Die optimale Systemlandschaft für eine tolle User-Experience
ERP-Systeme bilden das Rückgrat vieler Unternehmen. Sie steuern zentrale Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Einkauf, Lagerhaltung, Fertigung und Vertrieb. Doch was nützt ein leistungsstarkes System, wenn Mitarbeitende es nicht effizient nutzen oder es gar ablehnen? Eine gute User Experience (UX) ist entscheidend für die Produktivität, Akzeptanz und letztlich den Erfolg einer ERP-Lösung. Dabei umfasst die UX nicht nur das Design der Benutzeroberfläche, sondern das gesamte Nutzungserlebnis:
- Wie schnell findet ein User benötigte Informationen?
- Wie intuitiv lassen sich Prozesse abbilden?
- Wie gut ist die Software in den Arbeitsalltag integriert?
Je einfacher, konsistenter und logischer ein ERP-System zu bedienen ist, desto höher sind die Effizienz und Zufriedenheit der Anwender. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Faktoren moderne ERP-Systeme benutzerfreundlich machen, woran man eine gute User Experience erkennt und wie eine integrierte Systemlandschaft entscheidend dazu beiträgt.
Was moderne ERP-Systeme leisten müssen
Moderne ERP-Lösungen stehen vor der Herausforderung, Funktionsvielfalt und Einfachheit zu vereinen. Sie müssen komplexe Prozesse abbilden können, ohne die Benutzer zu überfordern. Die wichtigsten UX-Faktoren sind:
- Kontextbezogene Hilfen und Automatisierung: Intelligente Vorschläge, Assistenten oder Workflows entlasten den Anwender.
- Klar strukturierte Oberflächen: Eine aufgeräumte UI mit klaren Navigationspfaden vermeidet Überforderung.
- Personalisierbarkeit: Jeder Nutzer sieht nur die für seine tägliche Arbeit relevanten Informationen.
- Konsistenz: Einheitliche Bedienmuster über alle Module hinweg sorgen für Vertrauen und Wiedererkennbarkeit.
- Mobilität und Plattformunabhängigkeit: Die Nutzung über Desktop, Tablet oder Smartphone ist heute Standard.
Warum ist das besonders für KMU interessant?
Besonders KMU profitieren, weil sie durch dieses Ökosystem Zugang zu Technologien und Know-how erhalten, die sonst oftmals nur grösseren Unternehmen vorbehalten sind. Mit den richtigen Partnern können KMU individuelle Lösungen entwickeln, Prozesse digitalisieren und ihre IT-Landschaft modernisieren, ohne alles allein stemmen zu müssen.
Herausforderungen in der ERP-Nutzung: Wo UX oft an ihre Grenzen stösst
Trotz hoher Investitionen in moderne ERP-Systeme sind viele Nutzerinnen und Nutzer mit der täglichen Anwendung unzufrieden. Typische UX-Hürden sind:
- Unübersichtliche Benutzeroberflächen mit zu vielen Funktionen auf einmal.
- Brüche im Workflow, z. B. wenn Daten manuell zwischen Systemen übertragen werden müssen.
- Fehlende Kontextunterstützung, die bei komplexen Aufgaben zu Unsicherheit führt.
- Unflexible Systeme, die sich nicht an individuelle Rollen oder Prozesse anpassen lassen.
Diese Probleme führen zu Frustration, ineffizienten Abläufen und teurem Mehraufwand.
Dynamics 365 BC: Ein Paradebeispiel für gute UX
Mit Dynamics 365 Business Central geht Microsoft einen anderen Weg. Statt isolierte Einzellösungen bereitzustellen, setzt das Unternehmen auf eine plattformübergreifende, vollständig integrierte Systemlandschaft. Diese Architektur löst viele der genannten UX-Probleme auf elegante Weise:
1. Vertrautes Look-and-Feel dank Microsoft-Ökosystem
Dynamics 365 BC ist eng verzahnt mit Microsoft 365, sodass User von einer einheitlichen Benutzererfahrung profitieren, die sie bereits aus Outlook, Excel oder Teams kennen. Ohne Informationen manuell übertragen zu müssen, können sie beispielsweise Angebote direkt aus Outlook-E-Mails erstellen, Daten aus Dynamics 365 BC in Excel analysieren oder Aufgaben in Teams koordinieren. Diese enge Verzahnung verhindert Medienbrüche, reduziert Fehlerquellen und sorgt für ein konsistentes, flüssiges Nutzungserlebnis über alle Anwendungen hinweg.
2. Flexible Prozessgestaltung
Durch die Integration der Microsoft Power Platform lassen sich Workflows automatisieren, individuelle Anwendungen erstellen und Daten visuell auswerten. So können KMU ihre Prozesse gezielt anpassen, Informationsflüsse optimieren und benutzerspezifische Oberflächen schaffen, die exakt zu ihren jeweiligen Aufgaben passen. Das macht die ERP-Nutzung nicht nur effizienter, sondern auch intuitiver und benutzerfreundlicher – genau dann, wenn Standardfunktionen an ihre Grenzen stossen.
3. Smarte Funktionen mit Mehrwert
Dynamics 365 BC verfügt über intelligente Funktionen wie automatische Bestellvorschläge, Zahlungsabgleiche und Cashflow-Prognosen, sowie automatisierte Zusammenfassungen zu Kontakten oder Artikel, die auf KI basieren. Diese Unterstützung erfolgt kontextbezogen und entlastet User bei komplexen Entscheidungen.
4. Cloudbasiert und mobil nutzbar
Ob im Büro am Desktop, beim Kunden am Tablet oder unterwegs per Smartphone: Als Cloud-Lösung ist Microsoft Dynamics 365 BC ist vollständig mobilfähig und bietet ein konsistentes Nutzungserlebnis über alle Endgeräte hinweg.
5. Rollenzentrierte Benutzeroberflächen
User erhalten eine individuell zugeschnittene Startseite, die auf ihrer Rolle basiert (z. B. Buchhalter, Vertriebsmitarbeiter oder Lagerist). Dadurch sieht jeder nur die für ihn relevanten Funktionen und Daten. Die Folge: weniger Klicks, mehr Fokus.
Fazit: UX ist mehr als nur ein schöner Bildschirm
Microsoft Dynamics 365 Business Central beweist eindrucksvoll, dass hohe Funktionalität und exzellente Benutzerfreundlichkeit kein Widerspruch sind. Die enge Verzahnung mit vertrauten Microsoft-Produkten, die Flexibilität der Power Platform und die Fokussierung auf rollenbasierte, kontextorientierte Oberflächen sorgen für eine effiziente Benutzererfahrung. Damit steigen Akzeptanz und Produktivität im Unternehmen nachhaltig.
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