Sie möchten ein erfolgreiches ERP-Projekt durchführen? Hier sind 3 Tipps für bessere Leistungsangebote!
Leistungsangebote oder Proposals sind in jedem normalen Auswahlverfahren die ersten juristischen Dokumente. Diese Unterlagen geben Ihnen einen Einblick in Ihre Auslagen für die verschiedenen Aspekte der Einführung eines ERP-Systems. Sie geben Aufschluss über den Umfang der erforderlichen Arbeiten und der Projektplanung. Sie umfassen auch die Nutzungsbedingungen für Softwarelizenzen und Serviceleistungen. Und schliesslich informieren sie auch darüber, welche Unterstützung Sie nach dem GoLive erwarten können. Doch leider sind die meisten Leistungsangebote eher unvollständig. Oft sind sie nicht klar genug formuliert und/oder strukturiert, um ein vollständiges Bild von Ihren Investitionen, Ihren eigenen Anstrengungen und Ihren Risiken zu vermitteln. Hier sind 3 Tipps für bessere Proposals.
Was bedeutet „out-of-scope“ – nicht im Umfang enthalten?
ERP-Anbieter beschreiben in ihren Angeboten meist, was ihr Angebot beinhaltet. Sie zeigen Ihnen eine Liste von Funktionalitäten, Modulen und Funktionsbereichen. So weit, so gut. In Ihrer Rolle als (oft unerfahrener) Einkäufer ist es jedoch alles andere als selbstverständlich, dass Sie die Bedeutung all dieser Faktoren verstehen. Das Risiko von Annahmen, die Sie möglicherweise treffen, ist immens. Und wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, was Sie wirklich gekauft haben, ist es möglicherweise für Änderungen schon zu spät.
Um derartige Probleme zu vermeiden, sollten Sie Ihre Anbieter auffordern, auch Bereiche und Funktionalitäten zu beschreiben, die ausdrücklich nicht abgedeckt sind. Was ist also „out-of-scope“ – nicht im Umfang enthalten?
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie während der Umsetzung weniger in Versuchung geraten, den Umfang Ihres Projektes nachträglich zu erweitern.
Welche Aufgaben müssen Sie übernehmen?
Ein ähnlicher Ansatz ist auch bei den Serviceleistungen sinnvoll. Natürlich benötigen Sie die spezifischen Kenntnisse und Erfahrungen Ihres bevorzugten Implementierungspartners. Denken Sie an Projektmanagement, Unternehmensberatung, Beratung bei Veränderungen, Entwicklung und Schulungen. Allerdings besagen diese Angebote nicht viel, solange Sie nicht wissen, für welchen Teil der erforderlichen Aktivitäten Sie verantwortlich sind.
Bitten Sie die Anbieter um eine Übersicht, in der alle Aktivitäten aufgeführt sind, die für eine vollständige Projekteinführung inklusive GoLive-Support und Support nach dem GoLive erforderlich sind. Bestehen Sie eine ausformulierte, unmissverständliche „Aufgabenteilung“. Für welchen Teil trägt der Anbieter die Verantwortung? Und welcher Teil ist im Leistungsangebot nicht enthalten und muss von Ihnen geleistet werden? Das gibt Ihnen sicherlich wichtige Aufschlüsse über die Kapazität, die Kosten und den Aufwand, den Sie erbringen müssen.
Was sind Ihre Risiken?
Der dritte Aspekt betrifft die Projektrisiken. Wir alle wissen, dass die Einführung einer neuen Software immer mit Risiken verbunden ist. Genauso, wie es ziemlich riskant ist, Ihre ERP-Software nicht zu modernisieren! Diese Risiken können in zwei Teile unterteilt werden: die allgemeinen Risiken und die spezifischen Risiken für Ihre Organisation. Sie können von der langjährigen Erfahrung Ihrer Anbieter profitieren, indem Sie sie um eine angemessene Risikoanalyse bitten. Sie sollten mit Ihrem bevorzugten Anbieter dann auch eingehend besprechen, wie er mit diesen Risiken umgeht, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.
Die Verbesserung der Qualität und Relevanz Ihrer Ausschreibungen kann Ihnen helfen, das Angebot Ihres bevorzugten Anbieters besser zu verstehen und zu bewerten. Mit den so gewonnen Erkenntnissen steigt die Wahrscheinlichkeit eines rundherum erfolgreichen Projekts erheblich!
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