So kommen Sie in 5 Schritten zu einem bessern ERP-System

Sie sind der Ansicht, dass die grundlegenden Finanz- und Betriebsprozesse Ihres Unternehmens nicht mehr ausreichend durch Ihre Systeme abgedeckt sind? Dann ist möglicherweise der Zeitpunkt gekommen, ein modernes System zur Unternehmensressourcenplanung (ERP, Enterprise Resource Planning) zu implementieren. Sie sollten aktiv nach möglichen Optionen Ausschau halten, die ERP-Branche macht gerade gewaltige Innovationsschritte.

Was ist ein ERP-System?

ERP ist Unternehmensverwaltungssoftware, mit der eine Firma ein System integrierter Anwendungen zur Verwaltung, Integration und Auswertung der Finanzdaten, der Lieferkette, der Fertigung, der Aktivitäten für die Personalverwaltung sowie der Abläufe in Marketing und im Verkauf des Unternehmens nutzen kann. Wir zeigen Ihnen nun 5 Schritte zu einem bessern ERP-System auf.

Schritt eins:

Erkennen Sie die Einschränkungen durch das aktuelle System

Wir haben drei Signale eruiert, die darauf hinweisen, dass Sie Ihre alten Systeme austauschen und ein neues ERP-System implementieren sollten:

Skalierbarkeit

Konnte Ihr aktuelles System mit den Entwicklungen mithalten, als neue Mitarbeitende, Kunden und Geschäftsprozesse hinzukamen? War es für Sie möglich neue Geschäftsbereiche oder Märkte zu erschliessen? Eine ERP-Lösung sollte Ihrer Firma das Wachstum ermöglichen, während es die alltäglichen Verfahren und Prozesse reibungslos ausführt.

Mangel an Erkenntnissen

Moderne Cloud ERP Systeme bieten Echtzeittransparenz und sorgen so für eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage. Viele Unternehmen, die auf ältere Software setzen, erhalten diese Erkenntnisse nicht von den Systemen, da diese getrennt voneinander funktionieren. Dies kann weiter dazu führen, dass die verschiedenen Teams und Abteilungen in Silos arbeiten. Moderne Systeme führen getrennte Lösungen zusammen und bieten so eine verbesserte Datenanalyse, aussagekräftigere Analysen und wirken sich positiv auf die Produktivität aus.

Teure aktuelle System-Landschaft

Viele Unternehmen zahlen heute noch immense Kosten für die Bereitstellung und Wartung er ERP-Lösung. Auch wenn sie sich der tatsächlichen Kosten bewusst sind, kennen viele Unternehmen die Vor- und Nachteile einzelner Bereitstellungsoptionen wie On-Premises-, Cloud- oder gehostete ERP-Lösungen, nicht. Es ist möglicherweise an der Zeit, sich eingehender damit zu befassen, ob eine Migration zur Cloud ratsam ist.

Profi-Tipp: Viele KMU gehen davon aus, dass Sie eine vollständige Erneuerung Ihrer ERP-Umgebung durchführen und ihre bisher genutzten Systeme aufgeben müssen. Das ist jedoch ein Trugschluss. Ein ERP System kann sich aus vielen Anwendungen und Apps sowie Add-Ons zusammensetzen. Evaluieren Sie ein System, welches sich über Apps und Add-Ons flexible erweitern lässt.

Schritt zwei:

Überlegen Sie sich, was ein ERP-System bieten sollte

Wir starten rudimentär mit den ERP-Basisfunktionen. Hier listen wir alle Komponenten, über die jedes ERP-System verfügen sollte:

Finanzmanagement / Finanzbuchhaltung

Ihr System sollte nicht nur alle gesetzlichen und Compliance-Anforderungen erfüllen, sondern gleichermassen auch genaue Daten und Analysen liefern, um Sie bei er Einhaltung Ihres Budgets zu unterstützen, einschliesslich mehrerer Währungen, Cashflow-Management und Bankbuchungen.

Produktion

Diese Funktionen bieten Unternehmen der Fertigungs- und Produktionsindustrie die Möglichkeit, in Echtzeit auf Daten zuzugreifen um die Produktionsplanung sowie das Projekt- und Kostenmanagement zu optimieren. Die ERP-Produktion bietet zudem Optionen zur Ressourcenverwaltung zum Erfüllen von Kundenanforderungen.

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Lieferkette / Warenwirtschaft

Diese Funktion sorgt für eine Verbesserung der Lagerverwaltung und ermöglicht Unternehmen tiefere Einblike in die Produkte und die integrierte Logistik.

Schritt drei:

Erfahren Sie, welche Möglichkeiten ein modernes ERP-System bietet

Moderne ERP-Systeme bieten die Möglichkeit datenbasierte Entscheidungen zu treffen und sie verhelfen den Benutzern zu optimalen Ergebnissen. Diese Lösungen können ausserdem mit der Grösse Ihres Unternehmens skaliert werden. Moderne ERP-Plattformen, wie Dynamics 365 Business Central, lassen sich mithilfe von kostengünstigen Anpassungen (Apps und Add-Ons) noch feiner an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.  Moderne ERP-Systeme bieten weiter Unterstützung bei Folgendem:

  • Steigern Sie die Produktivität.
  • Übernehme Sie die Kontrolle bei der Finanzverwaltung.
  • Stellen Sie einen besseren Kundenservice zur Verfügung.
  • Bieten Sie Unterstützung bei der Personalverwaltung.
  • Optimieren Sie die Projektverwaltungsanforderungen.
  • Verbessern Sie Lieferketten – und Betriebsmanagement.
  • Treffen Sie besser Entscheidungen mit Business Intelligence und KI.

Schritt vier:

Erstellen Sie einen Projektplan

Der Schritt zum neuen ERP System kann schnell überfordern. Die Überlegungen zur Einführung eines neuen Systems ist alles andere als trivial. Je besser die Planung, desto reibungsloser verläuft die Implementierung. Beginnen Sie mit den hier beschriebenen drei Schritten:

Schreiben Sie einen Wunschzettel.

Notieren Sie sich die ERP-Funktionen, die Sie bereits verwenden und welche Sie weiterhin benötigen. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie gerne hätten oder benötigen. Der Wunschzettel bildet alle gewünschten Funktionen und Prozesse ab (process mining).

Legen Sie ein Budget fest.

In einem nächsten Schritt legen Sie ein Budget für Ihr ERP-Projekt fest.

Stellen Sie Fragen.

Stellen Sie sicher, dass die Lösung Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen erfüllt.

Schritt fünf:

Wählen Sie einen Technologiepartner.

Die Auswahl des Technologiepartners ist der wichtigste Teil bei der Implementierung eines neuen Systems. Mit dem richtigen Partner können Sie eine perfekt passende ERP-Lösung für Ihr KMU erhalten. Folgende Qualitätsmerkmale können einen guten Partner auszeichnen:

Hat der Technologiepartner bereits Implementierungen für ein Unternehmen wir Ihres vorgenommen?

  • Stehen Ressourcen vor, während und nach der Implementierung zur Verfügung?
  • Ist die richtige Balance aus technischem Fachwissen und Produktkenntnissen vorhanden?

Download der 5 Schritte als .pdf

Wir haben die 5 Schritte zum besseren ERP-System für Sie kompakt in einem .pdf zusammengefasst.

Autor Head Marketing, Business Development und Innovation bei redPoint AG

Michael Kunz

ERP auf den Punkt gebracht!