Eine optimale Organisationsentwicklung im Cloud-Zeitalter

Über kurz oder lang führt kein Weg an der Cloud vorbei. In Zeiten, in denen sich Märkte, Technologien, gesetzliche Regularien, Sicherheitsanforderungen und andere Gegebenheiten ständig weiterentwickeln, müssen sich KMU äusserst flexibel und reaktionsstark zeigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Starre IT-Infrastrukturen erweisen sich hier regelrecht als Bremsklotz. Cloud-Landschaften hingegen sind flexibel, zuverlässig, sicher, zukunftsfit, beinahe endlos skalierbar und obendrein auch noch kostengünstiger als On-Premises-Lösungen. Doch trotz aller himmlischen Vorteile, scheuen viele Schweizer Organisationen die Migration in die Wolke. In diesem Blogbeitrag sprechen wir die wichtigsten Eckpfeiler für ein erfolgreicher Wechsel zur Cloud an.

Eine Strategie muss her

Die Einführung einer Cloud-Infrastruktur ist Teil einer umfassenden digitalen Transformation, deren Startschuss die Unternehmensführung geben muss. Überlegen Sie zu Beginn des Projektes, was Ihre Organisation erreichen will und wie Cloud-Lösungen bei der Umsetzung dieser Vision helfen. Damit das Vorhaben nicht in einer Sackgasse endet, braucht es statt unkoordiniertem Aktionismus eine klare, konsistente Strategie – die gibt den Mitarbeitenden die nötige Orientierung. Die Definition von SMART formulierte Ziele und Meilensteine im Projektplan hilft später, den Fortschritt zu überprüfen. 

Mut und Bereitschaft, neue Wege zu gehen

Der Umstieg auf die Cloud, insbesondere zu einer All-in-One-Lösung wie Microsoft Dynamics 356 Business Central, betrifft nicht nur alle Geschäftsbereiche und Prozesse, sondern auch die gesamte Belegschaft. Fehlt bereits der Geschäftsführung sowie Führungskräften die Bereitschaft, neue Wege einzuschlagen und alte Strukturen aufzubrechen, ist jede Innovation zum Scheitern verurteilt. Wer nicht zu 100 Prozent hinter dem Projekt steht, darf nicht erwarten, Mitarbeitende vom Sinn und Zweck der tiefgreifenden Veränderungen zu überzeugen.

Transparente Kommunikation

Um den Weg in die Cloud erfolgreich zu beschreiten, müssen Führungskräfte und Angestellte gleichermassen von der Notwendigkeit überzeugt sein. Kommunizieren Sie geplante Änderungen, sobald sie spruchreif sind. Mitarbeitende, die die Gründe für den bevorstehenden Umbruch verstehen, die wissen, wo es in Zukunft mit dem Unternehmen hingehen soll und welche Auswirkungen das auf ihre Zukunft hat, unterstütze das Vorhaben bereitwilliger als diejenigen, die plötzlich vor vollendete Tatsachen gestellt werden.

Wann immer es möglich ist, sollten Sie die Mitarbeitenden in Entscheidungs- und Gestaltungsprozesse mit einbeziehen. Wer sich als Teil des Wandels versteht, ist motivierter, sich daran zu beteiligen. Die Möglichkeit zur Mitsprache kann ein Gefühl von Kontrolle sowie Sicherheit geben und Widerstand mindern.

Bedenken ausräumen

In jedem Unternehmen gibt es Menschen, die neuen Technologien gegenüber offen stehen, und diejenigen, die alles Neue ablehnen – bis hin zu boykottieren. Besonderes Augenmerk gilt es auf jene zweite Gruppe zu richten, da sie Digitalisierungsvorhaben erheblich ausbremsen kann. Ablehnung beruht in der Regel auf Angst. Angst davor, durch neue Technologien ersetzt oder überwacht zu werden. Weniger Technik-affine Mitarbeitende scheuen das Erlernen neuer Software, haben Angst, „etwas kaputt zu machen“. Und ältere Semester sehen oftmals schlichtweg keine Notwendigkeit, von Altbewährtem abzuweichen.

Für einen erfolgreichen Umstieg auf die Cloud ist es entscheidend, auch die Skeptiker ins digitale Boot zu holen. Nur mit der Akzeptanz aller Beteiligten lässt sich ein solch komplexes Projekt erfolgreich umsetzen. Gehen Sie auf die Ängste ein, und zeigen Sie konkret auf, wie die Betroffenen von den neuen Technologien profitieren. Heben Sie zugleich hervor, welche Auswirkungen der digitale Wandel nicht hat und welche Sorgen somit unbegründet sind.

Prozesse entschlacken

Die Erfahrung zeigt, dass Organisationen häufig mit falschen Erwartungen Projekte starten. Bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung beispielsweise besteht oft die Erwartungshaltung, die Software individuell an sämtliche bestehende Prozesse anzupassen. Das ist zwar theoretisch auch möglich, allerdings sehr teuer und langwierig. Wesentlich sinnvoller ist es, alles Bestehende einmal auf den Prüfstand zu stellen und zu entschlacken. Vereinheitlichen Sie alle wertschöpfenden Kernprozesse so, dass sie sich mit den ERP-Standards abbilden lassen. Diese hat der ERP-Anbieter über viele Jahre getestet und optimiert – mit grosser Wahrscheinlichkeit funktionieren sie auch in Ihrem KMU. Nur aus Rücksicht auf die Beschäftigten, alles beim Alten zu belassen, würde die Ziele des ERP-Projektes verfehlen.

Potenzial voll ausschöpfen

Häufig ist bei ERP-Einführungen zu beobachten, dass nach der Abbildung der Unternehmensprozesse eine gewisse Lethargie einsetzt. Viele Zusatzfunktionen fristen ein Schattendasein, werden bestenfalls nur von wenigen Usern genutzt. Als Folge dieser Entwicklung verpufft erhebliches Potenzial, das die neue ERP-Lösung bietet. Um das zu vermeiden, sollten Organisationen bereits zu einem frühen Zeitpunkt festlegen, wie es nach dem Go Live weitergeht. Ihr ERP-Partner ist dabei sicherlich gerne behilflich und berät Sie, mit welchen Massnahmen sich das volle ERP-Potenzial ausschöpfen lässt. 

Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite brauchen Sie den Wechsel zur Cloud nicht zu scheuen.

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Autor Berater Cloud ERP bei redPoint AG

Carlos Bouzo

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