Sie wollen erfolgreiche Projekte durchführen? Die Zeit ist immer Ihr schlimmster Feind!

Bei der Auswahl und Umsetzung einer neuen ERP-Software ist die Zeit oft Ihr schlimmster Feind. Der Grund dafür ist meist ein Mangel an guter Planung, an richtiger Entscheidungskompetenzen und manchmal auch fehlendes Engagement und Mutlosigkeit. Oder einfach unzureichendes Wissen und Erfahrungen bei der Umsetzung von Projekten. Indirekt sind das die wesentlichen Ursachen für das teilweise oder völlige Scheitern von Projekten.

Bei den meisten Auswahlverfahren von Software wird ein Datum vereinbart, zu dem das neue System betriebsbereit sein muss. Bei ERP-Systemen ist das in der Regel der Beginn eines neuen Finanzjahres – oft auch des neuen Kalenderjahres. Aber ohne einen vernünftigen Projektplan sind Sie nicht in der Lage, das Projekt zuverlässig zu steuern. Täglich gibt es Verspätungen. Mit allen verbundenen Folgen …

Wenn sich das Auswahlverfahren verzögert und der Termin für die Inbetriebnahme feststeht, müssen Sie die Umsetzungsaktivitäten kompakter gestalten. Zeitdruck führt immer zu übertriebener Eile und damit zu Fehlern. Leider beinhaltet die letzte Phase auch die Schulung Ihrer Endnutzer. Und sie werden bei Zeitknappheit wahrscheinlich schlecht geschult oder sogar völlig ungeschult an der „intuitiven“ Lösung arbeiten. Ohne ein wirklich gutes Verständnis der aktualisierten und modernisierten Prozesse. Ist es dann wirklich überraschend, dass Endbenutzer die schlechte Angewohnheit beibehalten, unternehmenskritische Daten in eigenen Excel-Dateien zu speichern?

Besonders wenig hilfreich in diesem Prozess ist der hartnäckige Glaube unter Vertriebsspezialisten, dass man an Software- oder Produktdemonstrationen und Workshops am besten als Letzter teilnehmen sollte. Ohne eine gute Organisation werden Ihre Zeitfenster für Produktdemonstrationen dann knapp. Das Gleiche gilt für Ihren Wunsch, Angebote rechtzeitig zu erhalten.

Hier kann eine Planung helfen, die alle Auswahlschritte detailliert beschreibt. Bestimmen Sie feste Termine und teilen Sie diese allen Ihren Anbieter gleich zu Beginn mit. Sie die sind nicht in der Lage, eine Demonstration für ein neues Produkt in der vorgesehenen Zeit auf die Beine zu stellen? Oder können die ein Angebot nicht rechtzeitig liefern? Machen Sie es zu ihrem Problem! Überlassen Sie sie ihrem Schicksal. Ihr Unternehmen muss vorankommen, und es gibt keine Wartezeiten.

Es muss Klarheit herrschen. Je besser Sie das handhaben, desto eher können Sie das gewünschte Verhalten erwarten.

Letztendlich ist eine gute und rechtzeitige Umsetzung der zweitbesten Lösung besser als die beste Lösung, die mit aller Gewalt gegen Widerstand umgesetzt werden muss.

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Autor Head Marketing, Business Development und Innovation bei redPoint AG

Michael Bechen (Kunz)

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