Freigabeworkflow

Kurz & Knapp: Ein Freigabeworkflow ist ein automatisierter, digitaler Genehmigungsprozess im ERP-System. Anstatt Dokumente auf Papier durch das Unternehmen zu tragen oder per E-Mail zur Genehmigung zu versenden, steuert das System den Prozess automatisch. Ein typisches Beispiel ist die Freigabe von Eingangsrechnungen: Der Workflow sorgt dafür, dass die Rechnung automatisch an die richtige Person zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet wird, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird.

Wie funktioniert ein Freigabeworkflow?

Am Beispiel einer Eingangsrechnung in Microsoft Dynamics 365 Business Central lässt sich der Prozess einfach erklären:

1.Erfassung: Eine neue Eingangsrechnung trifft ein und wird per Document Capture (OCR) digital erfasst. Das System liest Kreditor, Rechnungsbetrag und weitere Details aus.

2.Workflow-Start: Basierend auf vordefinierten Regeln startet das System automatisch den passenden Workflow. Zum Beispiel:

• Regel 1: Wenn der Betrag < 500 CHF ist, gib die Rechnung sofort frei.
• Regel 2: Wenn der Betrag > 500 CHF ist, sende sie an den zuständigen Abteilungsleiter zur Genehmigung.
• Regel 3: Wenn der Betrag > 5.000 CHF ist, sende sie nach dem Abteilungsleiter zusätzlich an die Geschäftsführung.

3.Benachrichtigung: Der zuständige Genehmiger (z.B. der Abteilungsleiter) erhält automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail und eine Aufgabe in seinem Rollencenter im ERP-System.

4.Genehmigung: Der Genehmiger kann die Rechnung direkt im System prüfen (alle Belege sind digital angehängt) und mit einem Klick freigeben oder ablehnen.

5.Nächster Schritt: Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet. Bei Ablehnung geht sie mit einer Begründung zurück an den Absender.

Die Vorteile von digitalen Freigabeworkflows

Merkmal	Ohne Workflow (Manuell)	Mit Workflow (Automatisiert)
Geschwindigkeit	Langsam. Dokumente liegen tagelang auf Schreibtischen oder in E-Mail-Postfächern.	Schnell. Der Prozess läuft in Echtzeit, inkl. Eskalationen bei Abwesenheit.
Transparenz	Gering. Niemand weiss, wo sich ein Dokument gerade befindet.	Hoch. Der Status jedes Dokuments ist jederzeit nachvollziehbar.
Sicherheit	Gering. Skontofristen werden verpasst, Rechnungen gehen verloren.	Hoch. Das System überwacht Fristen und sorgt für eine lückenlose Dokumentation (Revisionssicherheit).
Flexibilität	Gering. Genehmigungen können nur im Büro erledigt werden.	Hoch. Genehmigungen können von überall per Webbrowser oder mobiler App erfolgen.

Anwendungsbeispiele für Workflows im ERP

Freigabeworkflows sind nicht auf Eingangsrechnungen beschränkt. Sie können für eine Vielzahl von Prozessen eingesetzt werden:

• Bestellanforderungen: Ein Mitarbeiter fordert neues Material an, der Vorgesetzte gibt die Anforderung frei, bevor eine Bestellung ausgelöst wird.
• Angebote: Angebote über einem bestimmten Wert müssen vom Verkaufsleiter genehmigt werden.
• Stammdatenänderungen: Die Neuanlage oder Änderung eines Kreditors muss von der Buchhaltung geprüft werden.
• Urlaubsanträge: Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge, die vom Vorgesetzten genehmigt werden.

Verlieren Sie auch den Überblick über Dokumente, die zur Genehmigung im Unternehmen kursieren? Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Freigabeworkflows Ihre Prozesse beschleunigen, transparenter und sicherer machen.

Verwandte Begriffe

• Automatisierung
• Document Capture
• Digitalisierung
• Internes Kontrollsystem (IKS) (Neuer Begriff)