Welche Ziele hat sich Ihr Unternehmen dieses Jahr gesetzt: Umsatz steigern? Produktionskosten senken? Mehr Kundenorientierung? Damit Zielvorgaben nicht nur Wunschdenken bleiben, sondern auch tatsächlich erreicht werden, sollten Sie Ziele stets SMART formulieren.
Ziel statt Absicht
Ein Hauptgrund, warum Projekte nicht zufriedenstellend abgeschlossen oder Zielvorgaben nicht erreicht werden, sind unklare, nicht eindeutig formulierte Ziele. Ein Beispiel für eine schlechte Formulierung ist beispielsweise „Wir müssen den Umsatz erhöhen“. Warum ist das schlecht? Zunächst einmal ist das eigentlich gar kein Ziel, sondern eine Absicht, eine Aufgabe. Zudem wird für die Empfänger der Botschaft nicht eindeutig klar, was sie konkret erreichen sollen. Während sich der Geschäftsführer eine Steigerung um 10 Prozent vorstellt, peilen die Mitarbeiter womöglich nur ein Plus von 0,001 Prozent an. Immerhin ist das eine Steigerung. Wie lässt sich also die Diskrepanz zwischen Zielformulierung und Zielerreichung überwinden? Indem Sie wesentlich präziser formulieren, etwa: „Ihr Ziel ist es, in den Quartalen 1+2 durch neue Angebote die Abonnentenzahl um 10% gegenüber dem Vorjahreszeitraum zu steigern“. Das klingt doch wesentlich konkreter, oder? Hier erkennen Mitarbeiter direkt, welches Ergebnis sie wann erreicht haben müssen. Und damit kommen wir zur SMART-Methode.
SMART-Methode
Das Akronym SMART stammt aus dem Amerikanischen und hat folgende Bedeutung:
S (specific): Definieren Sie Ziele so spezifisch wie möglich.
M (measurable): Welcher Wert soll erreicht werden? Wie/woran ist die Zielsetzung messbar?
A (attractive/accepted): Setzen Sie Ziele so, dass Mitarbeiter sie akzeptieren und sich motiviert für die Erreichung einsetzen.
R (realistic): Ist das Ziel realistisch? Kann es erreicht werden?
T (terminated): Bis wann soll das Ziel erreicht werden? In welchem Zeitrahmen muss es erreicht werden?
Die Formulierung von Zielen ist wichtig, um sich auf dem Weg von einem IST- zu einem SOLL-Zustand nicht zu verirren. Dabei wird aber nicht die Vorgehensweise beschrieben, sondern ein konkreter, zu erreichender Zustand.
Dies gelingt unmissverständlich mit der SMART-Methode:
- Bei der Formulierung von Zielen kommt es darauf an, so spezifisch und präzise wie möglich zu sein. Nur so können Missverständnisse vermieden werden und Mitarbeiter auf das Gleiche hinarbeiten. Geben Sie genau vor, um welchen Erfolgsparameter es geht. Etwa, für welches Produkt der Umsatz gesteigert werden soll, welches Marktsegment gemeint ist.
- Legen Sie fest, welcher Zustand nach Abschluss des Projektes erreicht sein soll. Um die Zielerreichung prüfen zu können, muss dieser messbar sein. Das gelingt bei quantitativen Vorgaben einfacher, etwa „15% mehr Neukunden“. Aber auch qualitative Ziele – etwa Verbesserung der Qualität oder mehr Kundenzufriedenheit – lassen sich messen, zum Beispiel „Steigerung der Kundenzufriedenheit durch 10% weniger Reklamationen “. Anhand dieser Vorgehensweise lässt sich gut kontrollieren, ob das Ziel ganz oder nur teilweise erreicht wurde.
- Für die Erreichung von Zielen ist ganz entscheidend, dass die Vorgaben von den Beteiligten akzeptiert werden. Denn eins ist klar: Kaum ein Projekt lässt sich leicht oder ohne Aufwand umsetzen. Mitarbeiter müssen dafür (hart) arbeiten, Einsatz zeigen und auch Rückschläge hinnehmen. Indem Sie die für die Zielerreichung verantwortlichen Mitarbeiter oder Führungskräfte mit in die Zielformulierung einbeziehen, legen Sie den Grundstein für mehr Akzeptanz und Motivation.
- Unrealistische Zielvorgaben sind demotivierend und werden nicht zum gewünschten Ergebnis führen. Damit sich die Beteiligten einbringen, müssen Ziele realistisch und erreichbar sein. Lassen Sie sich von Mitarbeitern beraten, was machbar ist. Sie besitzen dafür das nötige Fach- und Hintergrundwissen.
- Jedes Ziel braucht einen zeitlichen Rahmen, eine Deadline: „bis zum Datum XY muss …“, „am Ende des Monats/Jahres/ersten Quartals …“. Dieser Termin ist gleichzeitig der Kontrollpunkt, an dem gemessen wird, ob das Ziel erreicht wurde.
Anwendung von SMART
Ein formuliertes Ziel ist dann SMART, wenn es alle fünf Kriterien erfüllt. Dabei kann es aber durchaus Überschneidungen geben. Das Ziel „bis 31. Mai“ ist sowohl spezifisch als auch terminiert. Zudem kann es angemessen und realistisch sein. Es kommt also nicht darauf an, möglichst lange Ziele zu formulieren. Entscheidend ist, dass das Gesamtziel den Kriterien entspricht und so formuliert ist, dass keinerlei Missverständnisse aufkommen.
Ein Tipp: Überprüfen Sie immer, ob wirklich ein Ziel und nicht eine Aufgabe formuliert wurde. Das gilt übrigens auch bei Personalentwicklungsgesprächen. Eine Aufgabe ist beispielsweise „Bis 1. April arbeitet sich Herr Jäger in die neue Warenwirtschaft ein“. Ein SMART formuliertes Ziel hingegen könnte so lauten: „Herr Jäger beherrscht bis 1. April die Warenwirtschaft und liefert bis 14. April eine Auswertung der Online-Bestellungen im 1. Quartal.“
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