Steht eine neue ERP-Einführung ins Haus? Schauen Sie sich erst an, was die neue Software Ihnen bieten kann, bevor Sie sie anpassen!

Unternehmen auf der ganzen Welt kämpfen heutzutage damit, ihre Geschäftsabläufe auf die sich ständig schnell ändernden Kundenpräferenzen abzustimmen. Wenn sie sich jedoch auf die Einführung einer neuen ERP-Software vorbereiten, haben oft das Gefühl, dass sie sich nicht von den bestehenden Prozessen lösen können. ‚Warum sollten wir etwas daran ändern?‘ Und ‚Haben wir das nicht schon immer so gemacht?‘ In den letzten 20 Jahren haben viele Unternehmen ihre neue Software an ihre bestehende Arbeitsweise angepasst – nur um dann festzustellen, dass all diese Anpassungen zu einem Hindernis wurden, das die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ihres Unternehmens stark einschränkte. Steht bei Ihnen eine neue ERP-Einführung an? Definieren Sie Ihre Prozesse und Ihr Denken, bevor Sie Ihre Software anpassen!

Die Geschäftswelt von heute unterscheidet sich stark von der als Ihr aktuelles ERP-System eingeführt wurde. Es ist einfach nicht vorstellbar, dass sich Ihre Lebensumstände und Herausforderungen nach COVID-19 nicht verändert haben. Um eine Replikation Ihres alten Systems zu vermeiden, sollten Sie zunächst prüfen, ob Sie Ihre Prozesse an Ihre neue ERP-Software anpassen können. Und Ihre neue Software nicht sofort an Ihre bestehenden Verfahren anpassen.

Es ist ratsam, die wichtigsten Anwender frühzeitig einzubeziehen und sie allmählich an die neue Software heranzuführen. Geben Sie ihnen zunächst eine erste Einführung und ermöglichen Sie ihnen dann Zugang zu einer Testumgebung. So können Sie ihnen mit sehr einfachen Schritten feststellen, ob (und wie) ihre Prozesse in das neue System passen. Auf diese Weise entdecken sie Möglichkeiten, die in ihrer alten Software nicht vorhanden waren. Und vielleicht stellen sie sogar fest, dass die Anpassungen, die sie in ihr altes System eingebaut haben, im neuen System nicht mehr benötigt werden.

Natürlich sehen sie auch mögliche Schwachstellen. Das bedeutet, dass manchmal auch Prozesse an die Software anpassen. Wenn man diese Überprüfungen mit Respekt und offenem Denken angeht, kann man gemeinsam viel erreichen.

Ein ganz wichtiger Schritt, den Sie auf keinen Fall auslassen sollten: Geben Sie Ihren Anwendern genug Zeit, um sich langsam mit der Software vertraut zu machen. Denn während sie all die neuen Möglichkeiten sehen, überlegen sie bereits, wie sie sie nutzen können. Das ist äusserst wichtig. Ihre Anwender verfügen über detaillierte Informationen zu den Prozessen und wissen daher genau, was an ihnen besonders ist und worauf genau Sie achten sollten.

Auf diese Weise gehen wir zunächst die grundlegenden Prozesse Schritt für Schritt durch und dann die schwierigeren Fälle. Im Wesentlichen geht es darum, dass wir gemeinsam herausfinden, wie dies im Rahmen der Möglichkeiten der Software geschehen kann.

Natürlich hilft es auch ungemein, wenn das Management klar kommuniziert, dass Anpassungen teuer und eher unerwünscht sind, da sie die Anpassungsfähigkeit des Systems und der gesamten Organisation langfristig einschränken. Fazit: Die frühzeitige Einbeziehung der Anwender in den Implementierungsprozess und eine klare Kommunikation der Geschäftsleitung sind ein guter Ansatz, um unnötige Anpassungen zu vermeiden und um sicherzustellen, dass sich Ihr Unternehmen an die Anforderungen des Marktes von heute anpasst.

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Autor Founder and owner, Dynamics and More

Guus Krabbenborg

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