP-Anbieter und ERP-Lösungen finden

Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss - danach beginnt die Einführung

  • Mit dem favorisierten ERP-Anbieter den Vertrag für die Einführung verhandeln

Bei weiteren Fragen zur Implementierung von Cloud ERP Systemen, bei Fragestellungen zur Industrie 4.0, zu integrierten CRM Funktionen, zur Analyse der aktuellen Situation und für weitere Inputs bei der ERP-Auswahl sind wir gerne für Sie da.

3    Welche Fehler gilt es bei der ERP-Evaluation zu vermeiden?

Die Basis für den Erfolg liegt in der Vorbereitung. Dank einem korrekten Umgang mit den Anforderungen, dem Einbezug der Fachabteilungen und dem Festlegen der richtigen Entscheidungskriterien legen Sie den Erfolg für Ihr Business und Ihr ERP-Projekt. Unabhängig davon beobachten wir den ERP-Markt seit Jahren und empfehlen Ihnen folgende Fehler zu vermeiden:

  • Unterschätzung der Komplexität
  • Unvollständige Anforderungen
  • Nicht ausreichende Ressourcen
  • Fehlendes Fachwissen und Methoden
  • Nur der Preis entscheidet

Eines steht fest, die Wahl einer Unternehmenssoftware ist für Ihr KMU ein bedeutender Entscheid. Umso wichtiger, dass Sie bereits in der Evaluationsphase gut unterstützt werden. Lesen Sie hier nach, was Stefan Marti, Leider Verkauf Bestandeskunden redPoint für wichtig erachtet: https://www.redpoint.swiss/blog/so-kommt-ein-kmu-zur-erfolgreichen-erp-loesung

Checkliste ERP Evaluation