ERP-Demos vermitteln oft das Gefühl, einen Blick in eine bessere Zukunft zu werfen. Alles wirkt aufgeräumt, logisch und erstaunlich einfach. Mit wenigen Klicks scheint jedes Problem lösbar. Doch genau diese Perfektion sollte misstrauisch machen. Denn zwischen einer überzeugenden Präsentation und einer fundierten ERP-Entscheidung klafft meist eine Lücke, die erst im Alltag sichtbar wird. Um diese Lücke nicht erst nach dem Go-Live schmerzhaft zu entdecken, braucht es mehr als eine gute Präsentation. Entscheidend ist die Vorbereitung – inklusive der richtigen Fragen. Fragen, die weniger das System als die eigene Organisation betreffen. Die folgenden sieben Fragen sind entscheidend dafür, ob ein ERP-Projekt zum echten Hebel wird oder zu einer teuren Dauerbaustelle.
Frage 1: Welche Probleme wollen wir konkret lösen?
Die erste und wichtigste Frage lautet: Welche konkreten Probleme wollen wir mit dem ERP-System lösen und welche nicht? Moderne ERP-Lösungen können unglaublich viel. Genau das ist aber gleichzeitig auch ihre grösste Gefahr. Wenn vor der Demo nicht klar ist, welche Probleme im Alltag wirklich relevant sind, wirkt jedes System passend. Mal ist es die fehlende Transparenz im Vertrieb, mal sind es Medienbrüche in der Buchhaltung oder manuelle Prozesse in der Auftragsabwicklung. Ein ERP-System ist kein Allheilmittel, sondern ein Werkzeug mit Fokus. Nur wer diesen Fokus kennt, kann es sinnvoll bewerten.
Frage 2: Sind unsere Prozesse bereit für ein ERP?
Direkt im Anschluss folgt eine unbequeme, aber entscheidende Frage: Sind unsere Prozesse überhaupt ERP-fähig oder erwarten wir, dass das System unsere Probleme löst? Ein ERP-System kann fehlende Standards, unklare Verantwortlichkeiten und uneinheitliche Abläufe nicht ersetzen. Im Gegenteil. Es macht sie sichtbar. Wer glaubt, ein neues System werde Chaos automatisch ordnen, wird enttäuscht werden. Erfolgreiche ERP-Projekte beginnen daher nicht mit der Software, sondern mit Prozessklarheit.
Frage 3: Wie viel Standard verträgt unser Unternehmen?
Die dritte Frage betrifft den Standard. Wie nah ist das System an der Standardlösung und welche Kosten entstehen uns langfristig durch jede Abweichung? Anpassungen wirken in der Demo oft harmlos. Ein zusätzliches Feld hier, ein Sonderprozess dort. Technisch ist vieles möglich. Wirtschaftlich wird es jedoch schnell teuer. Das Problem sind nicht die Anpassungen selbst, sondern deren Wartung, Updates und Abhängigkeiten über Jahre hinweg. Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central spielen ihre Stärke genau dann aus, wenn Unternehmen den Standard verstehen und bewusst nutzen.
Frage 4: Wie zukunftsfähig ist das ERP-System?
Damit eng verbunden ist die vierte Frage: Wie updatefähig bleibt das System in fünf Jahren? Eine Demo zeigt stets nur den aktuellen Zustand. Die Realität ist jedoch langfristig. Cloud-ERP-Lösungen leben von regelmässigen Updates, neuen Funktionen und Sicherheitsanpassungen. Jede Sonderlösung kann diese Updatefähigkeit gefährden. Entscheidend ist also nicht, was das System heute kann, sondern wie gut es mit dem KMU mitwachsen kann, ohne dass jedes Mal ein Projekt daraus wird.
Frage 5: Welche internen Ressourcen müssen wir einplanen?
Frage fünf richtet den Blick nach innen. Welche internen Ressourcen müssen wir realistisch einplanen? ERP-Projekte scheitern nur selten an der Technik oder am Anbieter. In der Regel scheitern sie an Zeitmangel im eigenen Team. Die Fachbereiche müssen Entscheidungen treffen, Prozesse definieren, Tests durchführen und Veränderungen mittragen. Wer glaubt, eine ERP-Einführung laufe nebenbei ein, unterschätzt den Aufwand und gefährdet von Anfang an den Erfolg.
Frage 6: Wie transparent sind die Kosten?
Ein günstiger Einstiegspreis mag zwar verlockend wirken, sagt jedoch wenig über die tatsächlichen Gesamtkosten aus. Es müssen die Kosten für Lizenzen, Implementierung, Anpassungen, Betrieb, Support und interne Aufwände zusammen betrachtet werden. Erst diese Gesamtsicht ermöglicht eine fundierte Entscheidung. Dabei ist Transparenz wichtiger als der niedrigste Preis.
Frage 7: Verkauft uns der Anbieter Software oder begleitet er uns?
Die siebte und oft entscheidende Frage lautet: Verkauft uns der Anbieter lediglich Software oder begleitet er uns als langfristiger Partner? Eine ERP-Demo kann perfekt inszeniert sein. Entscheidend ist jedoch, was im Anschluss passiert. Gute Partner stellen kritische Rückfragen, widersprechen auch einmal und denken in Prozessen statt in Modulen. Sie verstehen Ihr Geschäftsmodell und begleiten Sie bei Veränderungen, statt nur Funktionen zu präsentieren. Genau das ist der Unterschied zwischen einer Produktpräsentation und echter Beratung.
Fazit: Gute ERP-Entscheidungen beginnen vor der Demo
Wer sich diese sieben Fragen ehrlich stellt, verschiebt den Fokus. Weg von Funktionen, hin zu Wirkung. Weg von kurzfristiger Begeisterung, hin zu nachhaltigem Nutzen. Die Wahl eines ERP-Systems ist kein IT-Projekt. Sie ist eine unternehmerische Entscheidung. Und genau so sollte sie auch getroffen werden.
Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu gehen? Dann vereinbaren Sie noch heute eine persönliche Demo von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Erleben Sie, wie Ihr Unternehmen mit einer integrierten, zukunftssicheren Lösung effizienter und transparenter arbeiten kann.
Lassen Sie uns gemeinsam an Ihrem Projekt arbeiten.
Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. Melden Sie sich für ein unverbindliches Erstgespräch.
