In unserer Welt, jeder der Buisness Software, scheint der Weg vorgezeichnet: Früher oder später führt er zu einem leistungsstarken ERP-System. Als Anbieter von Microsoft Dynamics 365 Business Central könnten wir diese Erzählung bedenkenlos verstärken. Doch unsere Erfahrung aus über 20 Jahren Beratung für Schweizer KMU hat uns eines gelehrt: Ehrlichkeit und eine Partnerschaft auf Augenhöhe sind wertvoller als ein schneller Vertragsabschluss. Deshalb wagen wir eine kontroverse These: Für manche KMU ist Excel die bessere Lösung – zumindest im Moment.
Dieser Beitrag ist eine ehrliche Auseinandersetzung mit der Frage, wann ein Unternehmen wirklich von einem ERP-System profitiert und wann die gute alte Tabellenkalkulation nicht nur ausreicht, sondern sogar die klügere Wahl ist. Wir möchten Ihnen eine transparente Entscheidungshilfe an die Hand geben, die auf Ihre tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnitten ist, nicht auf unsere Verkaufsziele. Denn wir bei redPoint sind überzeugt: Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit dem Kauf einer Software, sondern mit dem Verständnis für Ihr einzigartiges Geschäft.
Der unterschätzte Held im Büro: Wann Excel die Nase vorn hat
Excel hat einen schlechten Ruf – oft zu Unrecht. Es wird mit Datenchaos, Formelfehlern und mangelnder Skalierbarkeit assoziiert. Doch in den richtigen Händen und im passenden Kontext ist Excel ein unglaublich mächtiges Werkzeug. Gerade für kleine Unternehmen und Start-ups bietet es entscheidende Vorteile:
- Maximale Flexibilität: In der Gründungsphase oder bei sehr dynamischen Geschäftsmodellen ändern sich Prozesse laufend. Excel erlaubt es Ihnen, schnell und ohne externe Hilfe Anpassungen vorzunehmen. Sie können neue Tabellen erstellen, Berechnungen ändern und Workflows im Handumdrehen adaptieren. Ein starres ERP-System wäre hier oft nur ein Klotz am Bein.
- Unschlagbare Kosten-Nutzen-Relation: Microsoft Office ist in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Es fallen keine zusätzlichen Lizenzgebühren an, und die Implementierungskosten sind praktisch null. Ein vollwertiges ERP-Projekt hingegen ist eine signifikante Investition – nicht nur in Form von Geld, sondern auch von Zeit und personellen Ressourcen.
- Keine Lernkurve: Ihre Mitarbeitenden kennen Excel. Es gibt keine Notwendigkeit für aufwendige Schulungen oder die Einarbeitung in eine komplexe neue Software. Die Akzeptanz im Team ist von Anfang an hoch, was die Produktivität sichert.
- Ideal für Ad-hoc-Analysen: Sie benötigen eine schnelle, einmalige Auswertung für eine strategische Entscheidung? Mit Excel erstellen Sie in wenigen Minuten Diagramme, Pivot-Tabellen und Was-wäre-wenn-Szenarien. Diese Agilität kann in einem ERP-System, das auf standardisierte Berichte ausgelegt ist, oft nicht erreicht werden.
| Szenario | Excel als gute Wahl | ERP als bessere Wahl |
| Unternehmensphase | Start-up, Kleinunternehmen mit < 5 Mitarbeitern | Wachstumsphase, etabliertes KMU |
| Prozesskomplexität | Einfache, lineare Prozesse | Vernetzte, abteilungsübergreifende Prozesse |
| Datenvolumen | Gering bis moderat | Gross und schnell wachsend |
| Anforderungen an die Zusammenarbeit | Eine Person oder ein kleines Team arbeitet an den Daten | Mehrere Abteilungen benötigen Echtzeitzugriff |
| Budget | Sehr begrenzt | Investitionsbudget für Digitalisierung vorhanden |
| Reporting-Bedarf | Ad-hoc-Analyse, einfache Berichte | Standardisierte, automatisierte Berichte, Dashboards |
Die Schattenseiten von Excel: Wann es Zeit für einen Wechsel wird
So sehr wir Excel für seine Stärken schätzen, so wichtig ist es, die Augen vor seinen Schwächen nicht zu verschliessen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, verwandeln sich die Vorteile von gestern schnell in die Engpässe von heute. Das Festhalten an Excel über diesen Wendepunkt hinaus kann ernsthafte Konsequenzen haben:
- Datensilos und “Excel-Hölle”: Jede Abteilung pflegt ihre eigenen Listen. Die Verkaufszahlen aus dem Vertriebs-Sheet stimmen nicht mit den Buchhaltungsdaten überein. Es gibt keine “Single Source of Truth”, was zu Fehlentscheidungen und ineffizienten Diskussionen führt.
- Hohe Fehleranfälligkeit: Ein Tippfehler in einer Formel, eine versehentlich gelöschte Zeile – menschliche Fehler sind in komplexen Excel-Strukturen an der Tagesordnung und können teuer werden.
- Mangelnde Skalierbarkeit: Mit zunehmender Datenmenge werden Excel-Dateien langsam und unübersichtlich. Die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer ist fehleranfällig oder gar nicht erst möglich.
- Fehlende Echtzeit-Informationen: Entscheidungen basieren oft auf veralteten Daten, da eine manuelle Konsolidierung und Aktualisierung Zeit kostet. Ihnen fehlt der sofortige Überblick über Lagerbestände, offene Posten oder die aktuelle Projektrentabilität.
- Sicherheitsrisiken: Wer darf welche Daten sehen, bearbeiten oder löschen? In Excel sind Zugriffskontrollen und eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen (Audit Trail) nur sehr umständlich zu realisieren.
Der Wendepunkt: Sind Sie bereit für ein ERP-System?
Der Übergang von Excel zu einem ERP-System ist keine Frage des “Ob”, sondern des “Wann”. Die folgenden Anzeichen deuten darauf hin, dass Ihr Unternehmen aus seinen Spreadsheets herausgewachsen ist:
- Sie verbringen mehr Zeit damit, Daten aus verschiedenen Listen zusammenzusuchen, als sie zu analysieren.
- Die manuelle Übertragung von Informationen (z.B. von der Offerte in die Rechnung) führt regelmässig zu Fehlern.
- Sie können auf Knopfdruck keine verlässlichen Aussagen über Ihre aktuelle Geschäftslage treffen.
- Die Inventur ist ein jährlicher Albtraum, und Sie wissen nie genau, was wirklich an Lager ist.
- Die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen (z.B. Nachverfolgbarkeit von Chargen) wird zum Kraftakt.
- Ihre Prozesse sind so komplex geworden, dass sie sich in Excel kaum noch abbilden lassen.
Wenn Sie sich in mehreren dieser Punkte wiedererkennen, ist es an der Zeit, über eine zentrale, integrierte Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central nachzudenken. Ein modernes Cloud-ERP-System fungiert als das zentrale Nervensystem Ihres Unternehmens. Es vernetzt alle Bereiche – von Finanzen über Verkauf und Einkauf bis hin zu Lager und Produktion – und sorgt für durchgängige, automatisierte Prozesse und eine verlässliche Datenbasis in Echtzeit.
Unser Versprechen: Beratung auf den Punkt gebracht
Bei redPoint leben wir unsere Werte: ehrlich, kundenorientiert und verbindlich. Wir sehen uns als Ihren Partner auf dem Weg der Digitalisierung, nicht einfach als Software-Verkäufer. Unser Ziel ist es, die für Sie beste Lösung zu finden – und das bedeutet auch, Ihnen offen zu sagen, wenn ein ERP-System für Sie (noch) nicht der richtige Schritt ist.
Wir würden Ihnen lieber raten, noch ein Jahr mit einem optimierten Excel-Prozess zu arbeiten und dann den richtigen Zeitpunkt für den Umstieg zu finden, als Ihnen eine Lösung zu verkaufen, für die Ihr Unternehmen noch nicht bereit ist. Denn unser Erfolg misst sich an Ihrem langfristigen Erfolg.
Sind Sie bereit für eine ehrliche Einschätzung?
Sie sind unsicher, ob Sie Ihre Excel-Listen ablösen sollten oder ob ein ERP-System die richtige Investition für Ihr KMU ist? Lassen Sie uns darüber sprechen – ganz offen und ohne Verkaufsdruck. In einem kostenlosen, unverbindlichen Beratungsgespräch analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle Situation, Ihre Prozesse und Ihre Ziele. Danach erhalten Sie von uns eine klare, ehrliche Empfehlung.
Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Beratungsgespräch: -> https://www.redpoint.swiss/kontakt/
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein ERP-System für ein KMU in der Schweiz? Die Kosten für ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central variieren stark je nach Anzahl der Benutzer, dem Funktionsumfang und dem Implementierungsaufwand. Cloud-Lösungen bieten oft ein flexibles, monatliches Preismodell pro Benutzer, was die Anfangsinvestition im Vergleich zu klassischen On-Premise-Lösungen deutlich senkt. Eine transparente Offerte, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, ist der beste Weg, um die genauen Kosten zu ermitteln.
Wie lange dauert die Einführung eines ERP-Systems? Die Dauer einer ERP-Einführung hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse und der Grösse Ihres Unternehmens ab. Mit einer klaren Methodik und einem erfahrenen Partner wie redPoint kann ein Standard-ERP-System oft innerhalb weniger Monate implementiert werden. Eine Migration von einer bestehenden NAV-Lösung kann ebenfalls sehr strukturiert und planbar umgesetzt werden.
Ist Excel wirklich eine Alternative zu einem ERP-System? Für sehr kleine Unternehmen oder in der Anfangsphase kann Excel als “Mini-ERP” dienen, um grundlegende Prozesse wie Auftragsverfolgung oder einfache Lagerhaltung zu verwalten. Es ist jedoch keine echte Alternative zu den integrierten, automatisierten und skalierbaren Funktionen eines vollwertigen ERP-Systems. Der Schlüssel liegt darin, den richtigen Zeitpunkt für den Wechsel zu erkennen.
