Benutzerfreundliche ERP-Software für KMU in der Schweiz sollte 10 Kriterien erfüllen: einfache Bedienung, klare Rollenoberflächen, durchgängige Prozesse, starke Such- und Reportingfunktionen, mobile Nutzung, Microsoft-365-Integration, flexible Standardfunktionen, Automatisierung, saubere Migrationsfähigkeit und verlässliche Partnerbegleitung. Für viele Schweizer KMU ist Microsoft Dynamics 365 Business Central eine prüfenswerte Lösung, weil sie zentrale Prozesse wie Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte, Service und Produktion integriert und mit Microsoft 365 zusammenarbeitet.
10 Kriterien für benutzerfreundliche ERP-Software in CH-KMU
Wenn Schweizer KMU eine neue ERP-Software evaluieren, steht oft zuerst der Funktionsumfang im Vordergrund. Kann das System Finanzprozesse abbilden? Unterstützt es Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion oder Projekte? Gibt es Schnittstellen, Auswertungen und Automatisierung? Diese Fragen sind wichtig. Doch im Alltag entscheidet ein anderes Kriterium mindestens genauso stark über den Projekterfolg: Benutzerfreundlichkeit.
Eine ERP-Software für KMU in der Schweiz ist nur dann erfolgreich, wenn Teams sie gerne und korrekt nutzen. Das gilt für die Geschäftsleitung, die aktuelle Kennzahlen benötigt, ebenso wie für Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Service, Projektleitung, Finanzen und IT. Benutzerfreundliche ERP-Lösungen für Teams reduzieren Suchaufwand, vermeiden Doppelerfassungen, unterstützen klare Abläufe und machen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spürbar einfacher.
Dieser Beitrag zeigt 10 praxisnahe Kriterien, mit denen Sie ERP-Systeme besser vergleichen können. Die Kriterien eignen sich für die ERP-Auswahl und Evaluation, für die Modernisierung bestehender ERP-Systeme und für einen Proof of Concept mit realen Unternehmensprozessen.
| Nr. | Kriterium | Warum es zählt | Schneller Test in der Evaluation |
| 1 | Intuitive Bedienung | Teams akzeptieren ein ERP eher, wenn alltägliche Aufgaben ohne Umwege funktionieren. | Lassen Sie Key User einen Auftrag, eine Bestellung oder eine Rechnung ohne lange Erklärung erfassen. |
| 2 | Rollenbasierte Oberfläche | Jede Rolle braucht andere Informationen, nicht maximale Komplexität. | Prüfen Sie Ansichten für Geschäftsleitung, Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion und Finanzen separat. |
| 3 | Durchgängige Prozesse | Benutzerfreundlichkeit entsteht, wenn Daten ohne Medienbruch durch das Unternehmen fliessen. | Verfolgen Sie einen Prozess vom Angebot bis zur Rechnung oder vom Bedarf bis zur Lieferung. |
| 4 | Gute Suche und transparente Daten | Mitarbeitende müssen relevante Informationen schnell finden und verstehen. | Suchen Sie Kunden, Artikel, offene Posten, Lagerbestände und Projektinformationen live. |
| 5 | Reporting und Dashboards | Entscheidungen brauchen aktuelle, verständliche Kennzahlen. | Prüfen Sie Standardberichte, ad-hoc-Auswertungen und Exportmöglichkeiten. |
| 6 | Mobile und standortunabhängige Nutzung | Moderne Teams arbeiten im Büro, unterwegs, im Lager, in der Produktion oder im Service. | Testen Sie typische Aufgaben auf Notebook, Tablet oder Smartphone. |
| 7 | Integration in Microsoft 365 und bestehende Systeme | ERP wird benutzerfreundlicher, wenn es in gewohnte Arbeitsumgebungen passt. | Prüfen Sie Szenarien mit Outlook, Excel, Teams, Power BI und bestehenden Fachsystemen. |
| 8 | Flexible Standardfunktionen und Erweiterbarkeit | KMU brauchen Standardnähe, aber auch Raum für branchenspezifische Anforderungen. | Unterscheiden Sie Standard, Konfiguration, App, Add-on und Individualentwicklung. |
| 9 | Sinnvolle Prozessautomatisierung | Automatisierung entlastet Teams, wenn sie konkrete Routinen verbessert. | Testen Sie Freigaben, Bestellvorschläge, Rechnungsprozesse oder Produktionsabläufe. |
| 10 | Planbare Migration und gute Einführungsmethodik | Benutzerfreundlichkeit beginnt vor dem Go-Live mit sauberen Daten, Schulung und Change. | Fragen Sie nach Migrationsvorgehen, Testkonzept, Key-User-Modell und Go-Live-Plan. |
1. Intuitive Bedienung im Tagesgeschäft
Benutzerfreundlichkeit beginnt bei den häufigsten Aufgaben. Ein ERP-System kann noch so leistungsfähig sein: Wenn Mitarbeitende für einfache Tätigkeiten zu viele Klicks, Masken oder Workarounds benötigen, sinkt die Akzeptanz. Deshalb sollte eine ERP-Auswahl nicht nur auf Funktionslisten beruhen, sondern auf realen Alltagsszenarien.
Ein guter Test ist bewusst einfach. Lassen Sie Key User aus den Fachbereichen typische Aufgaben durchführen: einen Kunden suchen, ein Angebot erstellen, einen Auftrag erfassen, eine Bestellung auslösen, eine Rechnung prüfen oder einen Lagerbestand kontrollieren. Beobachten Sie, ob die Logik der Oberfläche verständlich ist und ob Fehler leicht erkannt werden.
| Prüffrage | Gute Anzeichen | Warnsignal |
| Können neue Nutzerinnen und Nutzer einfache Aufgaben nach kurzer Einführung erledigen? | Die Navigation ist logisch, Felder sind verständlich, Hilfen erscheinen im Kontext. | Die Aufgabe gelingt nur, wenn ein Berater jeden Schritt erklärt. |
| Sind Pflichtfelder, Status und nächste Schritte klar? | Das System führt durch den Prozess. | Mitarbeitende müssen sich Prozesswissen ausserhalb des Systems merken. |
| Werden Fehler verständlich angezeigt? | Hinweise erklären, was fehlt oder falsch ist. | Fehlermeldungen sind technisch oder unklar. |
2. Rollenbasierte Oberflächen statt Einheitsmaske
In KMU arbeiten verschiedene Rollen mit demselben ERP, aber nicht mit denselben Bedürfnissen. Die Geschäftsleitung benötigt Kennzahlen, die Finanzabteilung offene Posten und Buchungen, der Einkauf Liefertermine, der Verkauf Kundeninformationen, die Produktion Materialverfügbarkeit und der Service Auftragsdetails. Eine benutzerfreundliche ERP-Lösung zeigt jeder Rolle, was sie für ihre Arbeit benötigt.
Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt rollenbasierte Arbeitsbereiche und wird von Microsoft als ERP für kleine und mittlere Unternehmen beschrieben, das unterschiedliche Unternehmensbereiche integriert. redPoint hebt Business Central als anpassbare Unternehmensmanagement-Lösung hervor, die sich für Schweizer KMU eignet und mit Apps sowie Add-ons erweitert werden kann.
Für die Evaluation bedeutet das: Prüfen Sie nicht nur eine allgemeine Demo. Verlangen Sie rollenspezifische Szenarien und beurteilen Sie, ob jede Fachabteilung mit ihrer Ansicht produktiv arbeiten kann.
3. Durchgängige Prozesse ohne Medienbruch
Eine der wichtigsten Aufgaben von ERP ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ein gutes ERP verbindet Abteilungen, Daten und Entscheidungen. Es verhindert, dass Informationen in Excel-Dateien, E-Mails oder isolierten Tools hängen bleiben. Genau dadurch wird Software für Teams benutzerfreundlich: Mitarbeitende müssen nicht mehr nach der richtigen Version suchen oder Daten mehrfach erfassen.
Für die ERP-Auswahl und Evaluation sollten Sie deshalb durchgängige Prozessketten testen. Ein Handelsunternehmen könnte den Weg vom Kundenangebot bis zur Lieferung und Rechnung prüfen. Ein Produktionsbetrieb sollte den Ablauf von Kundenauftrag, Materialbedarf, Produktionsauftrag, Rückmeldung, Lieferung und Nachkalkulation testen. Ein dienstleistungsorientiertes KMU sollte Projektangebot, Ressourcenplanung, Leistungserfassung, Abrechnung und Controlling betrachten.
Praxisregel: Benutzerfreundlich ist nicht die schönste Maske, sondern der Prozess, der mit möglichst wenig Reibung vom Auslöser bis zum Ergebnis führt.
4. Suche, Stammdaten und transparente Informationen
Viele ERP-Frustrationen entstehen nicht bei Spezialfunktionen, sondern beim Suchen. Wo ist der richtige Artikel? Welche Adresse ist aktuell? Welche Bestellung ist offen? Warum stimmt der Lagerbestand nicht? Welche Version des Angebots gilt? Benutzerfreundliche ERP-Software macht Informationen auffindbar, verständlich und vertrauenswürdig.
Dazu gehören eine starke Suche, klare Stammdatenstrukturen, nachvollziehbare Belege und saubere Berechtigungen. Ebenso wichtig ist die Datenqualität. Eine Modernisierung oder Migration bestehender ERP-Systeme sollte deshalb nicht nur technische Datenübernahme bedeuten, sondern auch Bereinigung und Standardisierung.
| Datenbereich | Was geprüft werden sollte | Nutzen für Teams |
| Kunden und Lieferanten | Dubletten, Adressen, Kontakte, Zahlungsbedingungen, Historie | Weniger Rückfragen und verlässlichere Kommunikation. |
| Artikel und Leistungen | Nummernlogik, Einheiten, Preise, Lagerorte, Stücklisten | Weniger Fehlbuchungen und bessere Planbarkeit. |
| Belege und Status | Offene Aufträge, Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen | Schnellere Auskunft gegenüber Kunden und intern. |
| Berechtigungen | Rollen, Freigaben, sensible Informationen | Sicherheit ohne unnötige Prozessblockaden. |
5. Reporting, Dashboards und Auswertungen ohne Excel-Umwege
Entscheiderinnen und Entscheider in Schweizer KMU erwarten heute aktuelle Kennzahlen. Ein ERP sollte deshalb nicht nur Daten speichern, sondern Entscheidungsgrundlagen liefern. Microsoft nennt für Business Central unter anderem Echtzeit-Dashboards, flexible Reports, KPI-orientierte Auswertungen und Verbindungen zu Excel sowie Power BI.
Benutzerfreundlichkeit bedeutet hier, dass Fachbereiche ihre wichtigsten Auswertungen verstehen und nutzen können. Die Finanzabteilung benötigt andere Sichten als Operations, Produktion oder Verkauf. Gleichzeitig sollten Kennzahlen nicht jedes Mal manuell aus mehreren Quellen zusammengesetzt werden müssen.
In einem Proof of Concept sollten Sie mindestens drei Auswertungen testen: eine operative Liste, ein Management-Dashboard und eine Detailanalyse. So sehen Sie, ob das System sowohl für den Alltag als auch für die Unternehmenssteuerung geeignet ist.
6. Mobile Nutzung und Arbeiten an verschiedenen Standorten
Schweizer KMU arbeiten selten nur am Schreibtisch. Mitarbeitende sind im Lager, in der Produktion, beim Kunden, im Service, im Homeoffice oder an mehreren Standorten tätig. Eine moderne ERP-Software sollte deshalb standortunabhängige Nutzung ermöglichen. Microsoft beschreibt Business Central als Lösung, die auf Desktop, Tablet und mobilen Geräten genutzt werden kann.
Mobile Nutzung ist aber nur dann wertvoll, wenn sie echte Aufgaben unterstützt. Ein Lagerteam braucht andere Funktionen als ein Servicetechniker oder eine Führungskraft. Prüfen Sie deshalb, welche Prozesse mobil tatsächlich sinnvoll abgebildet werden: Lagerbewegungen, Freigaben, Zeiterfassung, Serviceaufträge, Projektinformationen oder Management-Kennzahlen.
7. Integration in Microsoft 365 und bestehende Systemlandschaft
Viele KMU arbeiten täglich mit Outlook, Excel, Teams und weiteren Microsoft-Tools. Eine ERP-Lösung wird benutzerfreundlicher, wenn sie diese Arbeitsumgebung nicht ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt. redPoint betont für Business Central die Integration mit Microsoft 365, Outlook, Excel und Teams sowie die Einbindung bestehender Systeme. Microsoft beschreibt ebenfalls Produktivitätsvorteile durch die Arbeit mit Outlook, Excel und Teams.
Für IT-Verantwortliche ist dabei wichtig, Integrationen nicht nur als Demo-Funktion zu betrachten. Entscheidend ist, wie Daten fliessen, welche Schnittstellen gepflegt werden müssen, welche Sicherheitsanforderungen gelten und wie stabil der Betrieb bleibt.
| Integrationsbereich | Relevante Fragen in der Evaluation |
| Microsoft 365 | Können Teams, Outlook und Excel sinnvoll mit ERP-Daten arbeiten? |
| Reporting | Lassen sich Power-BI- oder Excel-Auswertungen sauber anbinden? |
| Drittsysteme | Welche Fachlösungen, Shops, Maschinen, Zeiterfassungen oder Banken müssen integriert werden? |
| Datenfluss | Wo ist das führende System für Kunden, Artikel, Preise und Finanzdaten? |
| Sicherheit | Sind Rollen, Zugriffe, Identitäten und Compliance-Anforderungen sauber geregelt? |
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8. Flexible Standardfunktionen für KMU statt teurer Sonderwege
Die beste ERP-Software für kleine und mittlere Unternehmen ist selten die Lösung mit der maximalen Individualisierung. Für KMU ist meist entscheidend, möglichst viel im Standard abzubilden und nur dort zu erweitern, wo ein echter Wettbewerbsvorteil oder eine zwingende Branchenanforderung besteht.
Business Central wird von redPoint als modular erweiterbare Cloud-ERP-Lösung beschrieben, die mit einem Basis-Set-up gestartet und später mit Apps und Add-ons ausgebaut werden kann. Dieser Ansatz ist für KMU besonders relevant, weil er Komplexität reduziert und dennoch Raum für Wachstum lässt.
Im Evaluationsprozess sollten Sie jede Anforderung einer Kategorie zuordnen: Standard, Konfiguration, Erweiterung, Schnittstelle oder Individualentwicklung. Diese Unterscheidung verhindert, dass ein Projekt unnötig teuer oder schwer wartbar wird.
9. Prozessautomatisierung mit messbarem Nutzen
Prozessautomatisierung ist ein wichtiges Auswahlkriterium, aber sie sollte nie abstrakt beurteilt werden. Automatisierung ist dann sinnvoll, wenn sie repetitive Arbeit reduziert, Fehler vermeidet, Durchlaufzeiten verkürzt oder Entscheidungen beschleunigt. Microsoft verweist bei Business Central unter anderem auf automatisierte Workflows, Copilot-Funktionen und KI-gestützte Unterstützung für alltägliche Finanz- und Operationsprozesse.
Für viele Schweizer KMU ist jedoch nicht die spektakulärste KI-Funktion entscheidend, sondern die solide Automatisierung alltäglicher Prozesse. Dazu gehören Freigaben, Bestellvorschläge, Rechnungsläufe, Mahnprozesse, Lagerbewegungen, Produktionsrückmeldungen oder Projektabrechnungen. KI kann künftig zusätzlichen Nutzen bringen, sollte aber nicht von den Grundlagen ablenken: Prozessqualität, Datenqualität und Akzeptanz im Team.
| Automatisierungsfall | Möglicher Nutzen | POC-Test |
| Rechnungsfreigabe | Schnellere Durchlaufzeit und klare Zuständigkeiten | Eine Lieferantenrechnung erfassen, prüfen, freigeben und buchen. |
| Bestellvorschlag | Weniger Fehlbestände und bessere Planung | Materialbedarf aus Aufträgen oder Mindestbeständen ableiten. |
| Verkaufsauftrag | Weniger Doppelerfassung und schnellere Bearbeitung | Angebot in Auftrag, Lieferung und Rechnung überführen. |
| Produktion | Transparente Material- und Kapazitätsplanung | Produktionsauftrag mit Stückliste und Rückmeldung testen. |
| Reporting | Schnellere Steuerung durch aktuelle Kennzahlen | Dashboard aus aktuellen ERP-Daten erstellen. |
10. Migration, Einführungsmethodik und Partnerkompetenz
Benutzerfreundlichkeit entsteht nicht erst nach dem Go-Live. Sie beginnt in der Projektvorbereitung. Wenn Stammdaten unklar sind, Key User zu spät eingebunden werden oder Schulungen fehlen, wirkt selbst eine gute Software kompliziert. Deshalb sollte die Modernisierung und Migration bestehender ERP-Systeme immer mit Methodik, Datenqualität und Change-Management geplant werden.
redPoint verweist auf über 30 Jahre Erfahrung, eine bewährte Projektmethodik, persönliche Ansprechpersonen, Branchenwissen und Know-how aus 800 ERP-Projekten. Die redPoint-Checkliste zur ERP-Einführung bündelt zudem Erfahrung aus 800 ERP-Projekten und behandelt typische Probleme, Projektphasen, Anforderungen, Pflichtenheft, Entscheidungsmatrix, Go-Live-Planung, Change-Management und Schulungen.
Für Schweizer KMU ist Partnerkompetenz besonders wichtig, weil interne Projektressourcen häufig begrenzt sind. Ein guter ERP-Partner hilft nicht nur beim System, sondern auch bei Priorisierung, Prozessentscheidungen, Migration, Schulung und laufender Optimierung.
Checkliste für die ERP-Auswahl und Evaluation
| Prüffeld | Leitfrage | Erledigt |
| Ziele | Sind die wichtigsten Geschäftsziele und Erfolgskennzahlen des ERP-Projekts definiert? | ☐ |
| Prozesse | Sind Kernprozesse dokumentiert und nach Priorität geordnet? | ☐ |
| Benutzergruppen | Sind Geschäftsleitung, IT, Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Service oder Projektteams einbezogen? | ☐ |
| Muss-Anforderungen | Sind zwingende Anforderungen von Wunschfunktionen getrennt? | ☐ |
| Benutzerfreundlichkeit | Wurden typische Alltagsszenarien durch echte Key User getestet? | ☐ |
| Automatisierung | Sind konkrete Automatisierungsfälle mit messbarem Nutzen definiert? | ☐ |
| Integration | Sind Microsoft 365, bestehende Fachsysteme, Reporting und Schnittstellen berücksichtigt? | ☐ |
| Datenmigration | Sind Datenqualität, Bereinigung, Übernahmeumfang und Verantwortlichkeiten geklärt? | ☐ |
| Kosten | Sind Lizenzen, Implementierung, Schnittstellen, Schulung, interne Ressourcen und Betrieb berücksichtigt? | ☐ |
| Partner | Ist klar, welche Methodik, Branchenkompetenz und Betreuung der ERP-Partner bietet? | ☐ |
Checkliste für den Proof of Concept
Ein Proof of Concept sollte nicht als allgemeine Produktshow verstanden werden. Er sollte die wichtigsten Prozesse Ihres Unternehmens abbilden und konkrete Entscheidungsfragen beantworten. Besonders wertvoll ist ein POC, wenn Fachbereiche selbst testen und nicht nur zuschauen.
| POC-Bereich | Was getestet werden sollte | Bewertung |
| Auftrag bis Rechnung | Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlung oder offener Posten | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Einkauf bis Wareneingang | Bedarf, Bestellung, Wareneingang, Lieferantenrechnung | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Lager und Bestand | Bestandssuche, Lagerbewegung, Nachschub, Inventur oder Barcode-Prozess | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Produktion | Stückliste, Produktionsauftrag, Materialbedarf, Rückmeldung, Nachkalkulation | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Projekte oder Servicde | Angebot, Ressourcen, Leistungserfassung, Abrechnung, Auswertung | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Reporting | Dashboard, operative Liste, Detailanalyse, Export oder Power-BI-Anbindung | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Microsoft 365 | Outlook-, Excel-, Teams- oder Dokumentenszenario | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Berechtigungen | Rollen, Freigaben, sensible Daten, Stellvertretungen | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Migration | Beispielimport von Kunden, Artikeln, offenen Posten oder Beständen | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
| Akzeptanz | Feedback der Key User zu Bedienbarkeit, Aufwand und Prozesslogik | ☐ erfüllt / ☐ teilweise / ☐ offen |
Welche ERP-Software eignet sich für Schweizer KMU?
Für Schweizer KMU eignen sich ERP-Lösungen, die zentrale Geschäftsprozesse integrieren, benutzerfreundlich sind, mit dem Unternehmen wachsen und lokale Anforderungen sowie branchenspezifische Abläufe berücksichtigen. Typischerweise prüfen KMU Lösungen aus den Bereichen Cloud-ERP, Microsoft-Dynamics-Umfeld, branchenspezifische ERP-Systeme, modulare ERP-Plattformen oder spezialisierte Lösungen für Produktion, Handel, Service und Dienstleistung.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist für viele KMU eine relevante Option, weil die Lösung Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Projekte und Service in einer Plattform verbindet und mit Microsoft 365 integriert werden kann. Mit redPoint kommt ein Schweizer ERP-Partner hinzu, der Business Central für KMU implementiert, Branchenwissen einbringt und Unternehmen bei Evaluation, Einführung und Weiterentwicklung begleitet.
Fazit
Benutzerfreundliche ERP-Software ist kein Nice-to-have. Sie entscheidet darüber, ob ein ERP-Projekt im Alltag funktioniert. Für Schweizer KMU bedeutet Benutzerfreundlichkeit, dass Prozesse durchgängig sind, Daten verlässlich bleiben, Teams schnell arbeiten können und Automatisierung echten Nutzen bringt. Eine moderne ERP-Software für KMU in der Schweiz sollte deshalb nicht nur fachlich passen, sondern auch verständlich, integrierbar, erweiterbar und gut einführbar sein.
Wenn Sie ein ERP evaluieren oder modernisieren, sollten Sie nicht mit einer reinen Funktionsliste starten. Beginnen Sie mit Ihren Prozessen, Ihren Teams und Ihren wichtigsten Entscheidungen. Erst danach zeigt sich, welche Lösung wirklich passt. Microsoft Dynamics 365 Business Central mit redPoint ERP ist eine prüfenswerte Option für Schweizer KMU, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, Prozessautomatisierung nutzen und eine benutzerfreundliche ERP-Lösung für Teams
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