ERP-Evaluation leicht gemacht: Tipps & Tricks

ERP-Evaluation leicht gemacht: Tipps & Tricks

Die Entscheidung für ein ERP-System ist mehr als nur eine Softwarefrage – es ist eine strategische Weichenstellung. Ein falsch gewähltes System kann Prozesse lähmen, Mitarbeitende frustrieren und Kosten in die Höhe treiben. Mit der richtigen Lösung hingegen legen Sie den Grundstein für Effizienz, Skalierbarkeit und Innovation – und schaffen sich so einen Marktvorteil.

Damit Sie sich nicht im Angebotsdschungel verirren, sondern mit klarem Kopf Ihr Ziel erreichen, haben wir die wichtigsten Schritte und Denkansätze für Ihre ERP-Evaluation zusammengestellt – praxisnah, durchdacht und mit einem Augenzwinkern.

Ziele zuerst – Technik später

Bevor Sie sich mit Funktionen, Modulen und Anbietern beschäftigen, sollten Sie sich über eines im Klaren sein: Was wollen Sie mit dem neuen ERP-System erreichen? Sind es effizientere Prozesse? Eine bessere Datenverfügbarkeit? Oder die Vorbereitung auf unternehmerisches Wachstum?

Halten Sie Ihre strategischen Ziele schriftlich fest, und beziehen Sie die Fachabteilungen aktiv mit ein. Das schafft Akzeptanz und schärft den Blick für das Wesentliche.

Ohne klare Anforderungen keine gute Auswahl

Ein häufiger Fehler: Man geht zu früh auf Systemsuche. Stattdessen sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen definieren – am besten gemeinsam mit den späteren Anwendern. Fragen Sie sich:

• Welche Prozesse müssen abgebildet werden?
• Welche Daten sind kritisch?
• Welche Schnittstellen müssen bestehen bleiben?
• Welche Rollen benötigen welche Informationen?

Je genauer Sie Ihre Anforderungen kennen, desto einfacher ist es, die Anbieter zu filtern – und desto geringer ist das Risiko späterer Überraschungen.

Setzen Sie Prioritäten statt Wunschlisten

Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig. Unterteilen Sie Ihre Kriterien in “Must-have”, “Nice-to-have” und “Future” ein. Kein System kann alles perfekt. Ein System, das 80 Prozent Ihrer Kernprozesse solide abbildet, ist oft besser als eines, das theoretisch 100 Prozent kann, in der Praxis aber versagt. Die klare Gewichtung hilft Ihnen auch bei der Bewertung von Demos und Angeboten.

Weniger ist mehr

Der ERP-Markt ist gross. Sehr gross. Wer jedes System testen will, braucht ein Sabbatical. Deshalb: Grenzen Sie gezielt ein. Branchenfokus, Unternehmensgrösse, technologische Basis und Referenzen helfen, schnell zu filtern. Erstellen Sie eine Shortlist von drei bis fünf Anbietern, mit denen Sie dann in die Tiefe gehen. So bleibt die Evaluation übersichtlich und effizient – und Sie können mit jedem Anbieter echte Gespräche führen.

Sehen heisst verstehen: Live-Demos mit echten Szenarien

PowerPoint-Folien beeindrucken selten – echte Anwendungen hingegen schon eher. Bitten Sie die Anbieter deshalb um Live-Demos mit realistischen, unternehmensnahen Prozessen. Ideal ist es, wenn Sie Beispieldaten und konkrete Use-Cases liefern, und der Anbieter zeigt, wie das System diese abbildet.

Beobachten Sie dabei:

• Wie intuitiv ist die Bedienung?
• Wie flexibel ist das System bei Sonderfällen?
• Reagiert der Anbieter spontan auf Fragen?

So bekommen Sie einen Eindruck von der Alltagstauglichkeit und von der Anbieter-Kompetenz.

Vergessen Sie nicht den Blick hinter die Kulissen

Ein gutes System allein reicht nicht aus – der Anbieter muss auch zu Ihnen passen. Fragen Sie:

• Wie ist die Support-Organisation aufgebaut?
• Welche Erfahrungen hat der Anbieter mit ähnlichen Unternehmen?
• Wie oft wird die Software aktualisiert?
• Gibt es konkrete Informationen zu Weiterentwicklungen, Apps oder Add-ons?

Lassen Sie sich auch Referenzkunden nennen, mit denen Sie sich persönlich austauschen können.

Total Cost of Ownership: Nicht nur auf den Preis schauen

Die Lizenzkosten sind nur ein Teil der Wahrheit. Berücksichtigen Sie

• Implementierungskosten,
• Schulungskosten,
• laufende Wartung,
• Bindung interner Ressourcen,
• zukünftige Erweiterungen.

Erstellen Sie eine Total-Cost-of-Ownership- (TCO) Berechnung über fünf bis sieben Jahre. So erhalten Sie ein realistisches Bild der finanziellen Belastung und vermeiden böse Überraschungen.

Cloudbasierte ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central können hier punkten. Sie benötigen keine eigene Serverinfrastruktur, reduzieren den internen IT-Aufwand und kommen meist als skalierbares Abo-Modell statt mit hohen Einmalinvestitionen. Auch Updates und Wartung übernimmt der Anbieter – das spart nicht nur Kosten, sondern auch Nerven. Für viele Unternehmen bedeutet das: planbare, geringere Einstiegskosten und mehr Flexibilität bei Veränderungen.

Change Management nicht vergessen

Selbst die beste Lösung scheitert, wenn die Mitarbeitenden nicht mitziehen. Planen Sie deshalb von Anfang an Kommunikation, Schulung und Einbindung mit ein. Wer die spätere ERP-Nutzung akzeptiert und versteht, wird sie auch effizient nutzen.

Machen Sie deutlich, dass das neue System kein Selbstzweck ist, sondern ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit verbessert. Nicht nur von einem Einzelnen, sondern von der gesamten Organisation.

Fazit

Eine strukturierte ERP-Evaluation spart Zeit, Geld – und Nerven. Gehen Sie strategisch vor, definieren Sie klare Anforderungen, setzen Sie auf Qualität statt Quantität, und stellen Sie den Menschen in den Mittelpunkt. So wird Ihre ERP-Einführung kein Bauchgefühl-Projekt, sondern ein messbar erfolgreicher Schritt in Ihre digitale Zukunft.

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