Erfolgreiches Change Management für das volle Potenzial einer Cloud-Migration

Der Wechsel der Business IT in die Cloud ist die Gelegenheit, auch die Organisation, die Prozesse und die Arbeitsweise des Unternehmens neu auszurichten und effizienter zu gestalten. Zudem eröffnet ein modernes Cloud ERP wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oft auch neue Arbeits- und Geschäftsmodelle.

Doch um das Potenzial voll auszunutzen, braucht es im Vorfeld ein gelungenes Change Management, das alle Ebenen des Unternehmens umfasst. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie ein erfolgreiches Change Management bei einer Cloud Migration aussehen kann.

Vorteile und Herausforderungen

Die Vorteile der Cloud-Migration sind Flexibilität, Skalierbarkeit und stets aktuelle Software. Allerdings gibt es auch Herausforderungen wie die Anpassung der Prozesse, die Einhaltung von Datenschutzregeln und den Umgang mit Widerstand bei den Mitarbeitenden. Ein erfolgreiches Change Management ist daher entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Denn Change Management im Vorfeld einer Cloud-Migration zielt darauf ab, Menschen, Prozesse und Technologien in einer Organisation anzupassen, um den Übergang von einem On-Premises-System zu einem Cloud-basierten ERP-System zu erleichtern. Es hilft auch, die Akzeptanz, die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen, die Risiken und Kosten zu reduzieren sowie die gesetzten Ziele zu erreichen.

Dabei müssen alle im Boot sein: Sowohl die Geschäftsleitung als auch sämtliche Mitarbeitenden. Stösst dieser Wandel irgendwo auf Widerstand, ist ein Erfolg nur noch schwer zu erzielen. Es braucht deshalb eine klare Vision, ein engagiertes Change-Team, eine realistische Strategie, messbare Ziele, eine offene sowie wirksame Kommunikation, ein kontinuierlicher Miteinbezug der Mitarbeitenden und eine regelmässige Evaluation der Fortschritte.

Wichtigste Eckpunkte beim Change Management

Es gibt verschieden Modelle für ein erfolgreiches Change-Management, aber allen sind folgende Punkte gemeinsam:

  • Alle Beteiligten müssen miteinbezogen werden. Zeigen Sie auf, warum ein Wandel nötig ist, führen Sie Ihre Vision an und erklären Sie die Strategie. So holen Sie alle ins Boot und es hilft, die Beteiligten zu motivieren.
  • Transparente Kommunikation ist das A und O – und zwar kontinuierlich und aktiv. Informieren Sie regelmässig über den Stand, die Erfolge und die Herausforderungen des Wandels und holen Sie Feedback ein. So tragen alle diese Veränderung mit und arbeiten zusammen.
  • Leben Sie als Vorgesetzte das Mindset vor. Radikale Veränderungen müssen vom Management mitgetragen werden, es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden diese Dynamik spüren. Oft hilft auch die Veränderung der hierarchischen Strukturen hin zu einer zeitgemässen Netzwerkorganisation.
  • Die geeignete Methodik für die Veränderungen muss gewählt werden. Es gibt verschiedene Modelle und es lohnt sich, sich hier eingehend zu informieren, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
  • Die Auswirkungen der Veränderungen müssen fortlaufend analysiert werden – sowohl quantitativ als auch qualitativ. So können die richtigen Schlüsse gezogen und die nächsten Schritte in Angriff genommen werden.
  • Ein detaillierter Migrationsplan hilft, klare Ziele zu setzen. Darin sollten Massnahmen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen aufgeführt werden. Und ein solcher Plan hilft auch, den Fortschritt zu überwachen
  • Alle Mitarbeitenden müssen befähigt werden, mit den neuen Arbeitsmitteln und -methoden effizient zu arbeiten und ihre Fähigkeiten einzubringen, so dass alle über eine positive Einstellung und einem offenen Mindset verfügen. Dies führt zu einer Demokratisierung im Rahmen der Netzwerkorganisation.
  • Probleme oder Hindernisse müssen offen angesprochen, Lösungen entsprechend auch aktiv gesucht und umgesetzt werden. Das hilft, Hindernisse zu überwinden und den Wandel voranzutreiben.
  • Um die Erfolge des Wandels zu kontrollieren eigenen sich dann bewährte Methoden wie die Befragung der Mitarbeitenden und individuelle Interviews an. Auch dies sollte fortlaufend geschehen, um allenfalls eingreifen zu können.
  • Und nicht zuletzt: Lernprozesse müssen gewürdigt und Erfolge gefeiert werden. Dies hilft, die Lernkultur im Unternehmen zu fördern und die Verbesserungen zu unterstützen.

Fazit

Ein gelungenes Change-Management geschieht nicht von heute auf morgen. Alle Beteiligten müssen dranbleiben, dürfen sich nicht entmutigen lassen oder gar die Geduld verlieren. Es lohnt sich, denn dann steht einer gelungenen Migration auf ein modernes Cloud-ERP nichts mehr im Weg.

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Wenn die Migration der KMU-Software in die Cloud erfolgreich abgeschlossen ist, dürfen sich alle auf die neue Arbeitswelt freuen, auf neue Möglichkeiten und Chancen. Dank mehr Effizienz und Flexibilität sowie schlankeren Prozessen ist das Unternehmen und das ganze Team optimal aufgestellt für eine erfolgreiche Zukunft mit der Business IT aus der Cloud.

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redPoint Team Reto Krummenacher
Autor Cloud Sales und D365BC Projektleiter bei redPoint AG

Reto Krummenacher

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