25 Jahre ERP-Projekte: Die Technik hat sich verändert. Die Fehler kaum.
Als ich vor mehr als 25 Jahren ERP-Projekte leitete, sah die technische Welt anders aus. Systeme liefen im eigenen Serverraum. Auswertungen wurden gedruckt. Schnittstellen waren aufwendig, mobile Nutzung kaum ein Thema und viele Möglichkeiten, die wir heute als selbstverständlich betrachten, existierten noch nicht.
Seither habe ich Kunden über mehrere Softwaregenerationen begleitet. Aus Navision wurde Dynamics NAV, aus Dynamics NAV wurde Dynamics 365 Business Central. Die Benutzeroberflächen wurden zugänglicher, Systeme stärker vernetzt und der Betrieb in der Cloud zum Normalfall. Heute sprechen wir über Automatisierung, laufende Updates, Power Platform und künstliche Intelligenz.
Die Technik hat grosse Schritte gemacht. Bei den entscheidenden Herausforderungen eines ERP-Projekts erkenne ich trotzdem vieles wieder.
Das ist keine pessimistische Feststellung. Es zeigt vielmehr, wo Unternehmen ihre Aufmerksamkeit investieren sollten.
Technologien wechseln schneller als Geschäftsgrundlagen
Ein modernes ERP kann heute weit mehr als frühere Lösungen. Daten stehen ortsunabhängig zur Verfügung. Prozesse lassen sich über Unternehmensgrenzen hinweg verbinden. Standardfunktionen decken Anforderungen ab, für die früher individuelle Entwicklungen notwendig waren.
Diese Fortschritte sind wertvoll. Sie lösen aber nicht automatisch die grundlegenden Aufgaben eines Unternehmens. Ein Artikel braucht weiterhin verlässliche Stammdaten. Ein Auftrag braucht klare Verantwortlichkeiten. Eine Rechnung muss korrekt sein. Eine Auswertung ist nur dann nützlich, wenn die zugrunde liegenden Daten stimmen und jemand daraus eine Entscheidung ableitet.
Technologie erweitert die Möglichkeiten. Sie ersetzt nicht die Klarheit darüber, wie ein Unternehmen arbeiten will.
Fehler 1: Der Aufwand wird zu knapp bemessen
ERP-Projekte werden heute methodischer geplant als früher. Trotzdem wird der interne Aufwand häufig unterschätzt.
Ein Anbieter kann beraten, konfigurieren, entwickeln und schulen. Er kann dem Kunden jedoch nicht alle fachlichen Entscheidungen abnehmen. Prozesse müssen erklärt, Daten bereinigt, Ergebnisse getestet und Mitarbeitende begleitet werden. Dafür braucht es Menschen, die ihr Tagesgeschäft kennen und gleichzeitig Zeit für das Projekt erhalten.
Dieser Zielkonflikt ist seit 25 Jahren derselbe: Die wichtigsten Fachpersonen sind im Alltag meistens bereits stark ausgelastet. Werden sie im Projekt nur nebenbei eingeplant, fehlen Entscheidungen oder sie fallen unter Zeitdruck.
Ein realistischer Projektplan berücksichtigt deshalb nicht nur externe Leistungen, sondern vor allem die Verfügbarkeit des eigenen Teams.
Fehler 2: Datenqualität wird zu spät ernst genommen
Die technische Migration von Daten ist leistungsfähiger geworden. Schlechte Daten werden dadurch nicht besser.
Doppelte Kunden, unklare Artikelnummern, veraltete Adressen oder uneinheitliche Buchungslogiken lassen sich in ein neues System übertragen. Danach sind sie noch immer doppelt, unklar, veraltet oder uneinheitlich. Lediglich die Oberfläche ist neu.
Früher wie heute gehört die Datenbereinigung zu den Arbeiten, die gerne aufgeschoben werden. Sie ist mühsam, weil sie fachliche Entscheidungen verlangt. Welche Datensätze werden noch benötigt? Wer definiert die Regeln? Welche Historie muss übernommen werden?
Wer diese Fragen früh beantwortet, reduziert nicht nur Migrationsrisiken. Er schafft die Grundlage für verlässliche Auswertungen, Automatisierung und künftig auch für einen sinnvollen Einsatz von KI.
Fehler 3: Veränderung wird mit Schulung verwechselt
Eine gute Schulung erklärt, wie das System bedient wird. Veränderung geht weiter.
Mitarbeitende wollen wissen, warum ein Ablauf angepasst wird, welche Verantwortung sich verändert und woran gute Arbeit künftig gemessen wird. Wenn diese Fragen offenbleiben, halten sie verständlicherweise an bekannten Wegen fest.
Das war bei frühen Navision-Projekten so und ist bei einer modernen Cloud-Lösung nicht anders. Eine ansprechendere Oberfläche senkt die Einstiegshürde. Sie nimmt der Führung aber nicht die Aufgabe ab, Orientierung zu geben.
Akzeptanz entsteht nicht allein durch Kommunikation. Sie entsteht auch dadurch, dass Rückmeldungen ernst genommen, Entscheidungen erklärt und Führungskräfte selbst nach den neuen Prozessen arbeiten.
Fehler 4: Zu viel Individualität wird mit Qualität verwechselt
Frühere ERP-Systeme wurden häufig stark angepasst. Das war teilweise notwendig, weil der Standard weniger Möglichkeiten bot. Manche dieser Lösungen haben Unternehmen über viele Jahre hervorragend unterstützt.
Heute ist der Standard deutlich umfangreicher. Trotzdem begegnet mir noch immer die Annahme, ein guter Prozess müsse möglichst exakt so abgebildet werden, wie er bisher funktioniert hat.
Das kann sinnvoll sein, wenn der Ablauf einen echten Unterschied im Markt schafft. Bei administrativen Standardprozessen führt es jedoch oft zu unnötiger Komplexität. Jede Anpassung muss verstanden, getestet, dokumentiert und bei Veränderungen berücksichtigt werden.
Die bessere Frage lautet deshalb nicht: Können wir das System anpassen? Sondern: Welchen geschäftlichen Vorteil gewinnen wir dadurch, und ist dieser Vorteil die langfristigen Kosten wert?
Fehler 5: Der Go-live wird als Ziel betrachtet
Projekte brauchen einen klaren Endpunkt. Ein ERP braucht darüber hinaus eine dauerhafte Verantwortung.
Nach dem Go-live verändern sich Märkte, Mitarbeitende, Produkte und gesetzliche Anforderungen. Der Softwarehersteller entwickelt die Plattform weiter. Neue Funktionen entstehen, alte Umwege verlieren ihren Grund und neue Risiken kommen hinzu.
Wenn niemand diese Entwicklung steuert, altert das ERP nicht nur technisch. Es entfernt sich schrittweise vom Unternehmen. Genau deshalb halte ich die langfristige Betreuung für ebenso wichtig wie eine gute Einführung.
Was sich tatsächlich verbessert hat
Bei allen Konstanten möchte ich die Fortschritte nicht kleinreden. Heute können Schweizer KMU auf technische Möglichkeiten zugreifen, die früher grossen Unternehmen vorbehalten waren. Cloud-Betrieb reduziert viele Aufgaben rund um Infrastruktur. Regelmässige Updates bringen Innovation schneller in den Standard. Vernetzte Anwendungen vermeiden Medienbrüche. Moderne Analyse- und Automatisierungswerkzeuge schaffen neue Handlungsspielräume.
Auch die Zusammenarbeit hat sich entwickelt. Gute ERP-Projekte sind transparenter, iterativer und näher an den Anwenderinnen und Anwendern. Probleme können früher sichtbar gemacht und in kleineren Schritten gelöst werden.
Die Möglichkeiten sind besser geworden. Um sie zu nutzen, braucht es weiterhin die richtigen Grundlagen.
Was nach 25 Jahren geblieben ist
Wenn ich die wichtigste Konstante nennen müsste, wäre es die Zusammenarbeit, im Zentrum bleibt der partnerschaftliche Umgang zwischen Kunde und Lieferant und ist nach wie vor der wichtigste Garant für ein erfolgreiche ERP-Projekt.
Erfolgreiche ERP-Projekte entstehen dort, wo Kunde und Partner offen miteinander sprechen. Wo Schwierigkeiten früh benannt werden. Wo Zuständigkeiten klar sind. Wo Fachwissen respektiert und Entscheidungen trotzdem getroffen werden. Und wo beide Seiten nicht nur den Go-live, sondern die langfristige Entwicklung im Blick behalten.
Methoden, Produkte und Begriffe werden sich weiter verändern. Diese Form der Zusammenarbeit wird nicht veralten.
Fazit: Erfahrung bedeutet nicht, an alten Lösungen festzuhalten
Mehr als 25 Jahre ERP-Erfahrung haben mich nicht gelehrt, dass früher alles besser war. Sie haben mir gezeigt, welche Fragen unabhängig von der Technologie wichtig bleiben.
Hat das Unternehmen genügend Zeit und Verantwortung eingeplant? Sind die Daten verlässlich? Werden Veränderungen geführt? Ist Individualität wirklich notwendig? Und wer entwickelt das System nach dem Go-live weiter?
Wer diese Fragen ehrlich beantwortet, kann moderne Technologie sinnvoll nutzen. Dann wird aus dem Wechsel von NAV zu Business Central nicht nur ein technisches Upgrade. Es entsteht eine Plattform, die das Unternehmen über die nächsten Jahre begleiten und mit ihm wachsen kann.
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