Document Capture
Kurz & Knapp: Document Capture ist eine Software-Lösung, die Ihre eingehenden Dokumente – allen voran Kreditorenrechnungen – automatisch erfasst, ausliest und für die Verbuchung in Microsoft Dynamics 365 Business Central vorbereitet. Statt Rechnungen mühsam von Hand abzutippen, scannen Sie diese nur noch ein oder leiten die E-Mail weiter – den Rest erledigt die Software.
Der Weg einer Rechnung: Früher vs. Heute
| Prozessschritt | Früher (Manuell) | Heute (mit Document Capture) |
| 1. Posteingang | Rechnung aus dem Couvert nehmen, stempeln, im Haus verteilen. | Rechnung einscannen oder E-Mail mit PDF-Anhang an eine definierte Adresse weiterleiten. |
| 2. Dateneingabe | Buchhalter tippt Kopf- und Zeilendaten mühsam von Hand ins ERP-System ein. | Die Software liest alle relevanten Daten (Kreditor, Datum, Beträge, Artikelnummern) mittels OCR-Texterkennung automatisch aus. |
| 3. Prüfung & Freigabe | Papierrechnung wandert in einer Mappe von Schreibtisch zu Schreibtisch. | Die digitale Rechnung wird per E-Mail oder über ein Web-Portal an die zuständigen Personen zur Genehmigung geschickt. Der Prozess ist jederzeit nachvollziehbar. |
| 4. Verbuchung | Nach der Freigabe wird die Rechnung manuell im ERP verbucht. | Nach der digitalen Freigabe wird die Rechnung auf Knopfdruck im ERP verbucht. |
| 5. Archivierung | Die Papierrechnung wird in einem Ordner abgelegt und archiviert. | Das Originaldokument wird automatisch mit dem Buchungsbeleg im ERP verknüpft und digital archiviert. |
Die Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie den manuellen Erfassungsaufwand in der Buchhaltung um bis zu 80%.
- Fehlerreduktion: Vermeiden Sie Tippfehler bei Beträgen, IBAN-Nummern oder Referenzen.
- Schnellere Prozesse: Rechnungen werden schneller freigegeben, Skontofristen werden nicht mehr verpasst.
- Transparenz: Sie wissen jederzeit, wo sich eine Rechnung im Freigabeprozess befindet.
- Revisionssicheres Archiv: Finden Sie jeden Beleg in Sekundenschnelle direkt aus Ihrem ERP-System heraus.
Was ist OCR (Optical Character Recognition)?
OCR (Optische Zeichenerkennung) ist die Technologie hinter Document Capture. Sie wandelt die Pixel eines gescannten Bildes in maschinenlesbaren Text um. Moderne OCR-Engines sind selbstlernend und erkennen auch bei unterschiedlichen Rechnungslayouts zuverlässig, wo sich Rechnungsnummer, Datum oder Gesamtbetrag befinden.
Ist Document Capture das Gleiche wie ein DMS?
Nicht ganz. Document Capture ist spezialisiert auf die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsbelegen, um sie ins ERP zu bringen. Ein DMS (Dokumenten-Management-System) ist eine umfassendere Lösung für die Verwaltung und Archivierung aller Arten von Unternehmensdokumenten (Verträge, E-Mails, Protokolle etc.).
Document Capture ist oft der erste und wichtigste Schritt zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung und kann als Einstieg in ein umfassenderes DMS dienen.
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