ERP und Governance: Fundament für nachhaltigen Erfolg

ESG im ERP (Teil 2): Governance – Das Fundament für nachhaltigen Erfolg

Im ersten Teil unserer Blog-Serie haben wir beleuchtet, warum ESG (Environmental, Social, Governance) für Schweizer KMU von entscheidender Bedeutung ist und welche Rolle das ERP-System bei der Erfassung und Verwaltung ESG-relevanter Daten spielt. Während Umwelt- und Sozialaspekte oft im Vordergrund stehen, ist der Governance-Bereich (Unternehmensführung) das unsichtbare Rückgrat, das die gesamte ESG-Strategie trägt. Eine starke Governance stellt sicher, dass ESG-Ziele nicht nur auf dem Papier existieren, sondern auch effektiv umgesetzt, überwacht und verantwortungsvoll gesteuert werden. Dieser zweite Teil unserer Serie widmet sich der Governance im Detail und zeigt auf, wie Ihr ERP-System zu einem unverzichtbaren Werkzeug für eine transparente, ethische und regelkonforme Unternehmensführung wird.

Governance im ESG-Kontext: Mehr als nur Compliance

Governance im ESG-Kontext geht weit über die blosse Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften hinaus. Es geht um die Art und Weise, wie ein Unternehmen geführt und kontrolliert wird, um seine Werte, seine Kultur und seine Fähigkeit, langfristig Werte für alle Stakeholder zu schaffen. Eine robuste Governance-Struktur umfasst:

Transparenz und Rechenschaftspflicht: Klare Verantwortlichkeiten, offene Kommunikation und die Bereitschaft, Rechenschaft über Entscheidungen und deren Auswirkungen abzulegen.
Ethische Geschäftspraktiken: Die Verankerung von Integrität und Ethik in allen Geschäftsprozessen, einschliesslich der Bekämpfung von Korruption und Bestechung.
Risikomanagement: Die systematische Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken, einschliesslich ESG-bezogener Risiken wie Klimawandel, soziale Unruhen oder Reputationsschäden.
Interne Kontrollsysteme (IKS): Robuste Systeme zur Sicherstellung der Richtigkeit und Zuverlässigkeit von Finanzinformationen und zur Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften.
Stakeholder-Engagement: Die Berücksichtigung der Interessen aller relevanten Stakeholder – von Mitarbeitenden über Kunden und Lieferanten bis hin zu Investoren und der Gemeinschaft.
Vorstands- und Managementstruktur: Eine effektive Zusammensetzung des Vorstands und des Managements, die Diversität, Unabhängigkeit und die notwendige Expertise für die Steuerung des Unternehmens sicherstellt.

Für KMU mag dies zunächst überwältigend klingen, doch eine starke Governance ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Sie schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern und Finanzgebern, minimiert rechtliche und finanzielle Risiken und fördert eine Kultur der Integrität und Verantwortung. Das ERP-System kann hierbei ein mächtiger Enabler sein.

Die Rolle des ERP-Systems für eine starke Governance

Ein modernes ERP-System ist nicht nur ein Werkzeug zur Prozessoptimierung, sondern auch ein zentraler Pfeiler für eine effektive Unternehmensführung. Es bietet die notwendige Infrastruktur, um Governance-Prinzipien in die täglichen Abläufe zu integrieren und transparent zu machen:

Zentrale Datenquelle: Das ERP konsolidiert alle relevanten Geschäftsdaten an einem Ort. Dies schafft eine einzige, verlässliche Informationsquelle, die für alle Abteilungen zugänglich ist und die Grundlage für transparente Berichterstattung und Entscheidungsfindung bildet. Inkonsistente Daten aus verschiedenen Systemen gehören der Vergangenheit an.
Standardisierung von Prozessen: Durch die Implementierung von Best-Practice-Prozessen im ERP-System werden Abläufe standardisiert und automatisiert. Dies reduziert die Anfälligkeit für Fehler und Manipulationen und stellt sicher, dass Richtlinien und Vorschriften konsequent eingehalten werden.
Rollen- und Berechtigungskonzepte: ERP-Systeme ermöglichen die detaillierte Definition von Benutzerrollen und Zugriffsrechten. Dies stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf die Informationen zugreifen und die Aktionen ausführen können, für die sie autorisiert sind. Dies ist entscheidend für die Datensicherheit und die Verhinderung von Missbrauch.
Audit-Trails und Nachvollziehbarkeit: Jede Transaktion und jede Änderung im ERP-System wird protokolliert. Diese umfassenden Audit-Trails ermöglichen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle, was für interne Kontrollen, externe Audits und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften unerlässlich ist.
Interne Kontrollsysteme (IKS): Das ERP-System kann massgeblich zur Stärkung des IKS beitragen. Durch die Implementierung von Genehmigungsworkflows, Vier-Augen-Prinzipien und automatisierten Kontrollen werden Risiken minimiert und die Einhaltung von Richtlinien sichergestellt.
Transparenz in der Lieferkette: Eine gute Governance erstreckt sich auch auf die Lieferkette. Das ERP kann Informationen über Lieferanten, deren Zertifizierungen, Audit-Ergebnisse und die Einhaltung von Sozial- und Umweltstandards verwalten. Dies ermöglicht es Unternehmen, Risiken in der Lieferkette zu identifizieren und die Einhaltung ethischer Beschaffungspraktiken zu gewährleisten.

Durch die strategische Nutzung Ihres ERP-Systems können Sie eine Kultur der Transparenz, Rechenschaftspflicht und Integrität fördern, die weit über die reine Compliance hinausgeht und Ihr Unternehmen resilienter und vertrauenswürdiger macht. redPoint AG unterstützt Sie dabei, Ihr ERP-System optimal für eine starke Governance zu konfigurieren und zu nutzen.

Datenmanagement als Schlüssel zur Governance

Eine effektive Governance steht und fällt mit der Qualität und Verfügbarkeit der Daten. Im Kontext des ERP-Systems bedeutet dies ein robustes Datenmanagement, das die Integrität, Sicherheit und Zugänglichkeit aller relevanten Informationen gewährleistet. Ohne verlässliche Daten sind transparente Berichte und fundierte Entscheidungen unmöglich.

Die zentralen Aspekte des Datenmanagements für eine starke Governance umfassen:

Datenqualität: Das ERP-System muss Mechanismen zur Sicherstellung der Datenqualität bieten. Dies beinhaltet die Validierung von Eingaben, die Bereinigung von Duplikaten und Inkonsistenzen sowie die regelmässige Überprüfung der Datenintegrität. Schlechte Datenqualität führt zu fehlerhaften Berichten und untergräbt das Vertrauen in die Entscheidungsfindung.
Datenhoheit und -sicherheit: Insbesondere in der Schweiz, mit ihren strengen Datenschutzgesetzen, ist die Datenhoheit und -sicherheit von höchster Bedeutung. Ein ERP-System muss gewährleisten, dass Daten sicher gespeichert, vor unbefugtem Zugriff geschützt und die Vorschriften wie die DSGVO oder das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) eingehalten werden. Dies umfasst Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmässige Sicherheitsaudits.
Datenintegration: Für eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen müssen Daten aus verschiedenen Quellen – intern und extern – im ERP-System integriert werden. Dies ermöglicht es, Zusammenhänge zu erkennen und eine umfassende Basis für Governance-Entscheidungen zu schaffen.
Datenarchivierung und -aufbewahrung: Compliance-Anforderungen verlangen oft die langfristige Aufbewahrung von Daten. Das ERP-System sollte Funktionen zur revisionssicheren Archivierung bieten, die den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und gleichzeitig einen effizienten Zugriff auf historische Daten ermöglichen.
Master Data Management (MDM): Die Verwaltung von Stammdaten (z.B. Kunden, Lieferanten, Produkte) ist entscheidend für die Konsistenz und Genauigkeit der Daten im gesamten Unternehmen. Ein MDM-Ansatz im ERP stellt sicher, dass Stammdaten einmal definiert und unternehmensweit konsistent genutzt werden.

redPoint AG legt grossen Wert auf ein solides Datenmanagement in ihren ERP-Lösungen. Wir helfen Ihnen, die notwendigen Prozesse und Technologien zu implementieren, um die Datenqualität und -sicherheit zu gewährleisten, die für eine exzellente Governance unerlässlich sind.

Compliance und Risikomanagement durch ERP

Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien (Compliance) sowie das effektive Management von Risiken sind integrale Bestandteile einer guten Unternehmensführung. Ein ERP-System kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen, indem es Prozesse automatisiert, Transparenz schafft und die Überwachung erleichtert.

Automatisierte Compliance-Checks: Viele Compliance-Anforderungen können direkt im ERP-System abgebildet und automatisiert werden. Beispiele hierfür sind die Einhaltung von Genehmigungsprozessen, die Überprüfung von Kreditlimits bei Kunden oder die Sicherstellung, dass nur autorisierte Mitarbeitende bestimmte Transaktionen durchführen können. Dies reduziert das Risiko von Verstössen und minimiert den manuellen Aufwand.
Dokumentation und Auditierbarkeit: Das ERP-System dient als zentrale Ablage für alle relevanten Dokumente und Transaktionen. Dies gewährleistet eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die für interne und externe Audits unerlässlich ist. Audit-Trails im ERP ermöglichen es, jede Änderung nachzuvollziehen und die Einhaltung von Vorschriften zu belegen.
Risikoidentifikation und -bewertung: Durch die Analyse von Daten aus verschiedenen Modulen kann das ERP-System potenzielle Risiken frühzeitig identifizieren. Beispielsweise können ungewöhnliche Transaktionsmuster, hohe Retourenquoten oder Lieferantenengpässe als Indikatoren für Risiken dienen. Das System kann Warnmeldungen generieren und so ein proaktives Risikomanagement ermöglichen.
Interne Kontrollsysteme (IKS): Das ERP-System ist ein mächtiges Werkzeug zur Implementierung und Durchsetzung von IKS. Durch die Definition von Workflows, Berechtigungen und Kontrollpunkten im System wird sichergestellt, dass Geschäftsprozesse gemäss den internen Richtlinien ablaufen und Risiken minimiert werden. Dies umfasst die Trennung von Funktionen, das Vier-Augen-Prinzip und die automatische Überprüfung von Eingaben.
Regulatorisches Reporting: Viele Branchen unterliegen spezifischen Berichtspflichten. Ein gut konfiguriertes ERP-System kann die notwendigen Daten für diese Berichte automatisch zusammenstellen und in den erforderlichen Formaten bereitstellen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und gewährleistet die pünktliche Einreichung von Berichten.
Lieferketten-Risikomanagement: Das ERP kann dabei helfen, Risiken in der Lieferkette zu managen, indem es Informationen über die finanzielle Stabilität von Lieferanten, deren Compliance-Status und potenzielle Engpässe verfolgt. Dies ermöglicht es Unternehmen, alternative Lieferanten zu identifizieren oder präventive Massnahmen zu ergreifen, um Lieferunterbrechungen zu vermeiden.

redPoint AG unterstützt Schweizer Unternehmen dabei, ihre ERP-Systeme so zu konfigurieren und zu nutzen, dass sie nicht nur die Compliance gewährleisten, sondern auch ein robustes Risikomanagement ermöglichen. So schaffen Sie ein sicheres Fundament für Ihren nachhaltigen Geschäftserfolg.

Fazit

Governance ist das Rückgrat einer jeden erfolgreichen ESG-Strategie. Für Schweizer KMU bedeutet eine starke Unternehmensführung nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch die Schaffung einer Kultur der Transparenz, Rechenschaftspflicht und Integrität. Ihr ERP-System ist dabei ein unverzichtbarer Partner, der Ihnen die notwendigen Werkzeuge für ein robustes Datenmanagement, effektive Compliance und ein proaktives Risikomanagement an die Hand gibt.

Indem Sie Ihr ERP-System strategisch für Governance-Zwecke nutzen, legen Sie den Grundstein für nachhaltigen Erfolg, stärken das Vertrauen Ihrer Stakeholder und sichern die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. redPoint AG ist Ihr erfahrener Spezialist in der Schweiz, der Sie dabei unterstützt, Ihr ERP-System optimal auf Ihre Governance-Anforderungen auszurichten und so die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse zu erlangen. Im dritten und letzten Teil unserer Serie werden wir uns mit der strategischen Integration von ESG-Zielen ins ERP, Reporting und zukünftigen Entwicklungen befassen.