Sie suchen nach einer neuen Softwarelösung? Verkürzen Sie Ihre Liste der Lösungen, die infrage kommen!

Unternehmen wollen eine schnelle Profitabilität (ROI) ihrer ERP-Systeme erzielen. Oft werden jedoch in der Auswahlphase unnötig viele Kosten verursacht. Dadurch wird der Druck auf eine schnelle Kapitalrendite erhöht, schon bevor die eigentliche Umsetzung begonnen hat.

Die Auswahl von ERP ist oft eine reine Gefühlssache, auch wenn Sie als Einkäufer das gerne anders sehen würden. Viele Unternehmen arbeiten von einer Vorabliste (oder Long-List) auf eine Short-List hin und treffen so ihre endgültige Auswahl. Eine wichtige Frage ist, was Sie von den Anbietern in den einzelnen Phasen verlangen. Und wie viel Zeit und Energie Sie selbst dabei aufwenden wollen.

Alle Anbieter auf der Vorauswahlliste (Long-List) mit Request for Information-Material mit mehr als tausend (!) Fragen zu konfrontieren, ist zu viel verlangt. Die gilt vor allem, wenn Sie im Nachhinein feststellen, dass einige von ihnen von der Liste gestrichen werden können, «weil sie keine Referenzen in Ihrem Sektor haben». Das hätten Sie einfacher und schneller herausfinden können, oder?

Ein Besuch von sechs Anbietern für einen ganztägigen Workshop ist auch nicht sinnvoll. Vor allem, wenn Sie Ihre gesamte Projektgruppe oder Arbeitsgruppe in dieses Meeting einbeziehen. Nur um dann später Kandidaten von der Liste zu streichen, «weil ihre Benutzeroberfläche etwas chaotisch aussieht». Oder Sie lassen Ihren derzeitigen Anbieter «aus Höflichkeit» teilnehmen, obwohl von Anfang an klar ist, dass er keine Chance hat!

Dies alles ist unabhängig von den Leistungen, die Sie von Ihrem ERP-Anbieter verlangen. Denken Sie daran, wie viel Zeit und Energie Ihnen das abverlangt? Haben Sie in Ihrem Business Case all diese Kosten berücksichtigt? Politisches Taktieren und die eigene Absicherung sind in der Auswahlphase Motivationen, die eine wesentliche Rolle spielen. Um möglichen Vorwürfen vorzubeugen, entscheiden Sie sich dafür, auch die Verkäufer, an denen Sie Zweifel hatten, zur Teilnahme zuzulassen. Aber wer profitiert von einem solchen Vorgehen?

Wie kann dieser Prozess verbessert werden? Legen Sie zunächst auf Managementebene die fünf wichtigsten Auswahlkriterien fest. Verwenden Sie diese Kriterien, um zwei Anbieter herauszufiltern, gehen Sie erst dann in die Tiefe. So sparen Sie eine Menge Zeit und Energie. Und Sie halten die Kosten Ihres Auswahlverfahrens unter Kontrolle. Ausserdem zeigt dieser Ansatz mehr Respekt gegenüber Ihren Anbietern.

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Stehen Sie am Anfang eines ERP Projekts oder sind Sie dabei, eine ERP-Lösung zu evaluieren? Dann ist diese Checkliste für Sie.

Autor Head Marketing, Business Development und Innovation bei redPoint AG

Michael Kunz

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