Ein neues Softwaresystem – wann können Sie es erfolgreich in Betrieb nehmen?
Auf den hart umkämpften Märkten von heute sind gut funktionierende Softwaresysteme zunehmend das Zünglein an der Waage, ob Ihre Kunden zufrieden oder unzufrieden sind. Für Gewinn oder Verlust. Und auch für Erfolg oder Misserfolg. Während der Umsetzung Ihrer Lösung ist der Übergang von Ihrem vertrauten bisherigen System zu Ihrer neuen ERP-Lösung eine kritische Phase. In der Praxis wird diesem Übergang jedoch nicht immer die Aufmerksamkeit zuteil, die er verdient. Das kann unerwünschte Folgen haben.
In der Regel wird der Termin für das „Abnabeln“ schon sehr früh im Prozess festgelegt. Häufig sogar lange, bevor die Umsetzung beginnt. Möglicherweise sogar, bevor über die endgültige Wahl der Lösung und des Umsetzungspartners getroffen ist. Aber wie können Sie zu einem so frühen Zeitpunkt wissen, ob Ihr Unternehmen dann schon so weit sein wird? Und wie sehen die Anforderungen an die Bearbeitungszeit Ihrer bevorzugten Lösung aus? Nicht selten behindern die Egos von Managern eine optimale Durchführung. Schließlich will jemand, der sich für ein bestimmtes Datum für die Inbetriebnahme eingesetzt hat, nicht sein Gesicht verlieren, wenn sich dieser Termin verschiebt. Aber was ist in einer solchen Situation wirklich wichtig?
Kürzlich machte eine große Krankenversicherung Schlagzeilen. Die Inbetriebnahme einer neuen Softwarelösung verursachte dort offenbar eine Reihe von Problemen. Für die Versicherungsnehmer bedeutete das, dass sich ihre Erstattungen verzögerten. Die übliche Abwicklungszeit von fünf Arbeitstagen – das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens – beträgt mittlerweile drei Monate! Vergessen Sie Ihren Wettbewerbsvorteil. Er wurde soeben verschrottet. Von der Kundenzufriedenheit ganz zu schweigen. Und zum Jahresende kamen viele Kündigungen von Verträgen durch verärgerte, unzufriedene Kunden. Dumm gelaufen? Das kann man wohl sagen!
Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, wenn die Inbetriebnahme Ihrer neuen Software-Lösung erfolgreich sein soll:
- Geben Sie den Entwurf der Planung intern weiter, bitten Sie um Rückmeldungen und hören Sie aufmerksam zu
- Fragen Sie Kunden, die diese Lösung bereits umgesetzt haben, zu den Herausforderungen und Problemen bei der Inbetriebnahme und wie diese gelöst wurden
- Begrenzen Sie den Umfang Ihres Projekts
- Teilen Sie das Projekt in eine Reihe von kleineren Teilprojekten auf
- Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Funktionen, die Sie in Ihrem derzeitigen System bereits nutzen. Und heben Sie sich neue Funktionen für eine spätere Phase auf
Kurz gesagt: Vor dem Go-Live Ihres neuen Systems sollten Sie alle möglichen Problemquellen genauestens geprüft haben! Testen Sie das neue Wissen über die Lösung intern. Überprüfen Sie insbesondere alle Änderungen von Geschäftsprozessen. Testen Sie konvertierte Dateien. Und lassen Sie eine allgemeine Risikoanalyse von einem unabhängigen Dritten durchführen. Funktioniert etwas nicht ganz so, wie es soll? Dann arbeiten Sie erst einmal mit Ihrem bestehenden System weiter. Sie wollen ja schliesslich nicht das Kind mit dem Bade ausschütten, oder?
Mit der Checkliste von redPoint bestens in ein erfolgreiches ERP Projekt starten.
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