Automatisierung
Kurz & Knapp: Automatisierung verwandelt wiederkehrende, manuelle Aufgaben in maschinell ausgeführte Prozesse. In einem modernen ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ist Automatisierung der Schlüssel zu mehr Effizienz, weniger Fehlern und zufriedeneren Mitarbeitern, die sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
Was bedeutet Automatisierung im ERP-Kontext?
Stellen Sie sich vor, Ihr ERP-System arbeitet wie ein zuverlässiger Assistent, der nie müde wird:
- Rechnungen werden automatisch verarbeitet – vom Eingang bis zur Zahlung
- Bestellvorschläge entstehen von selbst – basierend auf Lagerbeständen und Verkaufszahlen
- Kunden erhalten automatisch Benachrichtigungen – bei Lieferverzögerungen oder Zahlungserinnerungen
- Berichte werden regelmässig erstellt – ohne dass jemand daran denken muss
Das Ziel ist nicht, Menschen zu ersetzen, sondern sie von Routinearbeiten zu befreien.
Konkrete Beispiele für Automatisierung
Rechnungsverarbeitung
Ohne Automatisierung:
1.Rechnung kommt per E-Mail oder Post
2.Mitarbeiter tippt Daten manuell ein
3.Rechnung wird zur Freigabe weitergeleitet
4.Nach Freigabe wird Zahlung manuell ausgelöst
Mit Automatisierung:
1.Rechnung wird per Document Capture automatisch erfasst
2.System gleicht mit Bestellung ab
3.Bei Übereinstimmung: automatische Freigabe
4.Zahlung erfolgt zum optimalen Zeitpunkt automatisch
Bestellwesen
Automatische Bestellvorschläge basierend auf:
- Mindestbeständen und Meldebeständen
- Verkaufsprognosen und saisonalen Trends
- Lieferzeiten und Mindestbestellmengen
- ABC-Analyse und Artikelwichtigkeit
Kundenservice
Automatische Benachrichtigungen bei:
- Auftragsbestätigung und Versandmeldung
- Lieferverzögerungen oder Problemen
- Fälligen Zahlungen oder Mahnungen
- Wartungsterminen oder Service-Erinnerungen
Die Vorteile der Automatisierung
| Vorteil | Konkrete Auswirkung |
| Zeitersparnis | Mitarbeiter gewinnen 2-4 Stunden pro Tag für wichtigere Aufgaben |
| Fehlerreduktion | 90% weniger Eingabefehler durch manuelle Dateneingabe |
| Kostensenkung | Bis zu 30% Reduktion der Verwaltungskosten |
| Schnellere Prozesse | Rechnungen werden in Minuten statt Tagen bearbeitet |
| Besserer Service | Kunden erhalten sofortige, zuverlässige Informationen |
| Compliance | Automatische Einhaltung von Regeln und Vorschriften |
Automatisierung in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Workflows
Genehmigungsprozesse: Automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Freigabe Eskalation: Automatische Benachrichtigung bei überfälligen Genehmigungen Benachrichtigungen: E-Mails oder Teams-Nachrichten bei wichtigen Ereignissen
Power Automate Integration
Verbindung zu anderen Systemen: Automatischer Datenaustausch mit Office 365, SharePoint, oder externen Anwendungen Trigger-basierte Aktionen: Automatische Reaktion auf bestimmte Ereignisse Zeitgesteuerte Prozesse: Regelmässige Ausführung wiederkehrender Aufgaben
Künstliche Intelligenz (KI)
Vorhersagen: Automatische Prognosen für Verkäufe und Bedarf Anomalieerkennung: Automatische Warnung bei ungewöhnlichen Mustern Dokumentenerkennung: Automatische Extraktion von Daten aus Belegen
Schritt-für-Schritt zur Automatisierung
1. Prozesse identifizieren
Fragen Sie sich:
- Welche Aufgaben wiederholen sich täglich/wöchentlich?
- Wo entstehen häufig Fehler durch manuelle Eingabe?
- Welche Prozesse dauern unnötig lange?
- Wo vergessen Mitarbeiter regelmässig wichtige Schritte?
2. Prioritäten setzen
Bewerten Sie nach:
- Häufigkeit der Aufgabe
- Zeitaufwand pro Durchführung
- Fehleranfälligkeit
- Auswirkung auf Kunden oder Lieferanten
3. Einfach starten
Beginnen Sie mit:
- Automatischen E-Mail-Benachrichtigungen
- Einfachen Genehmigungsworkflows
- Automatischen Berichten
- Standardisierten Dokumentenvorlagen
4. Schrittweise erweitern
Bauen Sie aus mit:
- Komplexeren Workflows
- Integration zu anderen Systemen
- KI-gestützten Funktionen
- Mobilen Automatisierungen
Häufige Bedenken und Antworten
"Automatisierung ist zu komplex" → Moderne ERP-Systeme bieten viele vorgefertigte Automatisierungen, die ohne Programmierung aktiviert werden können.
"Was ist, wenn etwas schiefgeht?" → Automatisierte Prozesse haben eingebaute Kontrollen und können jederzeit manuell übersteuert werden.
"Unsere Prozesse sind zu individuell" → Automatisierung kann an Ihre spezifischen Prozesse angepasst werden.
"Mitarbeiter haben Angst vor Jobverlust" → Automatisierung schafft Zeit für wertvollere, interessantere Aufgaben.
ROI der Automatisierung
Typische Einsparungen:
- Rechnungsverarbeitung: Von 15 Minuten auf 2 Minuten pro Rechnung
- Bestellwesen: Von 30 Minuten auf 5 Minuten pro Bestellung
- Mahnwesen: Von 2 Stunden auf 15 Minuten pro Mahnung
- Berichtserstellung: Von 4 Stunden auf 10 Minuten pro Bericht
Amortisation: Die meisten Automatisierungsprojekte amortisieren sich innerhalb von 6-12 Monaten.
Best Practices für erfolgreiche Automatisierung
Klein anfangen: Beginnen Sie mit einfachen, häufigen Prozessen Mitarbeiter einbeziehen: Die Anwender kennen die Prozesse am besten Dokumentieren: Halten Sie fest, was automatisiert wurde und warum Überwachen: Prüfen Sie regelmässig, ob die Automatisierung wie gewünscht funktioniert Kontinuierlich verbessern: Automatisierung ist ein fortlaufender Prozess
Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse automatisieren? Lassen Sie uns gemeinsam die besten Möglichkeiten für Ihr Unternehmen finden.