5 Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche ERP Cloud-Migration

In vielen Schweizer KMU-Unternehmen brummen noch Server und die IT wird selbst betrieben. Doch immer mehr Verantwortliche spielen mit dem Gedanken, im Zuge der Digitalisierung ihre ERP-Systeme in die Cloud zu migrieren. Denn mit einer Cloud-ERP-Lösung sind Betriebe oft flexibler, arbeiten effizienter und fahren meist auch günstiger als mit On-Premises-Systemen. Doch was gilt es zu beachten, wenn Sie Ihre Business-IT erfolgreich in die Cloud migrieren möchten?

Klar ist: Wird ein ERP-System ersetzt oder neu aufgestellt, fliesst viel Arbeit und Zeit in das Projekt. Zudem spielen auch allgemeine Faktoren wie beispielsweise die Qualität der Daten, die Anpassung der Geschäftsprozesse, die Sicherheit, der Datenschutz sowie die Integration mit anderen Systemen eine grosse Rolle beim Aufwand für die jeweilige Änderung.

All das gilt insbesondere auch beim Wechsel von bestehenden On-Premise Lösungen zu einer modernen und umfassenden Cloud-Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dabei ist es irrelevant, ob Sie sich dabei für eine reine Cloud-Lösung oder für eine SaaS-Systemlandschaft entscheiden.

Für eine erfolgreiche Cloud-Migration haben wir die aus unserer Sicht fünf relevanten Erfolgsfaktoren für Sie zusammengestellt:

1. Komplette Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur

Basis ist der Status Quo: Wie sieht die aktuelle IT-Landschaft aus, welche Geräte sind vorhanden, welche Software wird wo genutzt, welche Technologien sind installiert, wie steht es um Datenschutz und Compliance, was sind die Sicherheitsanforderungen (Verschlüsselung, Zugriffsrechte…) etc. Vielleicht nutzt eine Abteilung eine andere Software-Version als die andere, vielleicht wird sogar Schatten-IT verwendet usw. Eine komplette IT-Landkarte mit einer Abbildung der Systemlandschaft schafft Klarheit und öffnet Ihnen womöglich auch die Augen.

2. Definition der benötigten Prozesse und der Ziele

Eine Software-Migration ist DIE Gelegenheit, Prozesse kritisch zu überprüfen. Es ist nie zielführend, bestehende Abläufe eins zu eins ins neue ERP-System zu übernehmen. Oft können diese für die Prozessdigitalisierung entschlackt werden, was der Effizienz zugutekommt. Ein weiterer Punkt: Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben die Mitarbeitenden, wie können sie in den Migrationsprozess eingebunden werden? Und welche Ziele sollen mit der Migration schlussendlich erreicht werden? Denken Sie daran, dass eine erfolgreiche ERP Cloud-Migration nicht nur technische Aspekte umfasst, sondern auch die Menschen und Prozesse in Ihrem Unternehmen einbezieht. In die Zielsetzung darf deshalb ruhig etwas Zeit investiert werden, es lohnt sich.

3. Auswahl eines passenden Partners

Ja, Microsoft-Partner gibt es viele, doch die Unterschiede sind enorm. Deshalb ist es wichtig, bei der Suche ins Detail zu gehen. Welche Referenzen kann ein Implementierungs-Partner vorweisen? In welchen Branchen hat er besonders Erfahrung? Wie sehen die Kosten aus? Wie hoch sind zum Beispiel die Lizenz- und Servicegebühren, wie transparent und flexibel sind die Vertragsbedingungen, bietet er relevante Apps und Add-ons an, welche Garantien und Supportleistungen gibt es? Und nicht zuletzt: Wie sieht der zwischenmenschliche Faktor aus? Immerhin dauert so eine Migration einige Monate und es kommt zu einer intensiven Zusammenarbeit. Deshalb sollte es auch menschlich zwischen den Projektverantwortlichen funktionieren.

4. Erstellung eines Projektplanes

Gemeinsam mit Ihrem Provider erstellen Sie einen genauen Plan, wie Ihr ERP-System in die Cloud überführt wird. Dieser definiert, welche Prozesse in welcher Cloud-Umgebung laufen, wie die einzelnen Bereiche vernetzt werden und welche Kapazitäten dafür benötigt werden. Hier macht sich bemerkbar, ob Sie den passenden Sparring-Partner zur Seite haben, der Sie auf Augenhöhe durch dieses Projekt begleitet. Dann sollten zwingend auch die Risiken der Migration identifiziert werden. Was sind allfällige Herausforderungen, die bei der Cloud-Migration auftreten können? Wie können diese minimiert oder ganz vermieden werden? So sind Sie auch auf unvorhergesehene Situationen vorbereitet.

5. Backup-Kopie der Daten

Eine komplette Sicherheitskopie der Daten ist imminent wichtig, bevor die Migration definitiv gestartet wird. Mit diesem Backup können beschädigte Daten oder gar ein Verlust der Informationen vermieden werden. Dabei ist es sinnvoll, dass diese Daten gesondert und gesichert aufbewahrt werden, damit diese bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen. Dabei sollte im Vorfeld auch die Datenqualität geprüft werden: Sind die Daten vollständig, konsistent, aktuell und noch relevant? Wie werden diese Daten im Vorfeld bereinigt, validiert und/oder angereichert? Diese Arbeiten verbessern die Leistung und die Zuverlässigkeit der Cloud-Lösung.

Unternehmenserfolg dank Cloud-ERP

Natürlich ist die Liste nicht abschliessend – aber sind diese fünf Punkte erfüllt, steht einer erfolgreichen ERP-Migration in die Cloud kaum mehr was im Wege. Die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central stellt dafür dann auch integrierte Migrationswerkzeuge zur Verfügung, welche die Datenmigration erleichtern. Dadurch können Unternehmen mit dem richtigen Partner auch komplexe ERP-Landschaften erfolgreich in die Cloud migrieren.

Sie interessieren sich für eine Cloud-ERP-Lösung? Dann sollten wir uns mal unterhalten.

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Autor Berater Cloud ERP bei redPoint AG

Carlos Bouzo

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