Hat Ihr Projekt einen echten Projektsponsor oder nur einen Namen auf dem Papier?

Der Erfolg heutiger Software-Einführungen ist eine anspruchsvolle Herausforderung. Anders als in der jüngsten Vergangenheit ist hier der Faktor Mensch das Zünglein an der Waage. Das organisatorische Change-Management ist wesentlich für den reibungslosen Ablauf und den Erfolg wichtiger Projekte. Aber die Veränderung des menschlichen Verhaltens und der Unternehmenskultur in Richtung der Kundenzentrierung ist eine schwierige Aufgabe. Ein starker und sichtbarer Projektsponsor ist unabdingbar, damit sich Ihre Organisation in die richtige Richtung bewegt. Leider kommen viele Organisationen oft nicht über die Ernennung eines Projektsponsors auf dem Papier hinaus.

Unternehmen ersetzen ihre Unternehmenssoftware im Durchschnitt alle 10 bis 12 Jahre. Das bedeutet, dass die meisten Unternehmen den Prozess von Auswahl, Kaufentscheidung und Einführung nicht sehr gut beherrschen. Das gilt nicht nur für Ihre IT-Abteilung und den internen Projektmanager, sondern auch für Ihr gesamtes Management. In den meisten Vorstandsetagen ist klar geworden, dass IT-Projekte heute mehr organisatorische als technische Unterfangen sind. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass Ihre Vorstandsmitglieder wissen, welchen Beitrag sie dabei leisten können. Und dass sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Aufgaben ihnen dabei zukommen.

Der Projektsponsor spielt bei einem Softwareprojekt eine sehr wichtige Rolle. Und die Art und Weise, wie er diese Rolle erfüllt, kann am Ende des Tages wirklich einen Unterschied machen. Es ist also sehr wichtig, die richtige Persönlichkeit und die richtigen Fähigkeiten für diese Rolle zu finden. Dazu müssen Sie dafür sorgen, dass diese Person gut auf ihre Rolle vorbereitet ist.

Hier finden Sie einige praktische Tipps für ein effizientes Projektsponsoring:

  • Sie sollten dafür sorgen, dass jeder weiss, wer der Projektsponsor ist
  • es ist wichtig, dass der Projektsponsor erreichbar ist und genügend Zeit hat
  • der Projektsponsor wählt den endgültigen Projektnamen aus, der idealerweise mit der Gesamtstrategie der Organisation verknüpft ist
  • der Projektsponsor übernimmt die Verantwortung für die Kick-off-Veranstaltung, ist dabei selbst anwesend und erklärt in einfachen Worten das Warum des Projekts
  • der Projektsponsor prüft, ob die „Warum dieses Projekt“-Botschaft in alle Abteilungen durchgedrungen ist, verstanden und beachtet wird
  • der Projektsponsor achtet darauf, dass er über das Projekt informiert ist und zügig auch über kleinere Störungen informiert wird
  • der Projektsponsor trifft Entscheidungen, wenn Diskussionen unerwartet zu lange dauern
  • der Projektsponsor bringt Kollegen, die sich störend verhalten und versuchen, den Fortschritt zu blockieren, wieder in die Spur
  • der Projektsponsor ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich
  • und der Projektsponsor schläft nachts nicht gut, wenn das Projekt nicht richtig läuft 😊.

Steht bei Ihnen die Einführung einer neuen Software oder ein größeres Software-Upgrade an? Dann sollen Sie unbedingt dafür sorgen, dass Sie die richtige Person für diese Aufgabe finden. Wenn der Sponsor für Ihr Projekt nur ein Papiertiger ist, ist das eine verpasste Chance, die Sie viel Zeit, Geld und Energie kosten kann!

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Autor Head Marketing, Business Development und Innovation bei redPoint AG

Michael Kunz

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