Schweizer KMU spüren den Fachkräftemangel längst nicht mehr nur im Recruiting. Das eigentliche Problem zeigt sich im Alltag: Offene Stellen bleiben unbesetzt, Schlüsselpersonen werden zu Engpassfaktoren, Wissen konzentriert sich auf wenige Köpfe, und operative Abläufe geraten unter zusätzlichen Druck. Genau deshalb ist Fachkräftemangel heute nicht nur ein HR-Thema, sondern ein unmittelbares Produktivitäts- und Steuerungsthema.
Die Leitfrage
Wie schaffen es Schweizer KMU, mit denselben oder sogar kleineren Teams mehr Wirkung zu erzielen, ohne Qualität, Kundennähe oder Steuerbarkeit zu verlieren?
Diese Frage ist für viele Unternehmen zentral geworden. Denn in einem Umfeld, in dem Personal nicht beliebig verfügbar ist, verschiebt sich der Fokus. Entscheidend ist nicht nur, wie neue Mitarbeitende gewonnen werden können. Ebenso entscheidend ist, wie die vorhandene Organisation so aufgestellt wird, dass bestehende Teams wirksamer arbeiten können.
Warum dieses Thema für Schweizer KMU so relevant ist
Die Relevanz ist hoch, weil mehrere Entwicklungen gleichzeitig auf die Unternehmen einwirken. Laut dem Schweizer KMU-Portal machen KMU rund 95 Prozent der Wirtschaftslandschaft der Schweiz aus und stehen entsprechend im Zentrum der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Landes. Gleichzeitig zeigt die AXA-Sotomo-KMU-Arbeitsmarktstudie 2025, dass 44 Prozent der KMU mehrheitlich oder meistens Probleme haben, offene Stellen zu besetzen. Weitere 40 Prozent sind zumindest teilweise betroffen. Nur 16 Prozent geben an, keine Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Stellen zu haben.
Diese Zahlen zeigen: Der Fachkräftemangel ist kein Randphänomen, sondern ein struktureller Alltag für einen grossen Teil des Schweizer KMU-Markts. Hinzu kommt, dass 67 Prozent der KMU sich im Wettbewerb um Talente durch Grossunternehmen stark oder mittelmässig konkurrenziert fühlen, während 63 Prozent die Arbeitnehmenden in einer stärkeren Verhandlungsposition sehen. Der Markt bleibt also angespannt, und eine schnelle Entlastung ist nicht zu erwarten.
Gleichzeitig wächst die operative Komplexität. Digitalisierung, Reporting, Kundenanforderungen, Transparenz, Projektsteuerung und Geschwindigkeit nehmen zu. Viele KMU stehen damit vor einer doppelten Herausforderung: Sie sollen mehr leisten, aber mit knapperen personellen Ressourcen. Wenn Prozesse in dieser Situation noch stark manuell, uneinheitlich oder systemisch fragmentiert organisiert sind, steigt der Druck überproportional.
Das eigentliche Problem liegt selten nur im Mangel an Personal
Aus der Marktanalyse ergibt sich ein wiederkehrendes Muster: Fachkräftemangel wird oft als Ursache beschrieben, ist in der Praxis aber häufig ein Verstärker bestehender struktureller Schwächen. Wo Prozesse sauber standardisiert, Daten integriert und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind, kann ein Unternehmen Personalengpässe deutlich besser abfedern. Wo hingegen Excel-Listen, Medienbrüche, Doppelarbeit und personengebundene Abläufe dominieren, schlägt derselbe Mangel viel härter durch.
Gerade hier wird die Managementperspektive wichtig. Die produktive Frage lautet nicht nur: Wie finden wir schneller neue Mitarbeitende? Die wichtigere Frage lautet: Wie machen wir unser Unternehmen robuster gegen personelle Knappheit?
| Spannungsfeld | Typische Situation im KMU | Geschäftliche Folge |
| Offene Stellen | Vakanzen bleiben länger unbesetzt. | Projekte verzögern sich, Prioritäten verschieben sich. |
| Schlüsselperson | Wissen liegt bei Einzelnen statt im System. | Ausfälle treffen das Tagesgeschäft direkt. |
| Manuelle Abläufe | Doppelerfassung, Excel, E-Mail-Freigaben, Medienbrüche. | Vorhandene Teams verlieren Zeit für Routine statt Wertschöpfung. |
| Fehlende Transparenz | Aktuelle Zahlen und Statusinformationen sind schwer verfügbar. | Führung wird reaktiv statt vorausschauend. |
| Uneinheitliche Prozesse | Teams arbeiten je nach Person oder Bereich unterschiedlich. | Skalierung gelingt nicht, Belastung steigt ungleich. |
Warum Produktivität der bessere Hebel ist als blosse Kapazität
Viele KMU werden den Fachkräftemangel kurz- bis mittelfristig nicht durch zusätzliche Rekrutierung allein lösen können. Deshalb verschiebt sich der wirtschaftlich wirksamere Hebel in Richtung Produktivität. Gemeint ist nicht Mehrarbeit pro Person, sondern eine bessere Organisation der vorhandenen Leistung.
Das bedeutet konkret: weniger Doppelarbeit, weniger Suchaufwand, weniger manuelle Übergaben, weniger Fehlerkorrekturen und schneller verfügbare Informationen. Wenn Mitarbeitende weniger Energie in administrative Reibung verlieren, steigt die Wirkung des bestehenden Teams. Genau dort entsteht der Unterschied zwischen Unternehmen, die trotz Personalmangel handlungsfähig bleiben, und jenen, bei denen Engpässe in operative Unruhe umschlagen.
Diese Sicht wird auch durch die Forschung gestützt. Der IMF verweist darauf, dass Produktivitätsunterschiede in der Schweiz weiterhin stark nach Unternehmensgrösse variieren und dass kleine Unternehmen beim nächsten Effizienz- und Wachstumssprung Unterstützung bei Scale-up und Arbeitskräftemangel benötigen. Gleichzeitig zeigt die KOF, dass kleinere Unternehmen bei datenintensiven und KI-nahen Fähigkeiten deutlich hinter grösseren Unternehmen zurückliegen. Als Hürden genannt werden unter anderem Fachkräftemangel, fehlendes Know-how, hohe Kosten und mangelnde Datenqualität.
Was produktives Abfedern in der Praxis bedeutet
Produktives Abfedern heisst nicht, weniger Menschen einfach durch mehr Druck zu ersetzen. Es heisst, die Organisation so zu bauen, dass vorhandene Kapazitäten besser genutzt werden können. In der Praxis beginnt das meist bei vier Hebeln.
Erstens geht es um Standardisierung. Wenn wiederkehrende Abläufe nicht jedes Mal neu erfunden werden müssen, sinkt die Abhängigkeit von Einzelpersonen. Zweitens braucht es Durchgängigkeit. Informationen sollen nicht mehrfach erfasst, verschoben oder manuell zusammengeführt werden müssen. Drittens braucht es Transparenz. Führungskräfte und Teams müssen sehen können, wo Aufträge, Bestände, Projekte oder offene Pendenzen tatsächlich stehen. Viertens braucht es klare Systemlogik. Wissen darf nicht nur in Köpfen, E-Mail-Verläufen oder individuellen Dateistrukturen liegen.
Damit wird Fachkräftemangel zu einer Frage der operativen Architektur. Nicht jedes Problem lässt sich dadurch lösen. Aber viele Reibungsverluste, die heute wie ein Personalproblem wirken, sind in Wirklichkeit Organisationsprobleme.
Wo der Anschluss an redPoint und Business Central entsteht
Genau hier wird das Thema betriebswirtschaftlich konkret. Wenn ein KMU mit denselben Teams mehr Wirkung erzielen will, reicht es nicht, nur zusätzliche Kapazitäten zu suchen. Es braucht Strukturen, in denen vorhandene Mitarbeitende weniger Zeit mit Suchen, Abstimmen, Doppelerfassung und Korrekturen verlieren. Der Hebel liegt deshalb in besser organisierten Abläufen, durchgängigen Informationen und einer saubereren operativen Steuerung.
Wenn ein KMU mit denselben Teams mehr Wirkung erzielen will, braucht es eine Arbeitsumgebung, in der Informationen zusammenlaufen und Prozesse nicht an Bereichsgrenzen, Excels oder Einzellösungen hängen bleiben.
Dynamics 365 Business Central ist in diesem Kontext kein isoliertes IT-Thema, sondern ein betrieblicher Hebel. Wenn Verkauf, Einkauf, Finanzen, Lager, Projekte und Auswertungen auf einer gemeinsamen Daten- und Prozesslogik aufbauen, sinkt der manuelle Aufwand. Gleichzeitig steigt die Transparenz, und Abhängigkeiten von Einzelpersonen werden reduziert. Das entlastet Teams nicht theoretisch, sondern ganz praktisch im Tagesgeschäft.
Die relevante Botschaft lautet deshalb nicht: Mehr Software gegen Fachkräftemangel. Die stärkere Botschaft lautet: Mehr Produktivität, mehr Klarheit und mehr Stabilität mit den vorhandenen Ressourcen.
Fazit
Schweizer KMU haben auch beim Fachkräftemangel selten ein Erkenntnisproblem. Sie wissen, dass Personal knapp ist und dass die Belastung im Alltag steigt. Die entscheidende Frage ist, wie diese Knappheit organisatorisch abgefedert werden kann. Wer Prozesse standardisiert, Daten integriert und operative Reibung reduziert, macht das bestehende Team wirksamer. Genau darin liegt der produktive Umgang mit Fachkräftemangel.
Damit wird Fachkräftemangel nicht nur zur Personalfrage, sondern zu einem Managementthema zwischen Produktivität, Steuerbarkeit und betrieblicher Resilienz.
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