Komplexität ist der Erzfeind aller erfolgreichen Projekte!
Die Komplexität ist eine der Hauptursachen für teilweise oder vollständig gescheiterte Umsetzungen von ERP-Projekten. Mitarbeitende, die an diesen alten, aber so vertrauten Gewohnheiten festhalten, können mit dieser Einstellung einen Zeitzünder für Ihr Projekt bedeuten. Das gilt insbesondere, wenn Ihr Unternehmen an stark umkämpften Märkten mit mehr oder weniger gleichwertigen Produkten oder Dienstleistungen agiert. Die entscheidende Frage ist, wie Sie den Grad der Komplexität begrenzen können, noch bevor die Umsetzung beginnt. Und damit Ihre Erfolgschancen verbessern.
Die meisten potenziellen Neukunden bevorzugen Anbieter mit einfachen Prozessen und einer transparenten Organisation. Auch talentierte Kandidaten ziehen es vor, in einem übersichtlichen und logisch organisierten Unternehmen statt in einer komplexen Organisation zu arbeiten.
Wer profitiert denn dann eigentlich von Komplexität?
Obwohl die meisten Menschen einfache Lösungen der Komplexität vorziehen, scheitern viele Einführungen von ERP-Systemen noch immer an eben dieser Komplexität. Hier drei Vorschläge, mit denen Sie dieses Problem vermeiden können.
1) Streichen Sie die Top-Ten der Komplexität aus Ihrem RFI
Bei der Bestimmung, was das neue System können soll, stellen viele Unternehmen ein Anforderungsprofil in einem sogenannten „Request for Information“ (RFI) zusammen. Darin sind die gebündelten Anforderungen und Wünsche aller Abteilungen und Mitarbeiter enthalten. Tipp: Ordnen Sie alle Wünsche nach dem Grad der Komplexität und lassen Sie die obersten zehn Prozent in der ersten Phase aus. Das hilft Ihnen ganz konkret, schnell und unter Einhaltung des Budgets live zu gehen. Bestimmen Sie dann, ob diese komplexen Wünsche immer noch dringend und relevant genug sind, um dann in der zweiten Phase berücksichtigt zu werden.
2) Ein Geschäftsfall pro Änderungswunsch
Wir Menschen mögen keine Veränderungen. Es ist daher logisch, dass es viele Anfragen für Anpassungen, also veränderte Versionen der bereits vorhandenen Lösungen gibt. Das Ergebnis ist, dass immer neue Komplexität lauert. Tipp: Lassen Sie Ihre Kollegen alle Wünsche in einem ‚Business Case-Format‘ einreichen. Bestimmen Sie grob die zusätzlichen Kosten für die Entwicklung, das Testen und die langfristige Pflege der gewünschten Anpassung. Und bitten Sie den Kollegen, anzugeben, ob und wann sich die Investition hinter dem Änderungswunsch konkret amortisieren sollte.
3) Genehmigung durch den CEO
Einige der Anpassungswünsche entstehen erst während der Umsetzung. Und das hat durchaus seine Richtigkeit. Schliesslich begeistern die vielfältigen Möglichkeiten der neuen ERP-Lösung das Team. Es besteht auch häufig der Wunsch, das neue System so anzupassen, dass es der alten Lösung ähnelt. So möchten Menschen in ihrer Komfortzone bleiben. Tipp: Legen Sie eine Regel fest, dass jede gewünschte Anpassung während der Implementierung und auch in der Nutzungsphase eine formelle Zustimmung des CEO erfordert. Das wird sicherlich verhindern, dass die neue Lösung und damit Ihre Geschäftsprozesse unnötig komplex werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vermeidung von (neuer) Komplexität während der Auswahl- und Umsetzungsphase konkret dazu beiträgt, Ihre Chancen auf einen langfristigen Projekterfolg zu verbessern.
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