Einsatzpotenziale von KI im ERP-System

Ein Trendthema begeistert die Menschen zurzeit besonders: Künstliche Intelligenz oder kurz KI. Auch wenn viele Leute die KI erst seit generativen (LLM) Modellen wie ChatGPT, Midjourney und Co. auf dem Radar haben, in verschiedenen Bereichen wird KI schon viel länger eingesetzt. Besonders im Zusammenhang mit ERP-Systemen kann die Künstliche Intelligenz für grössere Effizienz und damit auch zufriedenere Mitarbeitende sorgen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Potenziale von KI in modernen ERP-Systemen.

Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist die zentrale Datenplattform in vielen Unternehmen. Es speichert alle relevanten Informationen aus den verschiedenen Bereichen und liefert diese den Umsystemen bei Bedarf aus. Hier besteht viel Potenzial für KI-Technologien.

Während generative KI-Anwendungen (z. B. ChatGPT) im Fokus der Aufmerksamkeit stehen, sind es ganz andere KI- bzw. Machine-Learning-Systeme, die eine ERP-Lösung noch besser machen. Sie können zum Beispiel Muster und Trends in grossen Datensätzen erkennen, den Führungskräften bei strategischen Entscheidungen mithilfe der Auswertung historischer Daten helfen und auch Empfehlungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen beisteuern.

KI befreit von Routineaufgaben

Aber auch zeitraubende Routineaufgaben werden dank dem Einsatz von KI-Modulen in modernen ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisiert, so dass personelle Ressourcen frei werden für spannendere Arbeiten. Dies erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, ein wichtiger Aspekt im Kampf gegen den Fachkräftemangel.

Doch wo kann eine Künstliche Intelligenz wie Microsofts Copilot in einem ERP-System ganz konkret von Vorteil sein? Wir haben für Sie 6 praxisnahe Beispiele zusammengetragen:

1. KI sammelt und extrahiert Daten selbstständig

Tausende sind tagtäglich damit beschäftigt, viele Daten in das ERP-System einzutragen, daraus zu extrahieren oder für einen Report zusammenzustellen. Eine KI kann diese Aufgaben viel schneller sowie meist fehlerfrei erledigen und so eine bessere Datenanalyse sicherstellen.

2. KI hilft bei der Lagerhaltung und der Beschaffung

Die KI überwacht Tag und Nacht den Lagerbestand. So erkennt sie, wenn ein Produkt im Shop oder ein Rohstoff für die Produktion zur Neige geht und bestellt bei Bedarf die Waren automatisch. Aufwendige Inventuren fallen weg und ein Produktionsstillstand wegen fehlenden Materials ist praktisch ausgeschlossen.

3. KI überprüft Rechnungen und Lieferscheine

Es ist eine mühsame Arbeit, die Lieferscheine und Rechnungen mit den Bestellungen abzugleichen und allfällige Differenzen bei Menge, Preis oder Rabatt zu melden. Eine gut trainierte KI erledigt das automatisch und in kürzester Zeit, was den Warenein- und -ausgang einfacher und effektiver macht.

4. KI kann Lohn- und Spesenabrechnungen selbständig erstellen

Wird eine KI entsprechend trainiert, wird der Lohnlauf ein Kinderspiel. Abzüge werden angepasst, Spesen ausbezahlt, Boni berechnet… Die KI nimmt der Buchhaltung durch die Automatisierung von Prozessen viel Arbeit ab. Diese Arbeitszeit kann so für sinnvollere Tätigkeiten genutzt werden und das wirkt sich positiv auf eine effiziente Ressourcennutzung aus.

5. KI kann den Kundendienst effizienter gestalten

Chatbots waren bis anhin ein Trauerspiel. Sie verstanden die Kundschaft oft falsch und gaben nur vorprogrammierte, meist unpassende Antworten. Doch das hat sich dank KI und maschinellem Lernen geändert. Chatbots können heute die Anfragen nicht nur verstehen und beantworten, sondern auch personalisierter auf die Bedürfnisse der Kundschaft eingehen. Sie erhöhen durch ein besseres Erlebnis die Kundenzufriedenheit und entlasten so den Kundendienst.

6. KI hilft, Unregelmässigkeiten und Betrugsversuche aufzudecken

Selbst bei der Sicherheit kann die KI eine grosse Rolle spielen: sie kann Transaktionen in Echtzeit überwachen und beispielsweise Unregelmässigkeiten oder Betrugsversuche aufdecken. Sie erkennt selbständig auffällige Bewegungen, seltsames Zahlungsverhalten oder repetitive Anfragen und greift entsprechend ein.

KI als Gamechanger im ERP-System

Die schiere Menge an Daten, die in einem ERP-System gespeichert werden, macht es schwierig, diese zum Beispiel für Reports oder Marketing-Massnahmen zu nutzen. Wird nun aber eine Künstliche Intelligenz eingesetzt, dann sieht das schon ganz anders aus. Die KI kann nicht nur alle gewünschten Daten in Rekordzeit auslesen, sie erkennt auch Muster oder Trends, welche einem Menschen möglicherweise verborgen blieben.

Dies kann zum Beispiel beim Lieferkettenmanagement oder der Bedarfsprognose sehr nützlich sein und oftmals auch den entscheidenden Vorsprung gegenüber der Konkurrenz bedeuten. Die bessere Betreuung der Kundschaft dank des Einsatzes von KI, beispielsweise durch die automatische Erledigung von Aufträgen, führt oft zu einer zusätzlichen Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.

Unser Fazit: richtig eingesetzt ist die KI-Technologie eine ideale Ergänzung für ein ERP-System. Unternehmen können ihre Daten so besser nutzen, die Mitarbeitenden werden von Routineaufgaben befreit und das Management kann ihre Strategie optimieren.

Lesen Sie mehr über KI und Microsoft Dynamics 365 Business Central in unserem Blogbeitrag.

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Carlos Bouzo
Autor Berater Cloud ERP bei redPoint AG

Carlos Bouzo

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