Was kostet ein ERP-System? Wir zeigen zwei Szenarien aus unserem täglichen Business: eines für Kleinstunternehmen mit bis zu 5 Usern und eines für ein typisches KMU mit rund 100 Mitarbeitenden. Mit konkreten Zahlen zum Aufwand und den ungefähren Kosten.
Die in diesem Blog vermittelten Zahlen stammen aus der Erfahrung von über 800 Projekten im ERP-Umfeld. Wir kennen das Business sehr gut, möchten aber trotzdem betonen, dass es sich hier um Schätz- und Erfahrungswerte anhand allgemein gehaltener Fälle handelt. Je nach Unternehmen, Ausganslage und Anforderungen können diese Kosten stark variieren.
Die Kerninhalte dieses Beitrages im Sofortüberblick
Was kostet ein ERP-System? Aus der Erfahrung von redPoint kann die Frage anhand zweier konkreter Fälle beantwortet werden:
Variante 1: D365 BC Starter-Paket für Kleinstunternehmen
- Zielgruppe: Start-ups und Kleinunternehmen mit 2 – 5 Mitarbeitenden
- Monatliche Lizenzkosten: ab CHF 150 pro User (inkl. ausgewählte redPoint-Apps)
- Einmalige Einführungskosten: ab CHF 15’000
- Dauer der Einführung: ca. 2 – 4 Monate
- Leistungen: Dynamics 365 Business Central mit Standardfunktionen wird in der Microsoft Azure Cloud aktiviert, Einrichtung und Selbstschulung werden durch das Kundenunternehmen vorgenommen mit klar abgesteckten Unterstützungspaketen durch redPoint
Variante 2: D365 BC Neueinführung bei einem typischen Schweizer KMU
- Beispielunternehmen: Handelsbetrieb mit 100 Mitarbeitenden, 30 – 50 Lizenzen
- Monatliche Lizenzkosten: CHF 62.70 pro User für Essentials Lizenz (exkl. redPoint-Apps & Add-ons)
- Einmalige Einführungskosten: CHF 70’000 – 100’000, verteilt über mehrere Projektphasen
- Dauer der Einführung: ca. 8 – 12 Monate
- Leistungen: Analyse der Anforderungen, Lösungskonzept mit Dynamics 365 Business Central in der Microsoft Azure Cloud, Implementierung & Konfiguration gemäss Detailkonzept, Schulung der Key-User, Go-Live mit klar definierte Unterstützung durch redPoint
Variante 1: D365 BC im Starter-Paket für Kleinstunternehmen und Start-ups
Was kostet ein ERP-System? Unser Starter-Paket kostet einmalig ab CHF 15’000 und monatlich CHF 150 pro User. Es richtet sich an kleinere Unternehmen mit bis zu 5 Userlizenzen. Es enthält ein klar definiertes Leistungspaket, das den Einstieg ins ERP erleichtert und dabei die Kosten im Griff hält. Die ERP-Infrastruktur wird von redPoint bereitgestellt, die Einrichtung wird mit redPoint-Unterstützung durch das Kundenunternehmen selbst vorgenommen und Schulungen finden im Selbststudium statt.
Richtet sich an:
- Kleinstunternehmen und Start-ups mit 2 – 5 Mitarbeitenden und mit Wachstumsambitionen
- Hohe IT-Affinität der Mitarbeitenden (viel Selbstarbeit nötig)
- Keine spezifischen Branchenanforderungen abzudecken
Kosten:
- Lizenz: ab CHF 150 pro User und Monat
- Implementierung: ab CHF 15’000 einmalig
- Projektdauer: üblicherweise 2 – 4 Monate
Enthaltene Systemfunktionen:
- Lizenzen für D365 Business Central Essential
- CRM & Verkauf, Einkauf & Lager mit Artikelverwaltung, Finanz- und Rechnungswesen
- redPoint-Apps: vordefinierte Belegvorlagen, Logos & Bilder in Angeboten, Vordefinierte Berechtigungsrollen, Schnellsuche, 60+ Vorlagen für Excel-Reports, uvm.
- Integration mit Microsoft365
Enthaltene Dienstleistungen:
- Begleitung durch einen fix zugewiesenen Projektleiter, resp. Projektleiterin seitens redPoint
- Microsoft D365 BC Tenant aktivieren und nötige Installationen machen
- Grundkonfiguration vornehmen, Benutzer eröffnen und Rechte zuordnen
- Einrichtungsarbeiten aufzeigen, die durch Kundenunternehmen vorzunehmen sind
- Abhalten von vordefinierten Frage- und Antwortsessionen
Wichtiger Hinweis: Die Einführung basiert auf dem «Learning-by-doing»-Prinzip. redPoint begleitet schrittweise durch den Einführungsprozess. Fragen werden in mehreren Remote-Sessions gemeinsam besprochen. Weitere Leistungen (bspw. individuelle Anpassungen oder Erweiterungen sowie Support) werden nach Aufwand abgerechnet.
In der detaillierten Dokumentation des Starter Pakets finden Sie sämtliche Informationen und sehen genau, welche Leistungen enthalten sind.
Variante 2: D365 BC Einführung im typischen KMU mit 40 Userlizenzen
Was kostet ein ERP-System? Für ein typisches KMU mit rund 100 Mitarbeitenden und 30 bis 50 ERP-Usern belaufen sich die Gesamtkosten für die Einführung auf etwa CHF 70’000 bis 100’000. Hinzu kommen laufende Lizenzkosten von CHF 62.70 (D365 BC Essentials) pro User und Monat und allfällige weitere Kosten für Erweiterungen. Am Beispiel der fiktiven «Motion Handels AG» zeigen wir die Kostenstrukturen im Detail auf.
Beispielsunternehmen: Motion Handels AG
Branche: Handel mit Fitness- und Trainingsgeräten für den Heimgebrauch
Standort: Zug, Schweiz
Mitarbeitende: ca. 100 (davon 40 ERP-User)
Kurzbeschreibung:
Die Motion Handels AG ist ein Schweizer Handelsunternehmen, das sich auf hochwertige Trainingsgeräte für den Heimgebrauch spezialisiert hat. Das Sortiment reicht von Spinningrädern, Rudergeräten und Hantelbänken bis hin zu smarten Fitnesssystemen mit App-Anbindung. Neben dem Vertrieb über einen eigenen Onlineshop beliefert die Motion Handels AG auch Fitnessstudios, Sporthändler und Physiotherapiepraxen im DACH-Raum.
Anforderungen an das ERP-System:
- Lagerbewirtschaftung mit hohen Volumina und saisonalen Peaks
- Anbindung der E-Commerce-Lösung
- Seriennummernverwaltung und Garantieabwicklungen
- Standardfunktionalitäten wie CRM, Auftragsprozess, Finanz- und Rechnungswesen
Phase 1: Detailkonzept erstellen
- Kosten von CHF 15’000 – 25’000
- Bedürfnisse und Anforderungen werden in Analyseworkshops im Detail aufgenommen
- Die Prozesse werden besprochen und dokumentiert
- Abgleich mit dem ERP-Standard und den redPoint Apps: Was ist abgedeckt, wo sind Lücken?
- Dokumentation der Workshops, Konzept verfassen, funktionale Erweiterungen klären mit Aufwandschätzung, Vor- und Nachbereitung im Projektmanagement
Phase 2: Neueinführung umsetzen
Projektmanagement und Dokumentation
- Kosten: CHF 15’000 – 20’000
- Koordinierte Projektführung und Detailplanung
- Projektsteuerung bis zur Abnahme inkl. Qualitätssicherung
Systembereitstellung, Implementierung, Konfiguration
- Kosten: CHF 20’000 – 30’000
- Einrichtung von Mandanten, Benutzer & Berechtigungen (Rollencenter)
- Parametrisierung von Auftragsprozess, Finanz- und Rechnungswesen
- Konfiguration von Belegvorlagen und kundenspezifischen Reports
Im Falle der Motion Handels AG kommen hier weitere Aufwendungen dazu für die Anbindung des D365 BC an die vorhandene E-Commerce-Lösung.
Testing
Für das Testen der Anwendungsfälle fällt der Aufwand vor allem bei der Motion Handels AG an. Die Ressourcen der testenden Mitarbeitenden werden in Anspruch genommen, was indirekte Kosten verursacht und in die Planung mit einbezogen werden muss.
Schulung und Go-Live
- Kosten: CHF 20’000 – 25’000
- Schulung der Key-User, welche das Wissen wiederum an die Endanwender und Endanwenderinnen weitergeben
- Go-Live und Betreuung nach Produktivstart
- Anwenderunterstützung bis zur Projektabnahme
Laufende Kosten
- Lizenzkosten Microsoft: CHF 62.70 pro User und Monat für Essentials Lizenz
- Lizenzkosten redPoint: je nach Bedarf und Anforderungen für redPoint-Apps und/oder Add-ons
Geht das nicht auch billiger?
Das ist eine der Fragen, die mir in Verkaufsgesprächen immer mal wieder gestellt wird. Die allermeisten Unternehmen sind sich des oben genannten Kostenrahmens bewusst und erschrecken nicht. Die Frage nach dem billigeren Preis ist für mich ein Indiz dafür, dass auf der anderen Seite des Tisches womöglich eine unrealistische Erwartungshaltung vorherrscht.
ERP-Projekte berühren sämtliche Prozesse eines Unternehmens: der gesamten Firma wird sozusagen ein neues, digitales Fundament untergebaut. Darum sind es Projekte mit einer strategischen Wichtigkeit und darum müssen diese auf professionelle Art und Weise geplant und umgesetzt werden. Das wichtigste Know-how für eine erfolgreiche ERP-Einführung haben wir in unserer Checkliste (600+ Downloads) für Sie zusammengefasst.
Der Schaden aus unprofessionell umgesetzten ERP-Projekten ist langfristig und übersteigt sehr schnell den im Projekt vermeintlich eingesparten Betrag. Auf einem rissigen und bröckelnden Fundament kann kein zukunftsorientiertes Unternehmen florieren.
Wir führen ERP-Projekte gemäss unserer etablierten und Hundertfach praxiserprobten Methodik durch. Es ist unser Schlüsselwerkzeug, um die angesprochene Professionalität im Projekt sicherstellen zu können. Dies bringt den genannten Aufwands- und Kostenrahmen mit sich.
Möchten Sie Ihre persönliche Situation mit mir besprechen? Ich freue mich auf den Austausch: Terminbuchung
