Microsoft führt read-only (den schreibgeschützten) Zugriff auf Teams auf Dynamics 365 Business Central ein

Microsoft arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung der intelligenten Cloud-Plattform, indem es seine spezifischen Lösungen weiter integriert. In der heutigen Geschäftswelt erwarten Kunden schliesslich, dass alle Mitarbeitenden mit Kundenkontakt einen 360-Grad-Überblick über seine Aktivitäten und seinen Status hat. Das ist für viele Unternehmen schon eine grosse Herausforderung, wenn die Mitarbeitenden von ihren Büros aus arbeiten. Und noch mehr, wenn sie im Homeoffice arbeiten! Die Integration von Geschäftsanwendungen mit Tools für die Zusammenarbeit (oder Collaboration Tools) wird in den kommenden Jahren immer wichtiger. Microsoft hat daher kürzlich beschlossen, mehrere neue Teams-Funktionen zu den Dynamics 365-Anwendungen hinzuzufügen, unter anderem auch den Zugriff auf ERP-Daten.

Microsoft hat einen neuen Weg für den schreibgeschützten Zugriff auf die Daten von Dynamics 365 Business Central eingeführt und eine Teams-Schnittstelle für Microsoft 365-Nutzer ohne ERP-Lizenz entwickelt. „Wir haben es möglich gemacht, dass ein Benutzer in Microsoft Teams auf Business Central-Datensätze zugreifen kann, ohne dass er dafür eine eigene Business Central-Lizenz benötigt“, erklärte Microsoft anlässlich der Directions EMEA 2022 in Hamburg. Diesen neuen Benutzer, die nur über eine Lizenz für Microsoft 365 verfügen, wird eine spezielle read-only view (oder schreibgeschützte Ansicht) der ERP-Daten zugewiesen, die sie von einem lizenzierten Business Central-Benutzer in einem Teams-Chat oder -Kanal erhalten. Die Funktionalität enthält dann bestimmte Einschränkungen in Bezug auf Art und Format der angezeigten Informationen.

Der schreibgeschützte Zugriff für Teams ist dafür gedacht, Personen bestimmte Ansichten von Daten zu geben, z. B. auf ein bestimmtes Segment im Bereich Bestellungen oder Artikeldaten. Berechtigungen sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, neue Benutzer der schreibgeschützten Version darauf vorzubereiten, Business Central-Daten einzusehen, denn die Berechtigungen bestimmen, auf welche Datensätze diese Benutzer zugreifen können. Das spart zum einen Zeit und verbessert die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft. Es verschafft Ihnen allen aber auch die Zeit, sich auf Ihre Kunden konzentrieren und Ihre Produktivität zu steigern. Auf diese Weise werden nicht nur Grenzen bei der Zusammenarbeit beseitigt und Benutzer ermutigt, Daten vertrauensvoll auszutauschen. Es wird so auch möglich, Daten im gesamten Unternehmen freizugeben, sodass Abteilungen die Business Central bisher nicht genutzt haben, sich selbst die Daten zu holen, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Kunden, die auf die Version 21.1 von Business Central Online aktualisiert haben (seit Anfang November 2022 verfügbar) können diese Funktion aktivieren. Sobald sie verfügbar ist, können Administratoren mit der Planung der Arten von Daten und Ansichten beginnen, die sie über den Teams-Chat oder bestimmte Kanäle verfügbar machen möchten. Das unterstützt Ihre Organisation und Ihre Mitarbeitenden, den 360-Grad-Überblick über den Status und die Aktivitäten Ihrer Kunden zu verbessern. Und das wird zu einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen.

Die Einführung von Microsoft 365-Nutzern mit schreibgeschütztem Zugriff auf Business Central-Daten in Teams erweitert die Möglichkeiten für Business Central-Nutzer. Microsoft bietet auch eine Member-Lizenz für Business Central Teams an, die vollen Zugriff auf die Benutzeroberfläche, vollen Lese- und eingeschränkten Schreibzugriff, jedoch keinen Zugriff auf die Fertigung oder  die Verwaltung Serviceaufträgen beinhaltet. Die typischen Business Central Premium- und Essentials-Lizenzen beinhalten bereits volle Zugriffsoptionen, wobei der Zugriff auf zusätzliche Module eine Premium-Lizenz erfordert.

Dabei ist zu beachten, dass diese neue Funktionalität nur für Business Central, die Cloud-ERP-Lösung für KMU von Microsoft, verfügbar sein wird. Also nicht für Dynamics NAV On-Premises. Könnte das ein weiteres gutes Argument für Sie sein, ein Upgrade auf BC zu erwägen?

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Autor Head Marketing, Business Development und Innovation bei redPoint AG

Michael Bechen (Kunz)

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