Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central: Eine technische Realitätsprüfung für KMU
Heute sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ständig auf der Suche nach Lösungen, die ihre Effizienz steigern. Künstliche Intelligenz (KI) wird dabei oft als magisches Pflaster für alle strukturellen Probleme verkauft. Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Copilot bilden zweifellos eine leistungsstarke Kombination. Doch als Berater für Cloud ERP sehe ich in der Praxis oft eine gefährliche Fehlannahme: Die Erwartung, dass KI ein unaufgeräumtes ERP-System von heute auf morgen in eine hochintelligente Maschine verwandelt. Dieser Blogpost beleuchtet detailliert, warum KI ohne ein solides Datenfundament scheitert und wie KMU ihre Systeme technisch auf den Einsatz von Copilot vorbereiten müssen.
Das Problem: «Garbage in, Garbage out» im KI-Zeitalter
In vielen Schweizer KMU sind die Stammdaten über Jahre hinweg organisch gewachsen – oder besser gesagt: gewuchert. Artikelnummern folgen keiner klaren Logik, Debitoren sind doppelt angelegt, und Beschreibungen bestehen aus kryptischen Abkürzungen.
Wenn nun eine KI wie Copilot auf diese Datenbasis losgelassen wird, passiert nicht das erhoffte Wunder. Im Gegenteil: Die KI skaliert das Chaos.
- Fehlerhafte Analysen: Wenn Copilot gebeten wird, den Umsatz eines bestimmten Kunden zu analysieren, dieser Kunde aber unter drei verschiedenen Namen im System existiert, ist das Ergebnis schlichtweg falsch.
- Unbrauchbare Textgenerierung: Copilot kann hervorragende Marketingtexte für Artikel erstellen. Wenn die hinterlegten Artikelattribute (Farbe, Material, Grösse) jedoch fehlen oder falsch sind, generiert die KI einen Text, der im besten Fall nutzlos und im schlimmsten Fall geschäftsschädigend ist.
Das eigentliche Risiko liegt also nicht in der KI-Technologie selbst, sondern in der mangelnden Qualität der zugrunde liegenden Daten.
Was Copilot in Business Central wirklich benötigt
Microsoft Copilot in Business Central ist ein KI-gestützter Assistent, der tief in die Datenstruktur des ERP-Systems integriert ist. Er nutzt die vorhandenen Tabellen, Felder und Relationen, um Kontext zu verstehen und Aufgaben zu automatisieren.
Technische Voraussetzungen für erfolgreiche KI-Nutzung:
Damit Copilot seine Stärken ausspielen kann, müssen bestimmte technische und strukturelle Voraussetzungen im ERP erfüllt sein:
- Strukturierte Artikelattribute: Copilot nutzt Attribute, um Artikel zu verstehen. Ein Freitextfeld «Beschreibung» reicht nicht aus. Attribute wie «Länge», «Gewicht» oder «Material» müssen als strukturierte Datenpunkte gepflegt sein.
- Saubere Debitoren- und Kreditorenstämme: Eindeutige Identifikatoren (wie die Schweizer UID) sind unerlässlich, um Duplikate zu vermeiden und der KI eine klare Zuordnung von Transaktionen zu ermöglichen.
- Konsistente Buchungslogik: Für Funktionen wie die KI-gestützte Bankkonto-Abstimmung muss die historische Buchungslogik konsistent sein, da die KI aus vergangenen Zuordnungen lernt.
Die dreistufige Lösungsarchitektur für KI-Readiness
Um diese technischen Voraussetzungen zu schaffen und das ERP-System fit für KI zu machen, empfiehlt sich bei redPoint ein strukturiertes Vorgehen entlang einer klaren Architektur-Hierarchie:
Der D365BC Standard (Clean Core): Die Basis für jede KI-Nutzung ist ein sauberer Kern. Nutzen Sie die Standardfunktionen von Business Central für die Stammdatenverwaltung. Je näher Sie am Standard bleiben, desto besser kann Copilot die Datenstrukturen interpretieren.
Best-Practice-Apps – AppSource und darüber hinaus: Wenn der Standard für die Datenpflege oder spezifische Prozesse nicht ausreicht, ist der nächste Schritt der Blick auf bewährte Standard-Apps. Das sind einerseits zertifizierte Lösungen aus der Microsoft AppSource, die sich nahtlos andocken lassen. Andererseits gibt es ausgereifte Apps, die ausserhalb der AppSource existieren und dennoch vollständig standardisiert sind – wie etwa die redPoint-eigenen Apps. Diese decken gezielt Lücken ab, die Microsoft im Standard offen lässt: von Arbeitszeitnachweisen über Fertigungsfunktionen bis hin zu branchenspezifischen Handelsprozessen. Entscheidend ist: Alle diese Apps laufen updatesicher ausserhalb des Kerns und sind so konzipiert, dass ihre Datenstrukturen für KI-Auswertungen zugänglich bleiben.
Die kunden-spezifische Extension (Kunden-App): Nur wenn hochspezifische Datenstrukturen oder Prozesse zwingend erforderlich sind, die weder der Standard noch eine AppSource-Lösung abdecken, entwickeln wir eine massgeschneiderte Kunden-App. Diese wird so konzipiert, dass sie sich nahtlos in die Datenlogik einfügt und somit auch für KI-Auswertungen zugänglich bleibt.
Konkrete Massnahmen für Schweizer KMU: Das Daten-Fundament bauen
Für kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz bedeutet dies, dass vor der grossen KI-Einführung oft eine Phase der Datenbereinigung stehen muss. Dies ist selten ein beliebtes Projekt, aber es ist die absolute Grundvoraussetzung für den Geschäftserfolg mit KI.
- Daten-Inventur: Identifizieren Sie die kritischen Datenobjekte (Artikel, Kunden, Lieferanten) und bewerten Sie deren aktuelle Qualität.
- Deduplizierung: Nutzen Sie Tools (oder auch Standardfunktionen in Business Central), um doppelte Datensätze zu bereinigen.
- Regelwerke etablieren: Definieren Sie klare Regeln, wie neue Datensätze in Zukunft angelegt werden müssen, um einen erneuten Wildwuchs zu verhindern.
Fazit: Hausaufgaben vor High-Tech
KI im ERP ist ein mächtiges Werkzeug, aber es ist kein Ersatz für saubere Prozesse und strukturierte Daten. Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central kann die Effizienz massiv steigern – vorausgesetzt, das Fundament stimmt. Wer glaubt, durch die blosse Aktivierung einer KI-Funktion jahrelange Versäumnisse in der Datenpflege heilen zu können, wird enttäuscht werden. Es ist Zeit, die technischen Hausaufgaben zu machen und eine klare, dreistufige Lösungsarchitektur zu etablieren. KMU, die heute in die Qualität ihrer Stammdaten und eine saubere Systemstruktur investieren, schaffen die zwingende Voraussetzung, um morgen von den echten Vorteilen der Künstlichen Intelligenz zu profitieren.
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