29.07.2021

Wie Sie den richtigen Funktionsumfang einer ERP-Lösung bestimmen

Evaluation ERP
ERP Funktionen im Standard

Zwischen 6-9 Jahre binden KMU sich im Schnitt an ihre ERP Software. Eine Implementierung tangiert praktisch alle Abteilungen und Prozesse und nimmt Einfluss auf viele Geschäftsprozesse. Aus diesem Grund ist es relevant, bereits am Anfang eines ERP-Projektes den benötigten Funktionsumfang zu bestimmen. 

  • Welche Anforderungen muss Ihre ERP-Software erfüllen?
  • Welche Prozesse sollen abgebildet werden?
  • Welche Funktionen oder Features werden in Zukunft nötig?

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie zu den Antworten auf diese Fragen kommen. 

Problemlösung schafft Motivation
Was wollen Sie mit Ihrer ERP-Lösung erreichen? Ihre Definition von Zielen spielt eine wichtige Rolle bei der Ausarbeitung des Funktionsumfangs. Listen Sie auf, ich welchen Schritten Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Überlegen Sie auch, an welcher Stelle oder zu welchem Zeitpunkt ein ausserordentlicher Handlungsbedarf besteht. Gibt es aktuell Prozessschritte, die besonders mühsam sind oder Schwierigkeiten bereiten? Fehlt es Ihnen am Überblick, da gewisse Analysen nicht möglich sind? Priorisieren Sie Funktionen und Features, die zur Behebung dieser Missstände notwendig sind, höher als andere. 

Eine Sammlung von Funktionen und Features finden Sie anhand der Analyse von Zielen und aktuellen Problemstellungen. 

Beachten Sie, um möglichst viele Mitarbeiter für das ERP-Projekt zu begeistern, die sogenannten «Quick-Wins». Darunter verstehen wir Funktionen, die einfach und schnell eine grosse Wirkung erzeugen. Ein mögliches Beispiel ist der mobile Zugriff auf das ERP-System. 

Beweisen Sie Weitblick beim Funktionsumfang
Niemand kennt Ihre Firma, das Umfeld, die Prozesse und die Branche besser als Sie. Klären Sie also vor der Implementierung des ausgewählten ERP-Systems unbedingt den Funktionsumfang. Wir empfehlen dabei: Denken Sie gross, voraus, und ich kleinen Schritten. Es ist unmöglich in einem Projekt jede Eventualität zu betrachten, Sie sollten aber die Entwicklung in den kommenden 2 – 5 Jahren im Blick behalten. 

Bleiben Sie aber auch realistisch. Viele Features mögen spannend klingen oder im Trend liegen, bei genauerer Betrachtungsweise passen diese aber nicht zu Ihren Anforderungen. Halten Sie diesen Grundsatz im Hinterkopf, so vermeiden Sie schon vor dem eigentlich Projekt Fehler. Hier lesen Sie, warum ERP Projekte scheitern

Sie fragen Sich nun, wie Sie zu einer realistischen Einschätzung kommen? Gehen Sie Schritt für Schritt vor:

  • Auswertung der Unternehmenstätigkeiten und Erfassung der Prozesse und Workflows. Führen Sie sich vor Augen welche Projekte in den letzten 5-8 Jahren bewältigt wurden.
  • Wie sehen die Prozesse in den vergangenen und den künftigen Projekten aus?
  • An welchen Stellen, bei welchen Prozessschritten gibt es Probleme?
  • Welche Ziele möchten Sie zukünftig erreichen?
  • Inwiefern kann/soll Sie ein ERP-System bei der Zielerreichung unterstützen?

Wir haben dazu eine Checkliste erstellt, diese steht hier zum Download bereit.

Zwei relevante Punkte wollen wir Ihnen noch an die Hand geben:
Erstellen eine Gewichtung / Priorisierung der Funktionen. Auf welche Aspekte können und wollen Sie auf keinen Fall verzichten? Welche Features bieten einen echten Mehrwert, sind aber nicht zwingend zur Erreichung der Ziele erforderlich?

Darüber hinaus raten wir Ihnen mit Wachstum zu rechnen. Ihr Unternehmen entwickelt sich kontinuierlich weiter. Der Funktionsumfang Ihrer Business Software muss damit mithalten können. Wählen Sie also kein System, das gegenwärtig Ihre aktuellen Ansprüche gerade so erfüllt. Stellen Sie sicher, dass sich Module und Schnittstellen erweitern lassen.