Anforderungsanalyse
Kurz & Knapp: Die Anforderungsanalyse ist der wichtigste erste Schritt bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems. Hier definieren Sie systematisch, was Ihr neues System können muss, welche Prozesse es abbilden soll und welche Ziele Sie erreichen möchten. Eine gründliche Anforderungsanalyse ist der Schlüssel zum Projekterfolg und verhindert teure Fehlentscheidungen.
Warum ist die Anforderungsanalyse so wichtig?
Ohne klare Anforderungen ist ein ERP-Projekt wie eine Reise ohne Ziel. Sie wissen nicht, ob Sie angekommen sind, und der Weg wird unnötig lang und teuer.
Eine professionelle Anforderungsanalyse hilft Ihnen:
- Das richtige ERP-System zu finden
- Realistische Budgets und Zeitpläne zu erstellen
- Alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören
- Spätere Diskussionen und Nachforderungen zu vermeiden
Die wichtigsten Fragen der Anforderungsanalyse
Geschäftsprozesse:
- Welche Prozesse soll das neue System abbilden?
- Wo liegen die grössten Probleme im aktuellen System?
- Welche Prozesse möchten Sie standardisieren oder verbessern?
Funktionale Anforderungen:
- Welche Funktionen sind unverzichtbar (Muss-Kriterien)?
- Welche Funktionen wären wünschenswert (Kann-Kriterien)?
- Welche Branchenspezifika müssen berücksichtigt werden?
Technische Anforderungen:
- Wie viele Benutzer werden gleichzeitig arbeiten?
- Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind nötig?
- Soll das System in der Cloud oder lokal betrieben werden?
Organisatorische Anforderungen:
- Wer soll Zugriff auf welche Daten haben?
- Wie sollen Genehmigungsprozesse ablaufen?
- Welche Berichte und Auswertungen werden benötigt?
Der Prozess der Anforderungsanalyse
Phase 1: Vorbereitung (1-2 Wochen)
- Projektteam zusammenstellen: Vertreter aller betroffenen Abteilungen
- Ist-Analyse: Dokumentation der aktuellen Prozesse und Probleme
- Ziele definieren: Was soll mit dem neuen System erreicht werden?
Phase 2: Workshops (2-4 Wochen)
- Prozess-Workshops: Detaillierte Analyse aller Geschäftsprozesse
- Funktions-Workshops: Definition der benötigten Systemfunktionen
- Technische Workshops: Klärung der IT-Anforderungen
Phase 3: Dokumentation (1-2 Wochen)
- Lastenheft erstellen: Zusammenfassung aller Anforderungen
- Priorisierung: Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Kriterien
- Freigabe: Abstimmung und Genehmigung durch die Geschäftsleitung
Muss-Kriterien vs. Kann-Kriterien
| Typ | Definition | Beispiel | Auswirkung |
| Muss-Kriterien | Unverzichtbare Funktionen | Mehrwährungsfähigkeit für Export | System wird ausgeschlossen, wenn Kriterium fehlt |
| Kann-Kriterium | Wünschenswerte Funktionen | Mobile App für Aussendienst | Wird bei der Bewertung berücksichtigt, aber nicht ausschlaggebend |
Typische Anforderungskategorien
Finanzen & Controlling:
- Buchhaltung nach Schweizer Standards
- Kostenstellenrechnung
- Budgetplanung und -kontrolle
- Mehrwährungsfähigkeit
Verkauf & CRM:
- Angebots- und Auftragsverwaltung
- Kundenstammdaten und -historie
- Preisgestaltung und Rabatte
- Verkaufsberichte
Einkauf & Lager:
- Bestellwesen und Lieferantenverwaltung
- Lagerverwaltung und Inventur
- Bedarfsplanung
- Qualitätskontrolle
Produktion (falls relevant):
- Stücklistenverwaltung
- Produktionsplanung
- Kapazitätsplanung
- Maschinendatenerfassung
Häufige Fehler vermeiden
Zu oberflächlich: "Wir brauchen ein ERP-System" reicht nicht. Werden Sie konkret!
Nur IT-Sicht: Beziehen Sie alle Fachabteilungen ein, nicht nur die IT.
Wunschkonzert: Unterscheiden Sie klar zwischen "nice to have" und "must have".
Zu detailliert: Beschreiben Sie Anforderungen, nicht Lösungen.
Statisch denken: Berücksichtigen Sie auch zukünftiges Wachstum.
Das Ergebnis: Das Lastenheft
Die Anforderungsanalyse mündet in ein Lastenheft – ein Dokument, das alle Ihre Anforderungen strukturiert zusammenfasst. Dieses Lastenheft ist die Grundlage für:
- Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters
- Die Erstellung von Angeboten
- Die spätere Projektplanung
- Die Abnahme des fertigen Systems
Von der Anforderungsanalyse zum Pflichtenheft
Basierend auf Ihrem Lastenheft erstellt der ERP-Anbieter ein Pflichtenheft, in dem er beschreibt:
- Wie er Ihre Anforderungen umsetzen wird
- Welche Standardfunktionen genutzt werden
- Welche Anpassungen nötig sind
- Wie der Projektablauf aussieht
redPoint Unterstützung bei der Anforderungsanalyse
Als erfahrener ERP-Partner unterstützen wir Sie bei der professionellen Anforderungsanalyse:
- Strukturierte Workshops mit bewährten Methoden
- Branchenerfahrung aus hunderten von Projekten
- Neutrale Beratung vor der Systemauswahl
- Vollständige Dokumentation als Basis für Ihr Projekt
Sie stehen vor der Auswahl eines neuen ERP-Systems? Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Anforderungen analysieren.