Automatisierung der Buchhaltung
Eingangs-rechnungen automatisieren – direkt in Business Central
Schluss mit manuellen Schleifen in der Kreditorenbuchhaltung
Eingangsrechnungen treffen über verschiedene Kanäle ein, müssen geprüft, zugeordnet, freigegeben und revisionssicher abgelegt werden. Wenn diese Schritte über E-Mail, Papier oder getrennte Systeme laufen, entstehen Medienbrüche, Rückfragen und unnötiger manueller Aufwand.
Continia Document Capture bringt diese Arbeitsschritte in die vertraute Oberfläche von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Belege können importiert, mit optischer Zeichenerkennung (OCR ) verarbeitet, registriert, geprüft, genehmigt, gebucht und archiviert werden. Ihre Informationen, Zuständigkeiten und Prozessschritte bleiben dabei in Ihrem ERP-System
Der digitale Kreditorenprozess in fünf Schritten
1. Rechnung erfassen
Eingangsrechnungen und weitere Geschäftsbelege gelangen aus E-Mail-Postfächern, digitalen Kanälen oder über Scanner in Business Central. Auch strukturierte elektronische Dokumente können in den Prozess eingebunden werden
2. Daten erkennen und prüfen
Document Capture liest relevante Belegdaten mit OCR aus und bereitet sie für die weitere Verarbeitung vor. Mitarbeitende prüfen die Informationen dort, wo sie auch ihre Buchungsprozesse bearbeiten: direkt in Business Central.
3. Rechnung zuordnen
Die Rechnung kann mit Bestellung, Wareneingang oder Einkaufsvertrag abgeglichen werden. Abweichungen werden sichtbar, bevor sie in die nächste Prozessstufe gelangen. So erhalten Verantwortliche eine fundierte Grundlage für Prüfung und Freigabe
4. Freigabe steuern
Ein definierter Workflow leitet Dokumente an die richtigen Personen weiter. Verantwortliche prüfen und genehmigen Rechnungen unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. Freigabeschritte und Kommentare bleiben im Prozess nachvollziehbar dokumentiert
5. Buchen und wiederfinden
Nach der Freigabe wird die Rechnung in Business Central gebucht und mit dem zugehörigen Dokument im Archiv verknüpft. Über die Suche lassen sich gebuchte Belege und der Bearbeitungsverlauf bei Bedarf schnell wiederfinden
Fertig – das war’s
Ihre Rechnung ist nun importiert, registriert, genehmigt und gebucht.
Jetzt kann die Rechnung bezahlt werden.
Mehr Kontrolle bei wiederkehrenden Verpflichtungen
Einkaufsverträge und Abonnements im Blick behalten
Wiederkehrende Rechnungen, Verträge und Abonnements erfordern eine besonders sorgfältige Prüfung. Mit den Funktionen für Einkaufsverträge können Sie vertragliche Verpflichtungen strukturiert verwalten, Rechnungen zuordnen und Erneuerungs- oder Prüftermine im Blick behalten. Definierte Regeln unterstützen dabei, wiederkehrende Rechnungen kontrolliert zu verarbeiten.
Bereit für elektrische Belege
E-Rechnungen in Ihren Prozess integrieren
Der Austausch elektronischer Rechnungen nimmt zu. Document Capture unterstützt den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Dokumente, einschliesslich strukturierter Formate, direkt in Business Central. In Verbindung mit dem Continia Delivery Network kann der Empfang über das Peppol eDelivery Network in Ihren Kreditorenprozess eingebunden werden.
Für einen durchgängigen Prozess aus Eingangs- und Ausgangsbelegen lässt sich Document Capture mit Continia Document Output ergänzen. Document Output unterstützt die Erstellung und den Versand ausgehender Dokumente aus Business Central; über das Continia Delivery Network können elektronische Rechnungen und Gutschriften an Geschäftspartner übermittelt werden
Video Document Capture von redPoint AG
Ihre Vorteile mit Document Capture
| Vorteil | Nutzen für Ihr Finanzteam |
| Durchgängiger Prozess | Erfassung, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung erfolgen in einem nachvollziehbaren Ablauf in Business Central. |
| Weniger manuelle Datenerfassung | OCR unterstützt die Übernahme von Belegdaten und reduziert wiederkehrende Erfassungsarbeit. |
| Klare Freigaben | Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsschritte lassen sich im Workflow abbilden. |
| Besserer Überblick | Rechnungen, Verträge und zugehörige Informationen sind dort verfügbar, wo Sie Ihre Finanzprozesse steuern. |
| Zukunftsfähige Belegprozesse | PDF-, Scan- und elektronische Dokumente können in eine einheitliche Verarbeitung überführt werden. |
redPoint begleitet Sie von der Idee bis zum laufenden Betrieb
Eine nachhaltige Automatisierung entsteht nicht allein durch Software. Entscheidend sind klar definierte Abläufe, passende Freigaberegeln und eine Einführung, die zu Ihrer Organisation passt.
redPoint analysiert gemeinsam mit Ihnen den heutigen Prozess und entwickelt ein umsetzbares Zielbild. Anschliessend konfigurieren wir Document Capture in Ihrer Business-Central-Umgebung, testen die vereinbarten Abläufe und begleiten Ihre Mitarbeitenden bei der Einführung. Auch nach dem Go-live bleiben wir Ihre Anlaufstelle für Support, Optimierungen und neue Anforderungen.
Für wen eignet sich Document Capture?
Document Capture eignet sich für Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen und angrenzenden Belegprozesse konsequent in Business Central steuern möchten. Besonders sinnvoll ist die Lösung, wenn Rechnungen über verschiedene Kanäle eingehen, mehrere Personen oder Stufen in die Prüfung eingebunden sind, Bestellungen oder Verträge abgeglichen werden sollen oder eine gut durchsuchbare digitale Ablage gefragt ist.
Technische Highlights
- OCR-Erkennung mit hoher Trefferquote (auch bei PDF-Rechnungen)
- Individuelle Freigaberegeln nach Benutzer, Betrag, Projekt oder Abteilung
- Vollständige Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Automatisierte Buchungsvorschläge und Workflow-Trigger
Für wen geeignet?
- KMU mit mittlerem bis hohem Rechnungsvolumen
- Unternehmen, die Papierprozesse abschaffen wollen
- Finanzteams, die sicher, schnell und effizient arbeiten möchten
- Organisationen mit mehreren Standorten oder Freigabestufen
Was brauche ich für den Start?
Sie benötigen lediglich ein Basis-Setup in Business Central sowie Zugang zu den gewünschten Scanning-Tools. Wir beraten Sie gerne, welches Setup für Ihre Anforderungen passt.
Funktioniert das nur mit gescannten Belegen?
Nein. Auch PDF-Rechnungen per E-Mail werden automatisch verarbeitet – ganz ohne Scan.
Können mehrere Personen Rechnungen freigeben?
Ja. Der Workflow lässt sich rollen- und betragsbasiert definieren – mit Eskalationslogik.
Wie lange dauert die Einführung?
Je nach Komplexität und Freigabestruktur – in der Regel zwischen 1 und 4 Wochen.
Ist das rechtssicher?
Ja. Alle Verarbeitungsschritte sind dokumentiert und die Archivierung ist revisionssicher.
Lässt sich das System anpassen?
Ja. Wir passen Workflows, Formulare und Integrationen exakt auf Ihre Prozesse an.
Wer unterstützt uns bei Einführung und Betrieb?
redPoint ist Ihr Ansprechpartner für Beratung, Einführung, Support und Weiterentwicklung Ihrer Continia-Lösung. Continia verweist Endanwender für Unterstützung bei Aktivierung und Betrieb an zertifizierte Partner.
Kann Document Capture in unserer bestehenden Business-Central-Umgebung eingesetzt werden?
Document Capture ist ein Add-on für Microsoft Dynamics 365 Business Central und erweitert dessen Benutzeroberfläche und Funktionen. Die technische und prozessuale Eignung für Ihre individuelle Umgebung klärt redPoint vor der Einführung mit Ihnen.
Lässt sich Document Capture mit Bestellungen und Verträgen verbinden?
Ja. Die Lösung unterstützt unter anderem den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen sowie die Verwaltung und Prüfung von Einkaufsverträgen.
Können mehrere Personen Rechnungen freigeben?
Ja. Freigaben lassen sich über Workflows an die zuständigen Personen weiterleiten. Die konkrete Ausgestaltung richtet redPoint gemeinsam mit Ihnen nach Rollen, Verantwortlichkeiten und Ihrem Prozess ein.
Verarbeitet Document Capture nur gescannte Belege?
Nein. Neben gescannten Dokumenten können auch PDF-Rechnungen und weitere digital eingehende Belege verarbeitet werden. Zudem unterstützt die Lösung den Umgang mit elektronischen Dokumenten und strukturierten Datenformaten.
Persönlich beraten lassen
Sie möchten Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung in Business Central vereinfachen oder prüfen, ob Document Capture zu Ihren Prozessen passt? Sprechen Sie mit uns über Ihre Ausgangslage und die nächsten sinnvollen Schritte.