Praxis, Copilot & Einstieg

KI im ERP für Schweizer KMU

KI im ERP für Schweizer KMU: Nutzen, Beispiele und der richtige Einstieg

KI kann Arbeit im ERP beschleunigen, Entscheidungen verbessern und Routinen automatisieren. Aber sie repariert weder schlechte Daten noch unklare Prozesse. Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst schnell irgendeine KI einzuführen. Entscheidend ist, dort zu starten, wo ein konkretes Geschäftsproblem gelöst werden kann.

redPoint zeigt Schweizer KMU, was KI in Microsoft Dynamics 365 Business Central heute leisten kann, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und wie aus einer Idee ein sinnvoller erster Anwendungsfall wird.

Was bedeutet KI im ERP?

KI im ERP bezeichnet Funktionen, die Unternehmensdaten analysieren, Inhalte erzeugen, Muster erkennen, Prognosen erstellen oder Arbeitsschritte unterstützen. Im Unterschied zu einem allgemeinen KI-Chat arbeitet eine ERP-nahe KI im Kontext von Geschäftsdaten und Prozessen, zum Beispiel in Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Projekten oder Service.

Für Schweizer KMU ist der grösste Nutzen meist nicht die vollständig autonome Entscheidung. Wertvoller sind konkrete Entlastungen im Alltag: Informationen schneller finden, Belege erfassen, Abweichungen erkennen, Texte vorbereiten, Bestände besser planen oder Auswertungen verständlich zusammenfassen.

Wenn ein KI-Anwendungsfall keinen messbaren Engpass löst, ist er kein Projekt. Dann ist er eine Demo.
Carlos’ Realitätscheck

Wo schafft KI im ERP konkreten Nutzen?

KI wird dann interessant, wenn sie Zeit spart, Fehler reduziert, Transparenz erhöht oder Entscheidungen verbessert. Typische Nutzenfelder sind:

Finanzen und Controlling

KI kann Belegdaten erkennen, Buchungsvorschläge vorbereiten, Zahlungsverhalten analysieren und Abweichungen sichtbar machen. Für Finanzteams bedeutet das weniger Such- und Erfassungsarbeit. Für die Geschäftsleitung entstehen aktuellere Entscheidungsgrundlagen.

Einkauf und Lager

Historische Verbräuche, Lieferzeiten, Saisonalitäten und aktuelle Bestände lassen sich gemeinsam auswerten. Daraus entstehen bessere Bestellvorschläge, frühere Warnungen vor Engpässen und weniger gebundenes Kapital.

Verkauf und Kundenservice

KI kann Produkttexte oder Antwortentwürfe vorbereiten, Kundeninformationen zusammenfassen und Mitarbeitende bei der nächsten sinnvollen Aktion unterstützen. Die Verantwortung für Angebot, Kommunikation und Kundenbeziehung bleibt beim Menschen.

Produktion und Service

Aus ERP-, Betriebs- und gegebenenfalls Sensordaten lassen sich Auffälligkeiten, Wartungsbedarf und Kapazitätsrisiken früher erkennen. Der Nutzen hängt stark davon ab, ob Daten vollständig, aktuell und sinnvoll verbunden sind.

Management

KI hilft, grosse Datenmengen schneller zu strukturieren und relevante Veränderungen hervorzuheben. Sie kann erklären, wo eine Kennzahl abweicht. Sie ersetzt aber nicht die unternehmerische Bewertung und Verantwortung.

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Zehn Praxisbeispiele für KI im ERP

1. Eingangsrechnungen schneller verarbeiten

Belege werden erkannt, relevante Angaben ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet. Das reduziert manuelle Erfassung und beschleunigt den Durchlauf. Freigaben und Kontrollen bleiben klar geregelt.

2. Liquidität früher einschätzen

Zahlungseingänge, offene Posten und historisches Kundenverhalten können zu einer belastbareren Vorschau verbunden werden. So erkennt das Finanzteam mögliche Engpässe früher.

3. Nachfrage und Bestände besser planen

Absatzverläufe, saisonale Muster, Lieferzeiten und Lagerbestände bilden die Grundlage für intelligentere Vorschläge. Das Ziel sind weniger Fehlbestände und weniger Überbestand, nicht eine Planung auf Autopilot.

4. Ungewöhnliche Buchungen und Bewegungen erkennen

Auffällige Werte, doppelte Vorgänge oder ungewohnte Muster können automatisch markiert werden. Mitarbeitende prüfen gezielt, statt jede Transaktion gleich intensiv kontrollieren zu müssen.

5. Produktinformationen und Verkaufstexte vorbereiten

Aus strukturierten Artikelmerkmalen lassen sich Entwürfe für Produktbeschreibungen erstellen. Das spart Zeit, sofern die Stammdaten verlässlich gepflegt sind.

6. Kunden- und Vorgangshistorien zusammenfassen

Vor einem Termin oder einer Serviceantwort kann die relevante Historie kompakt zusammengeführt werden. Mitarbeitende gewinnen schneller Kontext und müssen Informationen nicht in mehreren Masken zusammensuchen.

7. Berichte erklären statt nur anzeigen

KI kann Abweichungen zusammenfassen, Entwicklungen sprachlich einordnen und mögliche Ursachen zur Prüfung vorschlagen. Aus einem Dashboard wird damit schneller eine konkrete Fragestellung.

8. Projektrisiken früher sichtbar machen

Budgetverbrauch, erfasste Zeiten, offene Leistungen und Termine lassen sich gemeinsam beobachten. Auffällige Entwicklungen werden früher sichtbar, bevor eine Projektmarge endgültig kippt.

9. Servicefälle vorsortieren

Anfragen können kategorisiert, priorisiert und mit Antwortentwürfen ergänzt werden. Das verkürzt Reaktionszeiten, ohne dass sensible oder komplexe Fälle automatisch entschieden werden müssen.

Sie wünschen mehr Tiefe im Thema?

Wie KMU von KI im ERP-System profitieren: 10 Praxisbeispiele.

Zum beitrag

10. Informationen in natürlicher Sprache finden

Statt Berichte oder Masken zu durchsuchen, können Anwenderinnen und Anwender Fragen in Alltagssprache stellen. Der Wert steht und fällt mit Berechtigungen, Datenqualität und einem klar definierten Informationsraum.

Was KI im ERP heute kann und was nicht

Die meisten KMU brauchen keine autonome Unternehmenssteuerung. Sie brauchen weniger Handarbeit, schnellere Orientierung und bessere Hinweise. Genau dort liegt der realistische Wert heutiger KI-Funktionen.

KI kann heute bereits:

Inhalte entwerfen und Informationen zusammenfassen
strukturierte Daten analysieren und Auffälligkeiten markieren
Prognosen und Vorschläge auf Basis vorhandener Daten erstellen
Mitarbeitende durch einzelne Arbeitsschritte unterstützen
repetitive Tätigkeiten teilweise automatisieren

KI kann nicht verlässlich:

widersprüchliche Unternehmensziele selbst auflösen
fehlende oder falsche Stammdaten erraten
unklare Zuständigkeiten organisatorisch klären
jede vorgeschlagene Entscheidung fachlich verantworten
schlecht definierte Prozesse automatisch in gute verwandeln

Darum gilt: KI beschleunigt, was im System angelegt ist. Bei guten Daten und klaren Abläufen ist das ein Vorteil. Bei Chaos ist es lediglich schnelleres Chaos.

ERP-Einführung in Schweizer KMU mit Business Central

Ist Ihr Unternehmen bereit für KI im ERP?

Ein KMU muss nicht perfekt vorbereitet sein. Fünf Grundlagen sollten jedoch zumindest bekannt und gezielt entwickelbar sein.

1. Ein klarer geschäftlicher Engpass

Beginnen Sie nicht mit «Wir wollen etwas mit KI machen». Beginnen Sie mit einer konkreten Frage: Wo verlieren wir Zeit? Wo entstehen wiederholt Fehler? Welche Entscheidung kommt zu spät? Je klarer das Problem, desto besser lässt sich der Nutzen prüfen.

2. Verlässliche Daten

Stammdaten müssen nicht makellos sein. Für den gewählten Anwendungsfall müssen sie jedoch ausreichend vollständig, konsistent und aktuell sein. Doppelte Debitoren, freie Textfelder statt Attribute oder uneinheitliche Artikelstrukturen begrenzen jedes KI-Ergebnis.

3. Verständliche Prozesse und Verantwortlichkeiten

Die Beteiligten müssen wissen, wie ein Prozess laufen soll, welche Ausnahmen erlaubt sind und wer Resultate prüft. KI braucht Leitplanken. Sie ersetzt keine Prozessverantwortung.

4. Eine moderne, integrierte Systemlandschaft

Cloudbasierte Plattformen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central erleichtern den Zugang zu aktuellen Copilot- und Automatisierungsfunktionen. Entscheidend ist zudem, dass relevante Daten nicht in isolierten Insellösungen stecken.

5. Befähigte Mitarbeitende und Governance

Teams müssen verstehen, wann sie KI nutzen dürfen, welche Daten geeignet sind und wie Ergebnisse geprüft werden. Dazu gehören Rollen, Berechtigungen, Datenschutz, Freigaben und eine nachvollziehbare menschliche Kontrolle.

Der 60-Sekunden-KI-Check

Beantworten Sie die fünf Fragen rechts!

Können wir einen konkreten Engpass mit Zeit, Kosten oder Qualität beschreiben?
Sind die dafür benötigten Daten im ERP vorhanden und ausreichend verlässlich?
Gibt es eine verantwortliche Person aus dem Fachbereich?
Können wir klein beginnen und den Nutzen innerhalb weniger Wochen überprüfen?
Ist geregelt, wer KI-Ergebnisse kontrolliert und Entscheidungen freigibt?

Vier- oder fünfmal Ja: Ein Pilot ist wahrscheinlich sinnvoll.

Zwei- oder dreimal Ja: Zuerst Voraussetzungen schärfen.

Null- oder einmal Ja: Noch kein KI-Projekt starten. Zuerst Prozesse und Daten ordnen.

Wie unterstützt Microsoft Copilot in Business Central?

Microsoft integriert Copilot schrittweise in Dynamics 365 Business Central. Je nach Version, Region, Lizenz, Sprache und Freigabestatus können Funktionen unterschiedlich verfügbar sein. Typische Einsatzfelder sind die Unterstützung bei Texten und Artikelinformationen, die Analyse von Geschäftsdaten, die Zusammenfassung von Informationen und der vereinfachte Zugriff auf Funktionen oder Datensichten.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen drei Ebenen:

Integrierte Copilot-Funktionen

Diese Funktionen sind direkt in der Microsoft-Umgebung eingebettet und unterstützen definierte Aufgaben im Anwendungskontext.

Automatisierung mit Power Platform

Power Automate, Power Apps und weitere Microsoft-Dienste verbinden Prozesse, lösen Aktionen aus und stellen Informationen rollenbezogen bereit. Nicht jede sinnvolle Automatisierung braucht generative KI.

Individuelle KI-Anwendungsfälle

Spezifische Anforderungen können zusätzliche Datenquellen, Modelle, Schnittstellen und Governance benötigen. Hier muss der Business Case besonders sauber geprüft werden.

Die richtige Frage lautet deshalb nicht: «Hat Business Central KI?» Die bessere Frage lautet: «Welche Aufgabe wollen wir verbessern, und welche vorhandene oder ergänzende Funktion löst sie mit vertretbarem Aufwand?»

Carlos Bouzo zeigt in seinem Beitrag, wie Künstliche Intelligenz schon heute konkrete Mehrwerte im ERP-System schafft – von smarter Disposition bis hin zu intelligentem Forecasting.

Für Schweizer KMU. Für den Alltag. Für den Vorsprung.
Jetzt lesen und Potenziale erkennen

Vorgehensmodell

In fünf Schritten vom KI-Wunsch zum sinnvollen Pilot

Schritt 1: Problem und Ausgangswert festhalten

Beschreiben Sie den heutigen Ablauf und messen Sie den Engpass. Beispiele sind Bearbeitungszeit pro Rechnung, Prognoseabweichung, Suchzeit pro Servicefall oder Anzahl manueller Korrekturen.

Schritt 2: Nutzen und Risiko priorisieren

Bewerten Sie mögliche Anwendungen nach Geschäftsnutzen, Datenverfügbarkeit, Umsetzungsaufwand und Risiko. Ein kleiner, häufig auftretender Vorgang ist oft der bessere Start als ein prestigeträchtiges Grossprojekt.

Schritt 3: Daten und Prozess prüfen

Klären Sie, welche Daten benötigt werden, wie zuverlässig sie sind, wer sie verantwortet und an welcher Stelle eine menschliche Kontrolle nötig ist.

Schritt 4: Einen begrenzten Pilot durchführen

Definieren Sie Nutzergruppe, Zeitraum, Erfolgskriterien und Abbruchkriterien. Ein Pilot ist ein Test mit Messlatte, keine unbefristete Spielwiese.

Schritt 5: Entscheiden, standardisieren und skalieren

Hat der Pilot einen nachweisbaren Nutzen, wird er in den Prozess integriert, dokumentiert und kontrolliert ausgerollt. Liefert er keinen Nutzen, wird er beendet oder neu zugeschnitten. Auch das ist ein gutes Ergebnis.

Erst der Business Case, dann die Technologie. Nicht umgekehrt.
Carlos’ Prüfregel

Wie sicher ist KI im ERP?

Sicherheit hängt nicht allein vom Modell ab. Relevant sind auch Datenstandort, Identitäts- und Berechtigungskonzept, Protokollierung, angebundene Datenquellen, vertragliche Grundlagen und die Regeln im Unternehmen.

Für Schweizer KMU sind insbesondere diese Punkte wichtig:

Nur freigegebene Werkzeuge und Datenquellen verwenden
Rollen und Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip gestalten
Personenbezogene und vertrauliche Daten bewusst behandeln
KI-Ergebnisse bei finanziellen, rechtlichen oder personellen Folgen prüfen lassen
Mitarbeitende schulen und zulässige Nutzung dokumentieren
Funktionen, Verfügbarkeit und Herstellerangaben regelmässig neu bewerten

KI kann Kontrollen unterstützen. Sie hebt die Verantwortung von Führungskräften und Fachpersonen aber nicht auf.

3 Sicherheitsaspekte bei der Nutzung von KI im ERP

Carlos Bouzo verbindet mehr als zehn Jahre IT-Erfahrung mit analytischem und konzeptionellem Denken. Als Verkaufsberater Cloud ERP bei redPoint begleitet er Schweizer KMU bei der Frage, welche Technologien für ihr Geschäft tatsächlich Nutzen schaffen.

Seine Haltung ist klar: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Entweder sie verbessert einen Prozess, eine Entscheidung oder ein Ergebnis, oder man kann sie bleiben lassen. Genau deshalb spricht Carlos nicht zuerst über KI-Funktionen, sondern über Ausgangslage, Machbarkeit und Business Case.

Content-Hub

Vertiefendes Wissen zu KI, ERP und Business Central

KI braucht Ordnung im Kern

Warum Copilot schlechte Daten und unklare Prozesse nicht repariert und welche Hausaufgaben vor dem KI-Einsatz anstehen.

Warum Copilot kein unaufgeräumtes System rettet

Die Realität hinter Verkaufsgesprächen

Carlos spricht über Business Central, Cloud, KI, unrealistische Erwartungen und die Frage, wann er von einer Lösung abrät.

Interview mit Carlos Bouzo lesen

Zehn Anwendungen aus dem KMU-Alltag

Von Rechnungsverarbeitung und Bedarfsplanung bis zu Reporting und Service: konkrete Ideen für den Einstieg.

10 Praxisbeispiele für KI im ERP

Das Fundament: ERP richtig einführen

KI-Nutzen beginnt mit einem tragfähigen ERP. Dieser Leitfaden erklärt Ziele, Datenmigration, Standardisierung, Tests, Schulung und Go-live.

ERP-Einführung mit Business Central in Schweizer KMU

Hype oder Gamechanger?

Eine Einordnung der Chancen, Anwendungsfelder und Grenzen von KI im ERP für Schweizer KMU.

KI im ERP: Hype oder Gamechanger?

FAQ

Häufig Fragen zu KI im ERP

Nein – viele KI-Features sind direkt in Microsoft Dynamics 365 BC verfügbar und auf KMU-Grösse skalierbar. KI ist für alle da!

Nicht zwingend. Aber: Die meisten KI-Funktionen stehen nur in der Cloud-Version von Business Central zur Verfügung. Wir beraten Sie gerne zu den Optionen.

Am besten mit einer Bedarfsanalyse. Wir zeigen, wo KI heute schon Sinn macht und wie Sie den grössten Nutzen erzielen.

KI im ERP sind Funktionen, die Geschäftsdaten analysieren, Inhalte erzeugen, Muster erkennen, Prognosen erstellen oder einzelne Arbeitsschritte unterstützen. Sie arbeitet im Kontext von Prozessen wie Finanzen, Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Projekten oder Service.

Der grösste Nutzen liegt meist in weniger manueller Arbeit, früher erkannten Abweichungen, schnelleren Auswertungen und besseren Vorschlägen. Besonders geeignet sind häufige, datenbasierte Aufgaben mit einem klar messbaren Ausgangswert.

Microsoft integriert Copilot-Funktionen schrittweise in Business Central. Die konkrete Verfügbarkeit hängt unter anderem von Version, Region, Sprache, Lizenz und Freigabestatus ab. Deshalb sollte jede gewünschte Funktion im aktuellen Mandanten geprüft werden.

Nicht in jedem Fall. Für integrierte und laufend aktualisierte KI-Funktionen ist eine moderne Cloud-Plattform jedoch meist die sinnvollste Grundlage. Bei älteren NAV- oder On-Premise-Systemen sollte geprüft werden, ob eine Migration mehr Nutzen bringt als einzelne Zusatzlösungen.

Das hängt vom Anwendungsfall ab. Meist werden strukturierte Stamm- und Bewegungsdaten benötigt, zum Beispiel Artikel, Kunden, Aufträge, Buchungen, Bestände oder Projektzeiten. Entscheidend sind Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und passende Zugriffsrechte.

Geeignete Kennzahlen sind eingesparte Bearbeitungszeit, weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten, bessere Prognosequalität, reduzierte Bestände oder schnellere Reaktionen. Die Messgrösse sollte vor dem Pilot festgelegt werden.

Sie kann sicher eingesetzt werden, wenn Plattform, Berechtigungen, Datenverwendung, Protokollierung und menschliche Kontrolle sauber geregelt sind. Vertrauliche oder personenbezogene Daten dürfen nicht unkontrolliert in beliebige öffentliche KI-Dienste übertragen werden.

Am besten mit einem konkreten Engpass und einem kleinen Pilot. Zuerst werden Ausgangswert, Datenlage, Verantwortlichkeit und Erfolgskriterium definiert. Danach wird getestet, gemessen und erst bei nachweisbarem Nutzen skaliert.

KI ersetzt vor allem einzelne Tätigkeiten, nicht automatisch ganze Rollen. Sie übernimmt Suche, Vorbereitung, Erkennung oder Vorschläge. Fachliche Bewertung, Ausnahmen, Kommunikation und Verantwortung bleiben zentrale menschliche Aufgaben.

KI im ERP – Buzzword oder echter Nutzen?
Carlos Bouzo von redPoint gibt im topsoft-Interview klare Antworten:

Welche Chancen bietet KI im ERP für Schweizer KMU?
Was ist heute schon möglich – ganz ohne Hype?
Und warum braucht es einen Partner, der Substanz liefert statt nur Schlagworte?

Klarheit vor KI: Deine Roadmap zum Erfolg

KI ist kein Tool.
KI ist ein Spiegel.

Wenn Ihre Prozesse heute schon unklar, ineffizient oder manuell sind, wird KI diese Schwächen nicht beseitigen – sie wird sie sichtbar machen.
Deshalb gilt: Nicht erst digitalisieren, wenn Sie KI einführen – sondern KI nutzen, um Ihre Digitalisierung zu vollenden.

Unser Tipp:
Starten Sie nicht mit der Technik, sondern mit einem echten Business-Problem.
Wo verlieren Sie Zeit? Wo fehlt Transparenz? Wo werden Entscheidungen aus dem Bauch getroffen?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, zeigt Ihnen KI, was wirklich möglich ist.
Und wir helfen Ihnen dabei.

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