Executive Summary
Die Schweizer Wirtschaft stöhnt unter dem Fachkräftemangel. In den Medien, auf Konferenzen und in den Gängen der Unternehmen ist es das dominierende Thema. Doch wir sagen: Der Fachkräftemangel ist in vielen Fällen eine bequeme Ausrede, ein Symptom, aber nicht die eigentliche Krankheit. Die wahre Ursache für stagnierende Produktivität und überlastete Teams ist hausgemacht: ineffiziente, veraltete und nicht-automatisierte Prozesse. Dieser Blogpost ist ein Weckruf und eine Kampfansage. Wir treten den Beweis an, dass Sie nicht mehr Leute brauchen, sondern bessere Abläufe. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit gezielter Prozessautomatisierung die Fesseln der Ineffizienz sprengen und mit Ihrer bestehenden Mannschaft mehr erreichen als je zuvor. Vergessen Sie den frustrierenden Kampf um Talente. Investieren Sie Ihre Energie in die Optimierung Ihrer Prozesse. Dieser Post liefert Ihnen nicht nur die Argumente, sondern auch eine knallharte ROI-Berechnung und einen sofort umsetzbaren 30-Tage-Action-Plan, um den Worten Taten folgen zu lassen.
Die Fachkräftemangel-Falle: Warum Sie das Problem falsch angehen
Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften ist real, keine Frage. Doch für viele KMU ist er nicht die Wurzel des Problems, sondern ein Brandbeschleuniger für bereits existierende Schwachstellen. Jahrelang konnten ineffiziente, manuelle und repetitive Tätigkeiten durch den Einsatz von mehr Personal kompensiert werden. Diese Option entfällt nun. Die Konsequenz: Die verbleibenden Mitarbeiter ertrinken in Arbeit, die Motivation sinkt, die Fehlerquote steigt und die Wettbewerbsfähigkeit leidet. Anstatt jedoch die internen Abläufe kritisch zu hinterfragen, verfallen viele Unternehmen in eine passive Opferhaltung und beklagen den leeren Arbeitsmarkt. Dies ist ein fataler strategischer Fehler. Die Lösung liegt nicht darin, verzweifelt nach neuen Mitarbeitern zu suchen, sondern die Arbeit für die bestehenden Mitarbeiter intelligenter, schlanker und wertschöpfender zu gestalten.
„Der grösste Raum für Verbesserungen ist der Raum, in dem die meiste Zeit verschwendet wird.“
– Henry Ford
Genau hier setzt die Prozessautomatisierung an. Sie ist der Schlüssel, um die verborgenen Produktivitätsreserven in Ihrem Unternehmen zu heben.
Die Revolution der Effizienz: Mehr schaffen mit weniger Aufwand
Prozessautomatisierung bedeutet, manuelle, repetitive und regelbasierte Aufgaben an die Technologie zu übergeben. Das Ziel ist nicht, Mitarbeiter zu ersetzen, sondern sie von stupider Routinearbeit zu befreien, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: kreative Problemlösung, strategische Planung und die Betreuung Ihrer Kunden. Die Potenziale sind enorm. Studien zeigen, dass durch Automatisierung die Produktivität um bis zu 40% gesteigert werden kann. (1)
Top 5 Prozesse mit dem grössten Automatisierungspotenzial in KMU:
- 1.Angebots- und Auftragserstellung: Von der automatischen Erfassung von Anfragen bis zur Erstellung und dem Versand von standardisierten Angeboten.
- 2.Rechnungsverarbeitung: Automatisierte Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen.
- 3.Mitarbeiter-Onboarding: Automatisierte Bereitstellung von IT-Zugängen, Zuweisung von Schulungen und Erledigung administrativer Aufgaben.
- 4.Bestellwesen und Lagerverwaltung: Automatisierte Auslösung von Bestellungen bei Erreichen von Mindestbeständen.
- 5.Kundenservice: Automatisierte Beantwortung von Standardanfragen durch Chatbots oder E-Mail-Automatisierung.
Die knallharte ROI-Berechnung: Wann rechnet sich Automatisierung?
Reden wir nicht um den heissen Brei. Automatisierung ist kein Selbstzweck, sie muss sich rechnen. Betrachten wir ein konkretes Beispiel:
Die Müller Mechanik AG, ein fiktives KMU mit 50 Mitarbeitern, automatisiert den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Annahmen:
- Anzahl Rechnungen pro Monat: 500
- Manuelle Bearbeitungszeit pro Rechnung (prüfen, kontieren, freigeben, buchen): 10 Minuten
- Durchschnittlicher Stundenlohn des zuständigen Mitarbeiters: CHF 45
- Fehlerquote bei manueller Erfassung (z.B. falsche Kontierung): 5%
- Kosten pro Fehlerkorrektur (Suchen, Klären, Umbuchen): CHF 50
- Investition in die Automatisierungslösung (einmalig): CHF 10’000
| Position | Manuell (pro Jahr) | Automatisiert (pro Jahr) | Einsparung |
| Zeitaufwand | 1’000 Stunden (500 Rechn. * 10 min * 12 Monate) | 200 Stunden (80% Reduktion) | 800 Stunden |
| Personalkosten | CHF 45’000 | CHF 9’000 | CHF 36’000 |
| Fehlerkosten | CHF 15’000 (500 * 12 * 5% * 50) | CHF 1’500 (90% Reduktion) | CHF 13’500 |
| Gesamtkosten | CHF 60’000 | CHF 10’500 | CHF 49’500 |
Return on Investment (ROI):
Die jährliche Einsparung beträgt CHF 49’500. Die einmalige Investition von CHF 10’000 hat sich also bereits nach weniger als 3 Monaten amortisiert. Der ROI im ersten Jahr beträgt 495%. Zusätzlich gewinnt der Mitarbeiter 800 Stunden pro Jahr, die er für wertschöpfendere Tätigkeiten nutzen kann. Das ist keine Milchbüchleinrechnung, das ist die knallharte Realität der Prozessautomatisierung.
Ihr 30-Tage-Action-Plan: Vom Reden zum Handeln
Sie sind überzeugt? Gut. Hier ist Ihr Fahrplan für die ersten 30 Tage.
- Woche 1: Die Prozess-Inventur. Identifizieren Sie die grössten Zeitfresser und die nervigsten, repetitiven Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern! Erstellen Sie eine Liste von 5-10 potenziellen Automatisierungs-Kandidaten.
- Woche 2: Die Priorisierung. Bewerten Sie die Kandidaten aus Woche 1 nach zwei Kriterien: Wie gross ist der potenzielle Nutzen (Zeitersparnis, Fehlerreduktion)? Und wie einfach ist die Umsetzung? Wählen Sie den einen Prozess mit dem besten Nutzen-Aufwand-Verhältnis als Ihr Pilotprojekt.
- Woche 3: Die Werkzeug-Wahl. Evaluieren Sie, mit welchen Tools Sie Ihr Pilotprojekt umsetzen können. Eine Plattform wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet mit der nahtlosen Integration von Power Automate bereits im Standard mächtige Werkzeuge für die Workflow-Automatisierung, ohne dass Sie eine Zeile Code schreiben müssen.
- Woche 4: Der erste Prototyp. Setzen Sie Ihr Pilotprojekt um. Starten Sie klein, holen Sie sich Feedback von den Anwendern und optimieren Sie den Prozess schrittweise. Feiern Sie den ersten Erfolg und kommunizieren Sie ihn im ganzen Unternehmen.
Fazit: Machen Sie sich Ihre Fachkräfte selbst!
Der Fachkräftemangel ist eine Herausforderung, aber er ist auch eine riesige Chance. Er zwingt Sie, endlich die Ineffizienzen anzupacken, die Sie schon lange vor sich herschieben. Hören Sie auf, über den leeren Arbeitsmarkt zu klagen. Fangen Sie an, die Potenziale in Ihrem eigenen Unternehmen zu heben. Jeder automatisierte Prozess ist wie eine neu geschaffene, digitale Fachkraft, die 24/7 fehlerfrei für Sie arbeitet. Investieren Sie in Ihre Prozesse, entfesseln Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft. Die Technologie dafür ist da. Sie ist ausgereift, bezahlbar und einfacher zu implementieren als je zuvor. Worauf warten Sie noch? Die redPoint AG hilft Ihnen dabei, den ersten Schritt zu machen.
Referenzen
[1] McKinsey & Company. (2023). The state of AI in 2023: Generative AI’s breakout year.
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