Ein Prozessmanagementsystem mit bestehenden M365-Lizenzen realisieren

Wussten Sie, dass sich mit den typischen Werkzeugen aus M365 wie bspw. SharePoint Online und Microsoft Teams ein ganzes Prozessmanagementsystem realisieren lässt? Das Beste ist, dass viele Unternehmen die nötigen Lizenzen dafür bereits besitzen. Dieser Blogpost zeigt auf, wie ein solches Prozessmanagementsystem aussieht, welche Tools zum Einsatz kommen und welche Vor- und Nachteile es hat. 

Ein Gastbeitrag von David Mehr, IOZ AG, Leiter des Teams Collaboration und Mitglied der Geschäftsleitung

Die zwei grössten Vorteile eines Prozessmanagements mit Microsoft 365 sind, dass keine teure Spezialsoftware beschafft werden muss und sich eine mit M365 realisierte Lösung dank Microsoft Teams nahtlos in die tägliche Arbeit integrieren lässt.  

Alle in diesem Beitrag beschriebenen Funktionen lassen sich mit einer Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Lizenzierung realisieren. Sehr viele Unternehmen haben diese Lizenzen eh schon im Einsatz, sind sich des Potentials aber nicht bewusst. 

Prozesse managen und dokumentieren 

Die Prozesse Ihres Unternehmens lassen sich in einer übersichtlichen Prozesslandkarte darstellen, welche zentral auf einer SharePoint Online-Site für alle zugänglich ist. Die Prozesse können in Prozessgruppen geclustert werden und jeder einzelne Prozess bekommt seine eigene Prozessseite. 

[Screenshot aus Microsoft Teams: Die Prozesslandkarte direkt in Microsoft Teams eingebunden]

Typischerweise setzen Unternehmen bereits eine Intranet-Plattform auf Basis von SharePoint Online ein. Das neue Prozessmanagement wird in das bestehende Intranet eingebettet und bekommt seinen eigenen Navigationspunkt im Menu.  

Auf dem einzelnen Prozess kann die Visualisierung abgebildet werden, welche mit Microsoft Visio umgesetzt ist. Die Prozessseite hält sämtliche mitgeltenden Dokumente bereit und weist Metainformationen wie Zugehörigkeit, Prozesseigner, Prozessexperten und -expertinnen, etc. aus.  

[Screenshot aus Microsoft Teams: eine geöffnete Prozessseite mit Flussdiagramm und mitgeltenden Dokumenten]

Auch die Mehrsprachigkeit lässt sich in Prozessmanagementsystemen mit SharePoint Online Standardmitteln abbilden. 

Dokumente lenken, Änderungen steuern und automatisch versionieren 

Eine der grössten Stärken von SharePoint Online ist das Dokumentenmanagement. Damit lassen sich leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme erstellen, welche die typischen Anforderungen an die Dokumentenkontrolle erfüllen: 

  • Verfügbarkeit und Zugehörigkeit: Mitgeltende Dokumente können gemäss Prozesszugehörigkeit hochgeladen und zugänglich gemacht werden. Gruppierungen sind einfach und schnell implementiert und können flexibel angepasst werden. 
  • Versionierung: Änderungen an Dokumenten werden lückenlos nachverfolgt und mittels einer Versionsnummer ausgewiesen. Die Vorgängerversionen der Dokumente werden gespeichert und sind auch nachträglich noch einsehbar.  
  • Zugangskontrolle: Individuelle Berechtigungs- und Zugriffsstrukturen können mit SharePoint Online bestens abgebildet werden. Dadurch können die Zugriffe auf die Dokumente gesteuert und kontrolliert werden. 
  • Dokumentelenkung: Geänderte Dokumente werden nicht direkt publiziert, sondern gemäss individuell vorgegebenem Antrags- und Freigabeprozess behandelt. Dabei wird das angepasste Dokument einem Genehmiger oder einer Genehmigerin vorgelegt und erst nach dieser Freigabe in einer neuen Version publiziert. 
[Screenshot aus SharePoint: Bibliothek mit mitgeltenden Dokumenten]

Einbettung in die Kommunikation und Collaboration in Microsoft Teams 

Was wir in vielen Firmen immer wieder sehen: Die Prozesse sind in der Prozessmanagement-Spezialsoftware zwar super dokumentiert, doch abgesehen von den Mitarbeitenden der QM-Abteilung weiss das im Unternehmen niemand. 

Mit dieser Ausgangslage wird es sehr schwierig bis gar unmöglich, ein gelebtes Prozessmanagement im Unternehmen zu etablieren. 

Hier spielt das SharePoint-Prozessmanagement die zweite Trumpfkarte aus. Die Prozesslandkarte oder falls gewünscht auch nur die jeweiligen Prozessgruppen lassen sich direkt in Microsoft Teams integrieren.  

Alle Mitarbeitenden haben die Prozesse und die mitgeltenden Dokumente direkt im digitalen Arbeitsplatz zur Hand. Sie müssen nicht erst mühsam das Login zur Spezialsoftware hervorkramen, sondern öffnen in Teams einfach die entsprechende Registerkarte. 

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein? 

Die wichtigste Voraussetzung für ein M365 Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen ist, dass Microsoft 365 vollständig im Unternehmen ausgerollt ist und sämtliche betroffenen User lizenziert sind. Für die Mitarbeitenden am Desktop-Arbeitsplatz bedeutet das eine M365 Business oder Enterprise Lizenzierung und für die Front Line-/Blue Collar-Worker im Minimum eine F3-Lizenz 

Die Vorteile eines Qualitätsmanagementsystems mit Microsoft 365 

  • Keine zusätzlichen Lizenzkosten für eine neue Drittsoftware 
  • Integration Ihres Prozessmanagements in den digitalen Arbeitsplatz MSFT Teams 
  • Tiefere Akzeptanzhürde bei Ihren Mitarbeitenden aufgrund des bekannten bereits bekannten Umfeldes 
  • Keine Abhängigkeit von einer einzelnen Spezialfirma, da die Lösung komplett mit Standardmitteln aus M365 realisiert wurde 
  • Diverse Erweiterungs- und Individualisierungsmöglichkeiten dank den vielfältigen Tools 
  • Skalierbarkeit  

Die Nachteile eines Qualitätsmanagementsystems mit Microsoft 365 

  • Beschränkung auf die Standard-Möglichkeiten von Microsoft 365 
  • Technischer Look & Feel in der Arbeit mit SharePoint Online 
  • Keine automatische Visualisierung der Prozesse möglich, was aber auch nur ganz wenige teure Spezialsoftwares können 

Vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten 

Mit den Werkzeugen aus Microsoft 365 lassen sich verschiedene weitere Geschäftsfälle aus dem Bereich des Qualitätsmanagements umsetzen: 

  • Kontinuierliche Verbesserungsprozesse 
  • Risiko- und Chancenmanagement inkl. Heatmap 
  • Mess- und Prüfmittelverwaltung 
  • Führen von Schulungsnachweisen 
  • Vertragsmanagement 
  • Erstellung und Verwaltung umfangreicher Sicherheitsdispositive  

Fazit 

Viele Unternehmen setzen Microsoft 365 bereits ein, sind sich aber nicht bewusst, dass mit den bestehenden Lizenzen auch ein Prozessmanagementsystem implementiert werden kann. Dadurch entfallen die Zusatzkosten für teure Prozessmanagement-Softwares. Ein auf M365 basierendes Prozessmanagement kann direkt in den digitalen Arbeitsplatz eingebunden werden, was die tägliche Anwendung ungemein vereinfacht. 

Autor Leiter Team Collaboration und Mitglied der Geschäftsleitung bei IOZ AG

David Mehr

Zusammen mit seinem Team implementiert er Prozessmanagement- und Zusammenarbeitsplattformen für KMU in der gesamten Deutschschweiz und Süddeutschland. Für seine Fachexpertise wurde er von Microsoft mit dem MVP-Status ausgezeichnet.