Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Upgrade einer bestehenden NAV Lösung

Die Einführung einer ERP-Software oder der Upgrade der bestehenden Lösung, also Ihr ERP-Projekt, verläuft bei uns nach einer bewährten Projektmethodik ab. Hier erfahren Sie mehr dazu:

Ihr ERP-Projekt, – die Implementierung

Die Implementierung von Unternehmensressourcenplanung (ERP, Enterprise Ressource Planning) ist ein vielschichtiger und komplexer Prozess, der eine konsequente Vorbereitung, Planung und Strategie erfordert. Die Integration einer Cloud ERP-Lösung kann zwischen 3 Monaten bis zu zwei Jahren dauern. Die Dauer des ERP-Projektes und die damit verbunden Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Grösse Ihres KMU, der Komplexität der aktuellen Konfiguration, der Anzahl der Benutzer und der Übernahme von Daten aus Altsystemen. Für die Dauer des Prozesses ist ebenfalls entscheidend, welchen Beitrag Sie und Ihre Organisation leisten können und wollen.

Auch wenn auf dem Weg zur erfolgreichen ERP-Einführung einige Modifikationen und Anpassungen erforderlich sein werden (agile Methode), ist die Ausarbeitung eines ERP-Projektplans von der Umsetzung ein wichtiger Schritt zu einer erfolgreichen Implementierung. Im Weiteren erfahren Sie, wie Sie den Prozess in Schritte unterteilen können. Darüber hinaus geben wir Ihnen Tipps (Best Practices), die den Prozess erleichtern und zum Erfolg führen.

Schritt 1: Vorbereitung und Planung

Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Team von Mitarbeitern und Managern zusammen, um Ihr ERP-Projekt zu entwickeln und auszuführen. Das so sichergestellte breite Spektrum an Fachwissen wird Ihnen einen kritischen Blick auf die Auswirkungen von System- und Prozessänderungen auf das Tagesgeschäft ermöglichen.

Der erste Schritt für dieses neue Projektteam besteht darin, die aktuellen Geschäftspraktiken zu bewerten (Prozessanalyse und process-mining).  Mit dem Ziel, Workflows und Prozesse zu identifizieren, die durch das neue ERP-System verbessert oder automatisiert werden können. Setzen Sie Prioritäten für diese Prozesse und nutzen Sie diese Analyse, um die Ziele und den Umfang der Massnahmen zu definieren.

Tipp: Studieren Sie Beispiele von ERP-Systemen in vergleichbaren Firmen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was in Ihrer Branche am besten funktioniert. Hier geht es zu unseren Referenzen: https://www.redpoint.swiss/referenzen/

Schritt 2: Verfahrensprüfung

Lassen Sie das ERP-Projektteam eine gründliche Überprüfung der Funktionalitäten und Fähigkeiten Ihres neuen ERP-Systems durchführen. Diese Überprüfung dient hat zwei Ziele:

  • Das Projektteam macht sich mit allen Aspekten der neuen ERP-Lösung vertraut.
  • Es kommt zutage, welche manuellen Prozesse durch das neue System automatisiert werden können.

Tipp: Befragen Sie die Verantwortlichen in den einzelnen Abteilungen, um festzustellen, wie die aktuellen Prozesse zusammenwirken und wie diese Prozesse am effektivsten automatisiert werden können.

Lesen Sie hier mehr: https://www.redpoint.swiss/erp-blog/sie-moechten-ein-erfolgreiches-erp-projekt-durchfuehren/

Schritt 3: Vorbereitung der Daten

In diesem Schritt definieren Sie, welche Ihrer vorhandenen Daten in das neue System konvertiert werden müssen. Analysieren Sie die Daten vorgängig, um nutzlose und veraltete Informationen auszusondern. Wo immer möglich, suchen Sie nach den Originalbelegen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten zu überprüfen. Dieser Schritt ist sehr hilfreich, denn umso akkurater Ihre Daten sind umso nützlicher wird Ihre neue ERP-Software.

Tipp: Setzen Sie realistische Erwartungen an den Vorgang mit allen Beteiligten, und informieren Sie sich offen über den Verlauf. Auf diese Weise können Unsicherheiten über die Änderungen der Tools und Prozesse abgebaut und die Akzeptanz der neuen Software nach der Einführung gefördert werden.

Lernen Sie, warum ERP Projekte scheitern: https://www.redpoint.swiss/erp-blog/warum-erp-projekte-scheitern/

Schritt 4: Testphase und Schulungen

Lassen Sie das Projektteam an einer Testdatenbank mit tatsächlichen Transaktionen üben. Dies mit dem Ziel, die Systemausgaben zu überprüfen, die Genauigkeiten zu testen und sicherzustellen, dass die Integration und Schnittstellen ordnungsgemäss funktionieren. Zusätzlich zum Testen des neuen Systems kann diese praktische Erfahrung mit der neuen Software dazu genutzt werden, das Projektteam bei der Erstellung von Checklisten und Prozessdokumentationen für die internen Schulungen zu unterstützten.

Tipp: Wandeln Sie Checklisten und Prozessdokumentation in Standartanleitungen um, die im gesamten Unternehmen zugänglich sind und regelmässig aktualisiert werden.

Schritt 5: Einführung und Auswertung

Stellen Sie eine sogenannte «Go-Live»-Checkliste für die Tage und Wochen nach der Implementierung zusammen, um sicherzustellen, dass die folgenden Anforderungen erfüllt werden:

  • Prüfung des ERP-Systems nach der Inbetriebnahme
  • Zeitplan und Budget inkl. Überstunden abbilden
  • Kommunikationsprotokolle für Systemausfälle
  • Datensicherungsprozess -> auch bei Cloud Lösungen

Erwarten Sie am «Go-Live»-Tag viele Fragen und Herausforderungen. Stellen Sie sicher, dass das Projektteam bereit ist, die beteiligten Abteilungen während des gesamten Prozesses zu begleiten, und das auch IT-Ressourcen bereitstehen, die bei Bedarf Änderungen und Anpassungen vornehmen. Die ERP-Implementierung erfordert Arbeit, aber die Vorteile in Bezug auf Produktivität und Betriebskosten sind es wert.

Bewerten Sie nach der Bereitstellung die Ergebnisse Ihrer ERP-Lösungen anhand der von Ihnen in der Planungsphase definierten Ziele und Vorgaben.

  • Erfüllt Ihr neues System diese Ziele?
  • Ist die Automatisierung manueller Prozesse effektiv?

Falls nicht, sind zusätzliche Änderungen und Verfeinerungen erforderlich.

Tipp: Führen Sie regelmässige Audits durch, um die Ausgabe der ERP-Lösung im Benchmark zu vergleichen, um festzustellen, ob die Lösung einen Mehrwert darstellt.

Sparen Sie Zeit und Geld und vermeiden Sie Frustration: arbeiten Sie mit einem Lösungspartner zusammen.

Die Zusammenarbeit mit einem Lösungsanbieter zu Beginn Ihrer ERP-Implementierung kann Ihre Erfolgschancen erhöhen. ERP-Anbieter wie redPoint helfen, die häufigsten Fehler und Fallstricke zu vermeiden. Wir verwalten den Kauf (Abo), die Bereitstellung und die Erstkonfiguration Ihrer ERP-Lösung. Dabei sind wir auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und NAV spezialisiert. Wir sind zertifizierter Gold Partner für Microsoftprodukte im Bereich der Business Softwarelösungen. Wir bringen gerne unsere bewährten Methoden und Erfahrungen in die Umsetzung ein.

Lassen Sie uns gemeinsam an Ihrem Projekt arbeiten.

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. Melden Sie sich für ein unverbindliches Erstgespräch.

Autor Head Marketing, Business Development und Innovation bei redPoint AG

Michael Bechen (Kunz)

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