Für nahezu jeden Geschäftsprozess gibt es eine spezialisierte Software. CRM, Zeiterfassung, Projektplanung, Dokumentenmanagement, E-Commerce, Service, Lager und Reporting lassen sich mit einzelnen Lösungen abdecken.
Jede Anwendung kann für sich betrachtet hervorragend funktionieren. Die Probleme entstehen meistens dazwischen.
Daten müssen übertragen, Schnittstellen gewartet und Berechtigungen mehrfach gepflegt werden. Mitarbeitende wechseln zwischen verschiedenen Oberflächen. Bei einem Fehler beginnt die Suche nach der Ursache und häufig fühlt sich kein Anbieter für den gesamten Prozess verantwortlich.
Deshalb stellt sich für viele Schweizer KMU eine strategische Frage: Sollen wir für jeden Bereich die beste Speziallösung einsetzen oder möglichst viel über eine gemeinsame Plattform abdecken?
Best-of-Breed bietet fachliche Tiefe
Beim Best-of-Breed-Ansatz wählt ein Unternehmen für jeden relevanten Prozess die funktional passendste Lösung. Ein spezialisiertes Planungssystem kann Anforderungen abdecken, die in einem allgemeinen ERP nicht vorgesehen sind. Eine branchenspezifische Serviceanwendung kann Abläufe unterstützen, die für das Geschäftsmodell entscheidend sind.
Das ist sinnvoll, wenn die betreffende Funktion einen echten Wettbewerbsvorteil schafft. Ein Produktionsunternehmen mit komplexer Feinplanung hat andere Anforderungen als ein Handelsbetrieb. Ein Servicedienstleister benötigt möglicherweise eine spezialisierte Einsatzplanung. Der Standard muss nicht um jeden Preis alles können.
Die fachliche Stärke einer einzelnen Lösung sagt jedoch noch nichts über die Qualität der gesamten Systemlandschaft aus.
Jede zusätzliche Anwendung erzeugt Übergaben
Neue Software bringt nicht nur Funktionen. Sie bringt auch ein eigenes Datenmodell, Benutzerkonten, Berechtigungen, Updates, Supportprozesse und Schulungsbedarf.
Besonders relevant sind die Übergaben. Kundendaten werden vom CRM ins ERP übertragen. Artikelinformationen fliessen in den Webshop. Projektstunden gelangen aus der Zeiterfassung in die Fakturierung. Belege werden aus einem Dokumentensystem an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Funktioniert eine dieser Verbindungen nicht, wird schnell unklar, wo das Problem liegt. Ist der Datensatz im Quellsystem falsch? Hat die Schnittstelle einen Fehler? Oder kann das Zielsystem die Information nicht korrekt verarbeiten?
Diese Komplexität wird bei der Beschaffung häufig unterschätzt, weil zunächst nur Lizenzpreis und Funktionsumfang verglichen werden.
Eine Plattform reduziert Reibungsverluste
Eine Plattformstrategie versucht, möglichst viele Prozesse in einem verbundenen Ökosystem abzubilden. Im Microsoft-Umfeld können Business Central, Microsoft 365, Power BI und Power Platform auf einer gemeinsamen technologischen Basis zusammenspielen.
Das erleichtert die Benutzerverwaltung, den Datenaustausch und die Automatisierung. Mitarbeitende arbeiten in vertrauten Anwendungen. Informationen lassen sich kontextbezogen bereitstellen und Prozesse über Systemgrenzen hinweg verbinden.
Der Vorteil liegt nicht darin, dass jede einzelne Funktion automatisch besser ist. Der Vorteil liegt in der geringeren Reibung zwischen den Funktionen.
Auch eine Plattform schafft Abhängigkeiten. Unternehmen sollten deshalb bewusst prüfen, wie stark sie sich an einen Anbieter binden und welche Export- oder Wechselmöglichkeiten bestehen. Eine Plattformstrategie ersetzt keine Architekturentscheidung. Sie macht sie lediglich übersichtlicher.
Nicht jede Lücke braucht eine neue Software
In der Praxis wird eine neue Anwendung oft eingeführt, weil ein einzelner Prozess im bestehenden System unbequem erscheint. Dabei wird zu wenig geprüft, ob der Standard bereits eine ausreichende Lösung bietet oder ob der Ablauf vereinfacht werden könnte.
Vor jeder zusätzlichen Anwendung sollten fünf Fragen beantwortet werden.
Welches konkrete Problem soll gelöst werden? Kann der bestehende ERP-Standard den Prozess ausreichend abdecken? Welche Daten müssen zwischen den Systemen ausgetauscht werden? Wer trägt die Verantwortung für Schnittstelle und Datenqualität? Und welche Kosten entstehen über den gesamten Lebenszyklus?
Zu diesen Kosten gehören nicht nur Lizenzen. Auch Integration, Tests, Updates, Support, Schulung und Fehleranalyse müssen berücksichtigt werden.
Wenn diese Fragen keine klaren Antworten liefern, ist die zusätzliche Software vermutlich noch nicht ausreichend begründet.
Wann eine Speziallösung richtig ist
Best-of-Breed ist sinnvoll, wenn ein Prozess für die Differenzierung des Unternehmens wichtig ist und im Standard nicht angemessen abgebildet werden kann.
Die Speziallösung sollte einen messbaren fachlichen oder wirtschaftlichen Vorteil schaffen. Ihre Integration muss stabil umsetzbar sein. Zudem braucht es eine verantwortliche Person im Unternehmen, die den Prozess und die Anwendung fachlich betreut.
Eine Speziallösung ist dagegen problematisch, wenn sie nur einen kleinen Komfortgewinn bringt, dafür aber neue Datenbrüche und Abhängigkeiten erzeugt.
Der Standard gehört ins Zentrum
Für die meisten KMU ist weder eine reine Plattformstrategie noch ein konsequenter Best-of-Breed-Ansatz ideal.
Das ERP sollte die zentralen Geschäftsprozesse möglichst durchgängig und standardnah abbilden. Dazu gehören je nach Unternehmen Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte, Produktion oder Service.
Apps und Speziallösungen ergänzen diesen Kern dort, wo eine echte fachliche Lücke besteht. Die Architektur folgt damit dem Geschäft und nicht der Anzahl verfügbarer Softwareprodukte.
Dieses Vorgehen hält die Landschaft beherrschbar und ermöglicht trotzdem Differenzierung.
Fazit
Die beste Softwarelandschaft besteht nicht aus möglichst vielen Spezialisten. Sie bildet die relevanten Geschäftsprozesse mit möglichst wenigen unnötigen Übergaben ab.
Eine integrierte Plattform reduziert Komplexität und erleichtert die Zusammenarbeit. Best-of-Breed schafft dort einen Vorteil, wo besondere Anforderungen für das Geschäftsmodell entscheidend sind.
Die richtige Lösung liegt häufig in einer klaren Kombination: ein starker ERP-Standard als Zentrum, ergänzt durch ausgewählte Apps und Speziallösungen mit nachweisbarem Nutzen.
Nicht jede Lücke braucht eine neue Software. Aber jede zusätzliche Software braucht einen guten Grund.
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