DMS (Document Management System)

Kurz & Knapp: Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist das digitale Archiv und der zentrale Aktenschrank Ihres Unternehmens. Es dient dazu, alle geschäftsrelevanten Dokumente – von Verträgen und E-Mails bis hin zu technischen Zeichnungen und Rechnungen – strukturiert, sicher und revisionssicher zu speichern, zu verwalten und wiederzufinden.

Warum ist eine Excel-Liste und ein Ordner auf dem Server kein DMS?

Viele KMU verwalten ihre Dokumente in einer Ordnerstruktur auf einem Fileserver. Das scheint einfach, führt aber schnell zu Problemen:

• Chaos: Jeder Mitarbeiter legt Dokumente anders ab. Es gibt keine einheitliche Struktur.
• Versionen-Wirrwarr: Es kursieren mehrere Versionen eines Dokuments (z.B. Vertrag_final_V2_neu.docx). Niemand weiss, welche die aktuelle ist.
• Keine Sicherheit: Zugriffsrechte sind schwer zu verwalten. Sensible Dokumente sind oft für alle einsehbar.
• Mühsame Suche: Die Suche nach Dokumenten ist langsam und ungenau. Inhalte von gescannten PDFs werden nicht gefunden.
• Fehlende Revisionssicherheit: Änderungen sind nicht nachvollziehbar. Das Löschen von Dokumenten kann nicht verhindert werden, was gesetzliche Aufbewahrungspflichten verletzt.

Was leistet ein echtes DMS?

Ein DMS löst genau diese Probleme durch intelligente Funktionen:

Funktion	Ihr Nutzen
Zentrale, strukturierte Ablage	Alle Dokumente werden nach einem einheitlichen Schema abgelegt. Schluss mit dem Chaos!
Versionierung	Das System speichert automatisch neue Versionen eines Dokuments. Sie sehen immer die neueste Version und können auf ältere Stände zurückgreifen.
Revisionssichere Archivierung	Einmal archivierte Dokumente können nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden. Das erfüllt die gesetzlichen Anforderungen (GoBD/GeBüV).
Volltextsuche (OCR)	Das DMS durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern auch den kompletten Inhalt aller Dokumente – sogar von gescannten PDFs. Finden statt suchen!
Zugriffssteuerung	Sie legen detailliert fest, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen darf.
Integration ins ERP-System	Document Capture ist der Spezialist für den Posteingang. Es erfasst und verarbeitet eingehende Belege (v.a. Rechnungen) und übergibt sie an das ERP. DMS ist der Generalist für das Archiv. Es verwaltet alle Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus.

 Braucht mein KMU ein DMS?

Ein DMS ist für jedes Unternehmen sinnvoll, das seine Effizienz steigern, die Sicherheit erhöhen und gesetzliche Vorgaben einhalten möchte. Besonders dringend wird es, wenn:

• Mitarbeiter mehr Zeit mit Suchen als mit Arbeiten verbringen.
• Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen nicht gewährleistet ist.
• Wichtiges Wissen das Unternehmen verlässt, wenn ein Mitarbeiter kündigt.
• Sie papierlos und digital arbeiten möchten.

Machen Sie Schluss mit dem Dokumenten-Chaos. Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen Ihnen die passende DMS-Lösung für Ihr Unternehmen.

Verwandte Begriffe

• Document Capture
• Digitale Transformation
• Archivierung (Neuer Begriff)
• Workflow