E-Invoicing (Elektronische Rechnung)

Kurz & Knapp: Die ABC-Analyse ist eine einfache, aber mächtige Methode, um das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Sie teilt Ihre Artikel, Kunden oder Lieferanten in drei Kurz & Knapp: E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) ist der digitale Versand und Empfang von Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung per E-Mail können elektronische Rechnungen vom Empfänger automatisch verarbeitet werden. In der Schweiz wird E-Invoicing durch Formate wie ZUGFeRD und die QR-Rechnung vorangetrieben.

E-Invoicing vs. PDF per E-Mail: Der entscheidende Unterschied

Viele Unternehmen glauben, sie betreiben bereits E-Invoicing, weil sie PDF-Rechnungen per E-Mail versenden. Das ist jedoch nur die "Digitalisierung" des Papiers, nicht echter elektronischer Datenaustausch.

Merkmale	PDF per E-Mail	Echtes E-Invoicing
Format	Unstrukturierte PDF-Datei	Strukturierte Daten (XML, ZUGFeRD, EDI)
Verarbeitung beim Empfänger	Manuell: Daten müssen abgetippt oder mit Document Capture erfasst werden.	Automatisch: Rechnung wird direkt ins ERP-System importiert.
Fehlerquote	Hoch (Tippfehler, falsche Zuordnung)	Sehr niedrig (keine manuelle Eingabe)
Bearbeitungszeit	Mehrere Minuten pro Rechnung	Wenige Sekunden
Kosten	Hoch (Personalaufwand)	Niedrig (automatisiert)

Die wichtigsten E-Invoicing-Formate in der Schweiz

1. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Rechnung für Menschen und strukturierte XML-Daten für Maschinen in einer einzigen Datei kombiniert. Der Empfänger kann die Rechnung sowohl lesen als auch automatisch verarbeiten.

2. QR-Rechnung Die QR-Rechnung ist seit 2020 der neue Standard für Zahlungen in der Schweiz. Sie enthält alle Zahlungsinformationen in einem QR-Code und kann von Banking-Software automatisch gelesen werden.

3. EDI (Electronic Data Interchange) EDI ist das "Urgestein" des elektronischen Datenaustauschs und wird vor allem im Handel zwischen grossen Unternehmen verwendet.

4. Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) Peppol ist ein europäisches Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, das vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird.

Die Vorteile von E-Invoicing

Für den Rechnungssteller:

Kosteneinsparung: Keine Druck-, Porto- und Papierkosten.
Schnellere Zahlung: Elektronische Rechnungen werden schneller bearbeitet und bezahlt.
Weniger Rückfragen: Strukturierte Daten reduzieren Missverständnisse.
Umweltfreundlich: Papierloser Rechnungsversand.

Für den Rechnungsempfänger:

Automatisierung: Rechnungen können direkt ins ERP-System importiert werden.
Fehlerreduktion: Keine manuellen Eingabefehler.
Schnellere Bearbeitung: Automatische Weiterleitung an die zuständigen Personen.
Bessere Archivierung: Digitale Rechnungen sind einfacher zu finden und zu verwalten.

E-Invoicing mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business Central unterstützt verschiedene E-Invoicing-Formate:

Elektronische Belege: Rechnungen können in strukturierten Formaten (XML, EDIFACT) exportiert werden.
QR-Rechnung: Automatische Generierung von QR-Codes auf Schweizer Rechnungen.
E-Mail-Integration: Automatischer Versand von Rechnungen per E-Mail.
Peppol-Integration: Über Partner-Lösungen können Rechnungen über das Peppol-Netzwerk versendet werden.

Der Weg zur elektronischen Rechnung

1.Format wählen: Welches E-Invoicing-Format verwenden Ihre wichtigsten Kunden?

2.ERP-System vorbereiten: Kann Ihr System die gewählten Formate erstellen und verarbeiten?

3.Partner informieren: Kommunizieren Sie die Umstellung rechtzeitig an Ihre Geschäftspartner.

4.Pilotphase: Starten Sie mit wenigen, technikaffinen Kunden.

5.Rollout: Erweitern Sie schrittweise auf alle Geschäftspartner.

Sie möchten Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und von den Vorteilen des E-Invoicing profitieren? Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Business Central elektronische Rechnungen versenden und empfangen können.

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