Der Sekt ist getrunken, die Projekt-T-Shirts sind im Schrank, der Go-Live ist geschafft. In vielen Unternehmen herrscht die Meinung vor, das ERP-Projekt sei damit erfolgreich abgeschlossen. Das Projektteam wird aufgelöst, die Berater ziehen ab, und man kehrt zum Tagesgeschäft zurück. Doch das ist ein gefährlicher Trugschluss.
Als erfahrene Praktiker wissen wir: Der Go-Live ist nicht die Ziellinie, sondern der Startschuss. Die ersten 100 Tage nach der Inbetriebnahme sind die kritischste Phase des gesamten Projekts. Hier entscheidet sich, ob das neue System zu einem echten Werkzeug für den Erfolg wird oder zu einem teuren, ungeliebten Klotz am Bein verkommt. Es ist die Phase, in der aus einer technischen Installation eine gelebte Realität werden muss.
Dieser Praxis-Guide gibt Ihnen eine konkrete Checkliste an die Hand, wie Sie diese entscheidenden 100 Tage aktiv gestalten und die Weichen für den langfristigen Erfolg stellen.
Phase 1: Die ersten 2 Wochen – Stabilisierung (Hypercare)
Die ersten Tage nach dem Go-Live sind wie eine Operation am offenen Herzen. Es wird zu unvorhergesehenen Problemen kommen. Das ist normal. Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen. Diese Phase wird auch “Hypercare” genannt – und der Name ist Programm.
Ihre To-Dos:
- Kriegszimmer einrichten (War Room): Schaffen Sie einen zentralen physischen oder virtuellen Raum, in dem das Kernprojektteam und die externen Berater permanent verfügbar sind. Probleme müssen hier sofort gemeldet, triagiert und gelöst werden.
- Tägliche Check-ins: Führen Sie jeden Morgen und jeden Abend ein kurzes Stand-up-Meeting mit dem Kernteam durch. Was waren die Probleme des Tages? Was sind die Prioritäten für morgen? Kurze Entscheidungswege sind jetzt überlebenswichtig.
- Intensive Betreuung der Anwender: Ihre Mitarbeiter dürfen sich nicht alleingelassen fühlen. Power-User und Berater müssen direkt an der Front sein, Fragen beantworten und Hilfestellung geben. Nichts ist demotivierender als stundenlang auf eine Antwort vom Helpdesk warten zu müssen.
- Fehler- und Anforderungs-Management: Dokumentieren Sie jeden Fehler und jede neue Anforderung sauber in einem Ticketsystem. Aber Vorsicht: In dieser Phase geht es nur um die Stabilisierung des Betriebs. Neue Wünsche (Change Requests) werden gesammelt, aber erst später bewertet.
Ziel dieser Phase: Das System muss stabil laufen. Die Kernprozesse (Auftragserfassung, Produktion, Lieferung, Fakturierung) müssen funktionieren. Das Vertrauen der Mitarbeiter, dass Probleme schnell gelöst werden, muss etabliert werden.
Phase 2: Woche 3 bis 8 – Adoption & Optimierung
Nachdem die grössten Brände gelöscht sind, beginnt die eigentliche Arbeit am und mit dem Prozess. Die Mitarbeiter haben erste Erfahrungen gesammelt, die emotionale Achterbahnfahrt erreicht oft ihren Tiefpunkt im “Tal der Tränen”. Jetzt müssen Sie aktiv gegensteuern und die Akzeptanz (Adoption) fördern.
Ihre To-Dos:
- Adoption messen: Wie wird das System genutzt? Führen Sie kurze Interviews mit den Anwendern. Welche Workarounds haben sich eingeschlichen? Wo wird noch auf alte Excel-Listen zurückgegriffen? Analysieren Sie Nutzungsstatistiken aus dem System.
- Quick-Wins identifizieren und umsetzen: Suchen Sie nach kleinen Verbesserungen mit grosser Wirkung. Gibt es einen Report, der vielen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern würde? Kann ein Eingabefeld automatisiert werden? Jeder spürbare Quick-Win ist ein Sieg für die Moral und die Akzeptanz.
- Nachschulungen anbieten: Die erste Schulung vor dem Go-Live war oft theoretisch. Jetzt, wo die Mitarbeiter echte Probleme haben, sind gezielte Nachschulungen zu spezifischen Themen (z.B. “Inventur im neuen System”) Gold wert.
- Erfolge kommunizieren: Feiern Sie die ersten Erfolge, egal wie klein sie sind. Kommunizieren Sie im Intranet oder am schwarzen Brett: “Dank des neuen ERP konnten wir die Lieferzeit für Kunde XY um 2 Tage verkürzen.” Machen Sie den Nutzen greifbar.
Ziel dieser Phase: Die Mitarbeiter von reinen Anwendern zu aktiven Nutzern machen. Die Akzeptanz steigern und erste, sichtbare Verbesserungen im Tagesgeschäft erzielen.
Phase 3: Woche 9 bis 14 – Übergabe & Institutionalisierung
Nach rund drei Monaten sollte das System stabil laufen und die Mitarbeiter sollten sich an die neuen Prozesse gewöhnt haben. Jetzt ist es an der Zeit, das Projekt offiziell in den Regelbetrieb zu überführen.
Ihre To-Dos:
- Projektteam auflösen, Support definieren: Das Projektteam wird offiziell entlastet. Definieren Sie einen klaren First- und Second-Level-Support-Prozess. Wer ist der interne Ansprechpartner für welche Themen? Wie wird der externe Partner in Zukunft eingebunden?
- Change Request Board etablieren: Richten Sie ein Gremium (z.B. aus Abteilungsleitern und IT) ein, das die gesammelten neuen Anforderungen bewertet, priorisiert und zur Umsetzung freigibt. So verhindern Sie unkontrollierten Wildwuchs.
- Wissensdatenbank aufbauen: Dokumentieren Sie die neuen Prozesse und häufig gestellte Fragen in einem zentralen Wiki oder Wissensmanagement-System. Dieses Wissen ist entscheidend für neue Mitarbeiter und für die Zukunft.
- Offizieller Projektabschluss: Führen Sie einen formellen Projektabschluss-Workshop durch. Was lief gut? Was lief schlecht? Halten Sie diese “Lessons Learned” fest. Danken Sie dem gesamten Team für den ausserordentlichen Einsatz.
Ziel dieser Phase: Den Projektsonderzustand beenden und das ERP-System als festen, kontinuierlich zu verbessernden Bestandteil der Organisation zu etablieren.
Fazit: Ein Marathon, kein Sprint
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein Marathon, und der Go-Live ist erst Kilometer 30. Die letzten 12 Kilometer sind die härtesten, aber auch die entscheidenden. Unternehmen, die die Post-Go-Live-Phase aktiv gestalten, legen das Fundament für eine erfolgreiche, langfristige Nutzung und einen echten Return on Investment.
Ein erfahrener ERP-Partner wie redPoint lässt Sie nach dem Go-Live nicht allein. Wir planen die kritischen 100 Tage von Anfang an mit ein und begleiten Sie durch die Phasen der Stabilisierung, Adoption und Optimierung. Denn unser Ziel ist nicht der schnelle Projektabschluss, sondern Ihr langfristiger Erfolg.
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