Microsoft Dynamics 365 BC & Copilot: KI-Potenzial für KMU

Microsoft Dynamics 365 Business Central und Copilot: Ihr Weg zu intelligenterem Wachstum für KMU

Microsoft Dynamics 365 Business Central und Copilot: Eine umfassende Analyse für KMU

Heute kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ständig auf der Suche nach Lösungen, die ihre Effizienz steigern, Prozesse optimieren und ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine immer wichtigere Rolle. Microsoft Dynamics 365 Business Central, eine umfassende ERP-Lösung, und Microsoft Copilot, ein KI-gestützter Assistent, bilden zusammen eine leistungsstarke Kombination, die das Potenzial hat, die Arbeitsweise von KMU grundlegend zu verändern. Dieser Blogpost beleuchtet detailliert, worum es sich bei diesen Technologien handelt, wie sie zusammenwirken, welche Vorteile sie für KMU bieten, aber auch welche potenziellen Nachteile und Vorbehalte es gibt. Darüber hinaus fliessen kritische Einschätzungen, insbesondere von Organisationen wie AlgorithmWatch, in unsere Analyse ein, um ein umfassendes und sachliches Bild zu zeichnen.

Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine umfassende, cloudbasierte Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt wurde. Sie dient dazu, Geschäftsprozesse zu optimieren und verschiedene Bereiche eines Unternehmens miteinander zu verbinden, darunter Finanzen, Lagerverwaltung, Vertrieb und Kundenservice. Business Central fungiert als zentrale Datenplattform, die Echtzeit-Einblicke liefert und so fundiertere Entscheidungen ermöglicht.

Kernfunktionen und -merkmale:

Business Central bietet eine breite Palette an Funktionen, die in zwei Lizenzstufen – Essentials und Premium – unterteilt sind. Die Essentials-Lizenz umfasst unter anderem:

• Finanzmanagement: Verwaltung von Hauptbuch, Debitoren und Kreditoren, Unterstützung mehrerer Währungen, Budgetierung, Anlagenbuchhaltung, Konsolidierungen, Kostenrechnung und KundenZahlungen.
• Vertrieb und Lieferung: Abwicklung von Verkaufsrechnungen, Auftragsverwaltung, Preisgestaltung und Rabatte, alternative Lieferadressen, Retourenmanagement und Massenrechnungsstellung.
• Lagerverwaltung: Verwaltung von Lagerplätzen, Umlagerungen, Multi-Lager-Versand, Kommissionierung und Einlagerung.
• Lieferplanung und Verfügbarkeit: Bedarfsplanung, Bestandsvorhersage, Auftragszusagen und Planung grosser Bestellungen.
• Vertrieb und Marketing: Kontaktmanagement, Kampagnenmanagement, Interaktions- und Dokumentenmanagement, E-Mail-Protokollierung und Opportunity-Management.
• Einkauf und Kreditoren: Abwicklung von Einkaufsrechnungen, Bestellverwaltung, Retourenmanagement, Einkaufspreisnachlässe und Lieferantenmanagement.
• Bestandsmanagement: Artikelkategorien, Artikelattribute, Artikelverfolgung, Unterstützung mehrerer Standorte, Umlagerungen, Zykluszählung und Bestandsanalyseberichte.
• Projektmanagement: Grundlegende Ressourcenplanung, Kapazitätsmanagement, Kostenverfolgung und Zeiterfassung.

Die Premium-Lizenz erweitert diese Funktionen um Service-Management und Fertigungsfunktionalitäten.

Vorteile von Business Central:

• Cloud-Plattform: Als echte Cloud-Lösung ermöglicht Business Central den Zugriff von überall und jederzeit.
• Leistungsstarke Prognosen: KI-gestützte Prognosen helfen bei der Bestandsoptimierung und der Antizipation von Kundenbedürfnissen.
• Integration in die Microsoft-Plattform: Nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Lösungen wie der Dynamics 365 Suite, Microsoft 365 Produktivitätstools und der Power Platform.
• Datenzentralisierung: Alle Daten werden in leicht zugänglichen Dashboards organisiert, was allen Beteiligten relevante Geschäftseinblicke bietet.
• Finanzberichterstattung: Anpassbare Funktionen für das Finanzmanagement.
• 24/7-Zugriff auf Geschäftsdaten: Die Cloud-basierte Zugänglichkeit gewährleistet kontinuierliche Geschäftsabläufe.

Business Central hebt sich von Wettbewerbern ab, indem es eine robuste, skalierbare und erschwingliche ERP-Lösung bietet, insbesondere für Unternehmen, die bereits in Microsoft-Tools investiert haben. Es bietet Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten für spezifische Branchen- und Betriebsanforderungen.

Was ist Microsoft Copilot in Business Central?

Microsoft Copilot in Business Central ist ein KI-gestützter Assistent, der darauf ausgelegt ist, Kreativität zu fördern, die Produktivität zu steigern und mühsame Aufgaben innerhalb von Dynamics 365 Business Central zu eliminieren. Er ist der weltweit erste KI-gestützte Assistent, der speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist.

Kernfunktionen und -fähigkeiten:

Copilot umfasst eine ständig wachsende Reihe von Funktionen, die Benutzer in verschiedenen Rollen und bei unterschiedlichen Aufgaben unterstützen. Dazu gehören beispielsweise:

• Analyse-Assistenz: Unterstützung bei der Datenanalyse.
• Autofill: Automatisches Ausfüllen von Feldern.
• Bankkonto-Abstimmungsassistenz: Vereinfachung des Bankabgleichs.
• Chat mit Copilot: Beantwortung von Fragen zu Unternehmensdaten und Unterstützung bei Aufgaben mittels natürlicher Sprache.
• Vorschläge für Marketingtexte: Generierung von kreativen und effektiven Marketinginhalten.
• Vorschläge für Verkaufszeilen: Unterstützung bei der Erstellung von Verkaufsdokumenten.
• Agentenfunktionen: Zum Beispiel für Verkaufsaufträge und Kreditorenbuchhaltung.
• Vorschläge für Artikelersetzungen und Nummernserien: Optimierung von Lager- und Verwaltungsprozessen.

Sicherheit, Datenschutz und Compliance:

Copilot basiert auf der Microsoft Cloud und ist für den Unternehmenseinsatz konzipiert, mit den erwarteten Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Kontrollen. Wichtige Punkte sind:

• Copilot erbt die Datenberechtigungen des Benutzers und kann nicht auf mehr Daten zugreifen, als der Benutzer bereits hat.
• Microsoft liest keine Prompts und verwendet keine Benutzerdaten zum Trainieren von KI-Modellen ohne ausdrückliche Genehmigung.
• Für Kunden innerhalb der EU-Datengrenze bleiben die Daten innerhalb dieser Grenze.

KI-Sicherheit:

Generative KI innerhalb von Copilot in Business Central entspricht den Prinzipien der verantwortungsvollen KI von Microsoft, einschliesslich Fairness, Zuverlässigkeit, Sicherheit, Datenschutz und Sicherheit, Inklusivität, Transparenz und Rechenschaftspflicht.

Kosten und Verfügbarkeit:

Copilot in Business Central ist derzeit ohne zusätzliche Kosten in der Business Central Lizenz enthalten, wobei Microsoft jedoch angedeutet hat, dass später Fair-Use-Richtlinien, Quoten oder Preise eingeführt werden könnten. Er ist ausschliesslich für die Online-Version von Business Central verfügbar und nicht für On-Premises- oder Private-Cloud-Bereitstellungen.

Anpassung und Daten:

Einige Copilot-Funktionen können mit benutzerdefinierten Seiten, Tabellen und Inhalten aus installierten Apps arbeiten. Es ist kein aufwendiges oder zeitintensives Training erforderlich, da Copilot auf leistungsstarken KI-Grundlagenmodellen basiert, die mit den Datenverwaltungsfunktionen der Business Central Plattform gekoppelt sind.

Web-Konnektivität und Erweiterbarkeit:

Einige Copilot-Funktionen können das Web nach zusätzlichen Informationen durchsuchen, um die Qualität der Antworten zu verbessern. Copilot kann auch mithilfe der Standardentwicklungstools von Business Central erweitert und verbessert werden, und es ist möglich, Copilots über Copilot Studio zu verbinden.

Das Zusammenspiel von Business Central und Copilot

Das Herzstück der Innovation liegt im nahtlosen Zusammenspiel von Microsoft Dynamics 365 Business Central und Copilot. Copilot ist nicht einfach ein separates Tool, sondern ein tief in das ERP-System integrierter KI-Assistent. Er nutzt maschinelles Lernen, um in Echtzeit Vorschläge zu unterbreiten, Aufgaben zu automatisieren und die Produktivität innerhalb von Business Central erheblich zu steigern.

Wie die Integration funktioniert:

Copilot agiert als intelligenter Assistent, der den Kontext versteht und hilfreiche Hinweise gibt. Ein prägnantes Beispiel hierfür ist die Vereinfachung der Erstellung von Produktlisten für den Online-Handel. Basierend auf Produktvariablen wie Farbe, Material und Grösse kann Copilot schnell und effizient überzeugende Produktbeschreibungen generieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass die Informationen konsistent und ansprechend sind.

Im Wesentlichen ermöglicht Copilot den Benutzern von Business Central, sich auf die strategischeren und kreativeren Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren, indem er repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisiert. Die KI-Fähigkeiten von Copilot sind direkt in die Geschäftsprozesse eingebettet, was bedeutet, dass Benutzer nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen, um von den Vorteilen der KI zu profitieren. Stattdessen werden intelligente Funktionen genau dort bereitgestellt, wo sie benötigt werden – sei es bei der Finanzverwaltung, im Vertrieb oder bei der Bestandsplanung. Dieses Zusammenspiel führt zu einer effizienteren Nutzung der ERP-Daten und einer Beschleunigung der Geschäftsprozesse.

Vorteile für KMU: Wie Sie profitieren können

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet die Kombination aus Microsoft Dynamics 365 Business Central und Copilot eine Vielzahl von Vorteilen, die sich direkt auf die Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und das Wachstum auswirken:

• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung mühsamer und repetitiver Aufgaben, wie z.B. die Erstellung von Produktbeschreibungen oder die Bankabstimmung, können KMU erhebliche Mengen an Zeit und damit auch Kosten einsparen. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.
• Gesteigerte Produktivität: Copilot steigert die Produktivität, indem er Echtzeit-Vorschläge liefert und Routineaufgaben automatisiert. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und effizienter zu arbeiten.
• Verbesserte Skalierbarkeit: Die Integration von Copilot verbessert die Skalierbarkeit von Dynamics 365 Business Central zusätzlich. KMU können ihre Geschäftsprozesse leichter anpassen und erweitern, wenn das Unternehmen wächst, ohne dass dies zu einem unverhältnismässigen Anstieg des Verwaltungsaufwands führt.
• KI-gestütztes Finanzmanagement: Copilot unterstützt Finanzaufgaben durch intelligente Einblicke und optimierte Prozesse, was zu einer präziseren Finanzplanung und -kontrolle führt.
• KI-gestützte Inhaltserstellung: Die Fähigkeit, Marketingtexte und Produktbeschreibungen automatisch zu generieren, spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für konsistente und ansprechende Kommunikation.
• Prädiktive Einblicke: Durch die Nutzung von KI für Prognosen, beispielsweise bei der Bestandsverwaltung, können KMU fundiertere Entscheidungen treffen und proaktiv auf Marktveränderungen reagieren.
• Optimierte Arbeitsabläufe: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen beschleunigt Aufgaben und verbessert die Gesamteffizienz im gesamten Unternehmen.
• Schnelle Beantwortung von Fragen: Copilot kann schnell Antworten auf geschäftsbezogene Fragen liefern, was den Informationszugang erleichtert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.
• Verbesserter Kundenservice: Durch die Optimierung interner Prozesse und die schnellere Bearbeitung von Anfragen kann die Kombination aus Business Central und Copilot indirekt zu einem besseren Kundenservice beitragen.

Warum es wichtig ist, dieses Thema anzugehen:

Die digitale Transformation und der Einsatz von KI sind keine Zukunftsmusik mehr, sondern entscheidende Faktoren für den Geschäftserfolg in der Gegenwart. Für KMU ist es von entscheidender Bedeutung, sich mit diesen Technologien auseinanderzusetzen, um:

• Wettbewerbsvorteile zu sichern: Frühzeitige Adaption von KI-gestützten Lösungen kann einen signifikanten Vorsprung gegenüber Wettbewerbern verschaffen, die noch auf manuelle Prozesse setzen.
• Operationale Herausforderungen zu meistern: Viele KMU kämpfen mit begrenzten Ressourcen und komplexen Prozessen. Copilot kann helfen, diese Herausforderungen zu überwinden, indem er Effizienz und Automatisierung bietet.
• Langfristige Ziele zu erreichen: Durch den Einsatz intelligenter Tools können KMU nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne erzielen, sondern auch eine solide Grundlage für nachhaltiges Wachstum und langfristigen Erfolg schaffen.
• Intelligenter statt härter zu arbeiten: Die Technologie ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effektiver einzusetzen und sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich in repetitiven Tätigkeiten zu verlieren. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer besseren Nutzung des Humankapitals.

Potenzielle Nachteile und Vorbehalte

Obwohl Microsoft Dynamics 365 Business Central und Copilot erhebliche Vorteile bieten, gibt es auch potenzielle Nachteile und Bereiche, die Anlass zur Vorsicht geben:

1. Einschränkungen und Funktionalität:

• Vage Antworten und begrenzte Ausführung: Copilot könnte manchmal vage Antworten oder Anweisungen liefern, anstatt Aktionen direkt auszuführen, was zusätzliche Klärung oder manuelle Eingriffe erfordert. Die Ausführungsmöglichkeiten können in bestimmten Szenarien begrenzt sein.
• Begrenzte Integration von Drittanbietern: Es gibt Hinweise darauf, dass Copilot für Dynamics 365 Einschränkungen bei der Anbindung an Drittsysteme aufweisen könnte, was eine nahtlose Integration mit bestehenden Nicht-Microsoft-Tools erschweren könnte.
• Exklusivität der Online-Version: Copilot ist derzeit ausschliesslich für die Online-Version von Business Central verfügbar. Dies bedeutet, dass On-Premises- oder Private-Cloud-Bereitstellungen seine KI-Fähigkeiten nicht nutzen können.

2. Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz:

• Übermässige Offenlegung sensibler Daten: Ein erhebliches Bedenken bei KI-Tools wie Copilot ist das Potenzial für eine übermässige Offenlegung sensibler Daten. Copilot greift auf Daten zu, die ein Benutzer sehen kann, was auch Dateien oder Informationen umfassen könnte, auf die er keinen Zugriff haben sollte. Dies kann zu potenziellen Datenlecks führen, wenn Berechtigungen nicht sorgfältig verwaltet werden.
• Unbeabsichtigte Datenlecks: Es besteht das Risiko unbeabsichtigter Datenlecks durch generierte Ausgaben. Copilot könnte versehentlich sensible Daten in Berichte oder andere Ausgaben aufnehmen.
• Datenverarbeitung in der Cloud: Einige Benutzer äussern Bedenken, dass Copilot alle Dateien aus der Codebasis zur Verarbeitung in die Cloud sendet, was Fragen zur Datenresidenz und -sicherheit aufwirft, selbst bei Microsofts Zusicherungen zum Datenschutz.

3. Kosten und Lizenzierung (allgemein D365 BC, potenziell für Copilot):

• Obwohl Copilot in Business Central derzeit ohne zusätzliche Kosten enthalten ist, hat Microsoft erklärt, dass später Fair-Use-Richtlinien, Quoten oder Preise eingeführt werden könnten. Dies könnte sich zukünftig als Nachteil für KMU erweisen.
• Für Dynamics 365 Business Central selbst können anfängliche Kosten, Lizenzgebühren und Wartungsaufwand anfallen, was bei der Budgetierung, insbesondere für kleinere Unternehmen, berücksichtigt werden sollte.

4. Leistung und Anpassung:

• Leistungsprobleme bei Berichten: Allgemeine Bedenken bei Dynamics 365 (nicht spezifisch für Copilot) umfassen potenzielle Leistungsprobleme bei Berichten, insbesondere bei komplexen Datensätzen.
• Endlose Anpassungsmöglichkeiten: Obwohl die Anpassung ein Vorteil ist, kann die schiere Anzahl der Optionen auch ein Nachteil sein, der zu Komplexität und potenziell höheren Implementierungskosten führt, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird.

5. Allgemeine KI-Bedenken:

• Mangelnde Transparenz bei KI-Entscheidungen: Wie bei vielen KI-Systemen könnte der Entscheidungsprozess von Copilot an Transparenz mangeln, was es schwierig macht zu verstehen, wie bestimmte Vorschläge oder Ausgaben generiert werden.
• Abhängigkeit von KI: Eine übermässige Abhängigkeit von KI-Tools könnte potenziell das kritische Denken oder die menschliche Aufsicht in bestimmten Geschäftsprozessen reduzieren.
• Ethische Überlegungen: Breitere ethische Überlegungen im Zusammenhang mit KI, wie z.B. Voreingenommenheit in Algorithmen oder Arbeitsplatzverlust, sind ebenfalls relevant, wenn solche Technologien eingesetzt werden.

Die Einschätzung von AlgorithmWatch: Eine kritische Perspektive

Die Einführung von KI-Systemen in Geschäftsanwendungen erfordert eine kritische Betrachtung, insbesondere im Hinblick auf deren Zuverlässigkeit und potenzielle Risiken. AlgorithmWatch, eine gemeinnützige Organisation, die sich für die Rechenschaftspflicht von Algorithmen und KI einsetzt, hat in einer gemeinsamen Untersuchung mit AI Forensics die Zuverlässigkeit von Microsofts KI-Chatbot (ehemals Bing Chat, jetzt Microsoft Copilot) bei der Bereitstellung faktischer Informationen, insbesondere im Zusammenhang mit Wahlen, untersucht. Die Ergebnisse dieser Studie werfen wichtige Fragen auf, die auch für den Einsatz von Copilot in Business Central relevant sind:

Wichtige Erkenntnisse der AlgorithmWatch-Studie:

• Fehlinformationen und sachliche Fehler: Ein Drittel der Antworten des Bing Chats auf wahlbezogene Fragen enthielt sachliche Fehler, darunter falsche Wahldaten, veraltete Kandidaten oder sogar erfundene Skandale.
• Uneinheitliche Schutzmassnahmen: Die Schutzmassnahmen des Chatbots wurden uneinheitlich angewendet, was in 40 % der Fälle zu ausweichenden Antworten führte. Dies deutet auf eine mangelnde Konsistenz und Zuverlässigkeit hin.
• Systemisches Problem: Die Fehleranfälligkeit des Chatbots war systemisch; die Antworten verbesserten sich im Laufe der Zeit nicht, was auf ein grundlegendes Problem hindeutet.
• Reputationsrisiko: Sachliche Fehler stellten ein Risiko für die Reputation von Kandidaten und Nachrichtenagenturen dar, da der Chatbot falsche Informationen oft legitimen Quellen zuschrieb oder sogar Geschichten über skandalöses Verhalten erfand.
• Inaktivität von Microsoft: Trotz der Information über die Probleme zeigte Microsoft wenig Bereitschaft oder Fähigkeit, diese zu beheben, was die Bedenken hinsichtlich der Verantwortlichkeit verstärkt.
• Forderung nach Regulierung: AlgorithmWatch betont die Notwendigkeit einer Regulierung generativer KI, um Tech-Unternehmen zur Rechenschaft zu ziehen, insbesondere wenn KI-Tools in weit verbreitete Produkte integriert werden.

Relevanz für Copilot in Business Central:

Obwohl sich diese Bewertung spezifisch auf den allgemeinen KI-Chatbot von Microsoft bezieht, wirft sie breitere Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit und des Potenzials für Fehlinformationen von KI-Systemen auf, die von Microsoft entwickelt wurden. Auch wenn Copilot in Business Central für spezifische Geschäftsaufgaben konzipiert ist und in einer kontrollierteren Datenumgebung arbeitet, unterstreichen die Erkenntnisse von AlgorithmWatch die Bedeutung von:

• Datenpräzision und Verifizierung: Benutzer sollten sich bewusst sein, dass auch KI-generierte Inhalte einer Überprüfung bedürfen, insbesondere bei kritischen Geschäftsentscheidungen.
• Verantwortungsvolle KI-Implementierung: Unternehmen, die KI-Tools einführen, sollten die ethischen Implikationen und potenziellen unbeabsichtigten Folgen, wie die Generierung ungenauer Informationen, sorgfältig abwägen.
• Transparenz und Aufsicht: Die Notwendigkeit von Transparenz bei der Generierung von Antworten durch KI-Systeme und die Bedeutung menschlicher Aufsicht zur Minderung von Risiken, die mit KI-Fehlern oder -Voreingenommenheit verbunden sind.

Fazit: Warum das Thema wichtig ist

Microsoft Dynamics 365 Business Central in Kombination mit Copilot stellt eine transformative Lösung für kleine und mittlere Unternehmen dar. Die Integration von KI in Kern-ERP-Prozesse bietet ein enormes Potenzial zur Steigerung der Effizienz, zur Reduzierung von Kosten und zur Verbesserung der Entscheidungsfindung durch datengestützte Einblicke. KMU können von automatisierten Aufgaben, intelligenten Vorschlägen und einer optimierten Datenverwaltung profitieren, was ihnen ermöglicht, sich auf strategische Wachstumsbereiche zu konzentrieren.

Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, die Einführung dieser Technologien mit einem klaren Verständnis für ihre Grenzen und potenziellen Risiken anzugehen. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit, der Genauigkeit von KI-generierten Inhalten und der Abhängigkeit von automatisierten Systemen müssen ernst genommen werden. Die kritischen Einschätzungen von Organisationen wie AlgorithmWatch unterstreichen die Notwendigkeit einer kontinuierlichen menschlichen Aufsicht und Verifizierung, um die Zuverlässigkeit und Integrität der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Insgesamt ist das Thema Microsoft Dynamics 365 Business Central und Copilot für KMU von grosser Relevanz, da es die Weichen für zukünftige Wettbewerbsfähigkeit stellt. Unternehmen, die diese Technologien strategisch und verantwortungsvoll einsetzen, können nicht nur ihre aktuellen Herausforderungen meistern, sondern auch eine solide Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Innovation schaffen. Es geht darum, die Chancen der KI zu nutzen, ohne die damit verbundenen Risiken aus den Augen zu verlieren – ein Balanceakt, der sorgfältige Planung und kontinuierliche Anpassung erfordert.

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Michael Bechen

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