Effizienz auf jeder Ebene: HKS setzt auf Dynamics 365 Business Central

Unser Auftrag

Die HKS Fördertechnik AG setzte bislang auf eine ERP-Lösung auf Basis von NAV2016. Doch mit zunehmender Digitalisierung stiegen auch die Anforderungen an Transparenz, Effizienz und Prozessintegration. Ziel war es daher, ein zukunftssicheres ERP-System einzuführen, das die technologische Basis für die weitere Unternehmensentwicklung legt. 

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central entschied sich HKS für eine moderne Plattform, um bestehende Prozesse zu professionalisieren und neue Potenziale zu erschliessen. 

Die Vorgehensweise

Der Projektstart erfolgte Ende August 2023 mit einer umfassenden Analyse und einem Detailkonzept. Bis Februar 2024 wurden die Grundlagen geschaffen, individuelle Anpassungen programmiert und erste Testdaten migriert. Die Funktionstests auf der Testdatenbank validierten sowohl übernommene Erweiterungen aus NAV2016 als auch neue Entwicklungen, inklusive gezielter Prozessoptimierungen. 

Die produktive Datenmigration startete Anfang Dezember und bereits am 9. Dezember 2024 konnte das System planmässig live gehen. Dank der intensiven Begleitung durch den redPoint-Projektleiter konnten offene Fragen gegenseitig rasch geklärt und der Go-live reibungslos umgesetzt werden. 

Im Rahmen des bewährten Schulungskonzepts «Train the Trainer» bildete redPoint die Key-User aus, die ihr Wissen später im Unternehmen weitergaben – effizient, praxisnah und nachhaltig. 

Projekterfolg

Im Zuge des ERP-Upgrades profitierte HKS Fördertechnik nicht nur von einer modernen Systemumgebung, sondern auch vom durchdachten Zusammenspiel ergänzender Lösungen aus dem Microsoft-Ökosystem: Mit SwissSalary, der Dime Plantafel sowie Microsoft Power BI steht dem Unternehmen heute eine leistungsstarke, vernetzte ERP-Landschaft zur Verfügung. 

Für ein noch effizienteres Servicemanagement wurden gezielte Erweiterungen wie ein Service-Rollencenter implementiert und die bestehende Artikelhistorie verbessert. Gleichzeitig konnten bestehende Prozesse weiter optimiert werden. 

Ein zentrales Projektthema war die umfassende Datenmigration – sie gelang lückenlos, inklusive der reibungslosen Überführung aller Datensatzanhänge vom internen Fileserver in die neue SharePoint-Cloud. 

Auch organisatorisch erwies sich das Projekt als Gewinn: Dank der guten und enger Zusammenarbeit mit redPoint wurde zusätzlich ein neuer Mandant aufgebaut – und das innerhalb des bestehenden Projektumfangs. Weitere Wünsche wurden aufgenommen und werden nachträglich als Teilprojekte umgesetzt, so konnten Budget und Zeitplan für das Einführungsprojekt konsequent eingehalten werden.  

Das Ergebnis: eine zukunftsfähige ERP-Plattform, die Prozesse vereinheitlicht, Daten intelligent vernetzt und die Digitalisierung bei HKS gezielt vorantreibt. 

Ergebnis

Gewählte Lösungen, Apps und Add-ons

Bei HKS Fördertechnik bildet Microsoft Dynamics 365 Business Central das neue Rückgrat der Unternehmensprozesse. Durch die Integration bewährter Add-ons wie SwissSalary, der Dime Plantafel sowie Microsoft Power BI profitiert das Unternehmen von einer leistungsstarken Gesamtlösung, die Effizienz, Transparenz und Usability vereint. Ergänzt wird das System durch gezielte Erweiterungen für das Servicemanagement sowie eine vollständig cloudbasierte Dokumentenablage via SharePoint – alles optimal auf die Bedürfnisse von HKS zugeschnitten. 

Prozessbereiche von Microsoft Dynamics 365 Business Central

• CRM & Marketing
• Verkauf und Auftragswesen
• Einkauf & Lager mit Artikelverwaltung
• Servicemanagement inkl. Serviceaufträge
• Finanzbuchhaltung
• Reporting / MIS

Eingesetzte redPoint-Apps

• «Add-in Felder» für eine bessere Übersicht dank Datenverknüpfungen
• «Marketing» für erweiterte Funktionen im CRM-Bereich
• «Zusatzfelder» für die einfache Einrichtung und Verwendung von benötigten Feldern
• «Erweiterte Belege» für die einfache Verwaltung von Belegen nach CI/CD Vorgaben
• «Datensatzhistorie» für eine ganzheitliche Übersicht zum Datensatz
• «Dokumentenmanagement» für das Erstellen und Ablegen von Dokumenten zu Stammdaten
• «Schnittstellen Basis» für die effiziente Realisierung einer Schnittstelle zu Drittsystemen
• «Mail Vorlagen» für die einfache Definition und Nutzung von Mail-Vorlagen direkt aus dem ERP
• «Excel Reports» für die Erstellung und Ausführung von eigenen Reports mit ERP-Daten
• «Statistik» für detaillierte Auswertungen aus einer umfangreichen Datenbasis
• «Webservice» für die Verwaltung und Nutzung von Webdiensten
• Diverse weitere redPoint-Apps zur Erleichterung und Optimierung der operativen Prozesse

Eingesetzte Add-ons

• SwissSalary 365 für einen modernen HR- & Lohnprozess
• SwissSalary EasyRapport für mobile Zeiterfassung
• Dime.Scheduler als grafische Ressourcenplanung
• Microsoft Power BI für dynamische Berichtsauswertungen

Anzahl User

• 65 Named User “Premium”

Kundennutzen

Investitionsschutz durch standardisierte Cloudlösung auf Microsoft Azure:

Mit dem Wechsel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Azure-Cloud sichert sich HKS Fördertechnik eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur. Die standardisierte Cloudlösung bietet Flexibilität und Skalierbarkeit, gleichzeitig garantiert sie durch Updates und modernste Sicherheitsstandards, dass das System technologisch stets auf dem neuesten Stand bleibt. Damit investiert HKS nicht nur in neue Funktionen, sondern auch in Stabilität, Ausfallsicherheit und planbare Betriebskosten. 

Mobile Serviceabwicklung mit optimierter Benutzeroberfläche:

Die 24 Servicetechniker von HKS profitieren durch die webbasierte Lösung von einem direkten, ortsunabhängigen Zugriff auf Business Central, einfach via Laptop. Service-Rapporte sowie technische Checklisten lassen sich mobil erfassen und nahtlos ins System integrieren.

Effiziente Prozesse durch Add-ons aus dem Microsoft-Ökosystem:

Dank Add-ons wie SwissSalary, der Dime Plantafel und Power BI profitiert HKS von digitalisierten Prozessen über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg. Die Module ergänzen Business Central nahtlos und sorgen für mehr Automatisierung, Transparenz und Auswertungstiefe, von der Lohnabrechnung über die Einsatzplanung bis zum Reporting. Damit werden Abläufe schlanker und Entscheidungen datenbasiert unterstützt.

Datendurchgängigkeit durch eine optimale Datenmigration:

Durch eine strukturierte Datenmigration gelang die nahtlose Überführung bestehender Daten und Informationen in Business Central. Die zentrale Datenhaltung sorgt für Transparenz, minimiert Medienbrüche und schafft die Grundlage für durchgängige Prozesse.

Verlässlichkeit durch hohe Lösungsorientierung seitens redPoint mit Erfahrung und Fachkompetenz:

Das Projekt zeichnete sich durch eine enge, lösungsorientierte Zusammenarbeit mit redPoint aus. Herausforderungen wie die komplexe Datenmigration oder der parallele Aufbau eines neuen Mandanten wurden mit hoher Fachkompetenz und Flexibilität gemeistert. Die strukturierte Planung, das agile Vorgehen und die Erfahrung des redPoint-Teams sorgten dafür, dass Termin- und Budgetziele eingehalten wurden und HKS heute auf eine verlässliche, zukunftsfähige ERP-Lösung zählen kann.

Bedienerfreundlichkeit durch redPoint-Apps

Die von redPoint entwickelten Erweiterungen machen Business Central für die Mitarbeitenden von HKS intuitiv nutzbar. Das Service-Rollencenter mit reduziertem Layout ermöglicht dem technischen Aussendienst einen schnellen Zugang zum System, inklusive digitaler Service-Rapporte und Checklisten. Die vereinfachte Bedienoberfläche erhöht die Akzeptanz und Effizienz im täglichen Einsatz spürbar.